Zakres tematyczny szkolenia
1. Zarządzanie dokumentami
- przyjmowanie i ewidencja korespondencji przychodzącej
- filtrowanie korespondencji
- przygotowywanie i przedkładanie dokumentów do dekretacji i podpisu
- zasady przygotowywania najczęściej występujących rodzajów pism
- zasady przygotowywania korespondencji e-mail
- porządkowanie, przechowywanie i archiwizacja dokumentów
2. Organizacja czasu pracy w sekretariacie
- planowanie własnego dnia pracy z wykorzystaniem przydatnych narzędzi
- kalendarz Prezesa/Dyrektora - zasady koordynowania spotkań
- ochrona czasu pracy przed pożeraczami czasu/działaniami zbędnymi itp.
3. Zarządzanie hierarchią informacji prezentowanych Prezesowi/Dyrektorowi
- pilność i ważność
- główne poziomy znaczenia informacji dla firmy
4. Koordynowanie przepływu informacji
- informacja w formie ustnej i pisemnej
- odpowiedzialność za powierzone i przekazane informacje
5. Organizowanie i koordynowanie spotkań z udziałem przełożonego
- spotkania wewnętrzne
- spotkania z udziałem osób z zewnątrz
- spotkania poza firmą
6. Organizacja podróży służbowych
- zbieranie informacji, planowanie i przygotowanie podróży
- rezerwacja środków transportu i hoteli
- przygotowanie Dyrektora/Prezesa do podróży służbowej – „check list”
- monitorowanie etapów podróży
7. Podstawy etykiety biznesu w pracy Asystentki/Asystenta
- w sekretariacie
- w gabinecie Dyrektora/Prezesa
- podczas wizyty gości
- w kontakcie telefonicznym
8. Współpraca i komunikacja w pracy Asystentki Personalnej/Asystenta Personalnego:
- podstawowe zasady współpracy z przełożonym
- zasady przekazywania i przyjmowania informacji
- udzielanie informacji przez telefon
- polityka prywatności
