Dokumentacja pracownicza

Podczas szkolenia uczestnicy zdobędą wiedzę z zakresu prowadzenia dokumentacji pracowniczej od momentu nawiązania zatrudnienia do zakończenia współpracy z pracownikiem.

Cele szkolenia:

• zapoznanie uczestników z aktualnie obowiązującymi przepisami dotyczącymi prowadzenia akt osobowych i pozostałej dokumentacji ze stosunku pracy oraz o ochronie danych osobowych (w tym RODO) w zakresie niezbędnym w kadrach
• zaznajomienie uczestników z zasadami prawidłowego stosowania przepisów o prowadzeniu dokumentacji ze stosunku pracy,
• przekazanie uczestnikom najczęstszych błędów w stosowaniu przepisów o prowadzeniu dokumentacji pracowniczej oraz sposobów na ich uniknięcie a także wyjaśnienie wątpliwości związanych z zakresem objętym szkoleniem zgłaszanych przez uczestników w trakcie zajęć

Dzięki udziałowi w szkoleniu uczestnik:

• zdobędzie wiedzę o zakresie i sposobie realizacji obowiązku prowadzenia dokumentacji ze stosunku pracy
• zdobędzie umiejętność właściwego doboru zakresu prowadzenia dokumentacji w firmie oraz sposobów na ich prawidłowe przechowywanie i administrowanie
• uzyska odpowiedzi na pytania dotyczące stosowania przepisów o  prowadzeniu dokumentacji pracowniczej przyjętych we własnej firmie rozwiązań w tym zakresie zgłoszone w trakcie szkolenia

Część 1 – Elektroniczny obieg dokumentacji
I. Co to jest dokumentacja pracownicza
1. Akta osobowe
2. Dokumentacja dot. czasu pracy, urlopów
3. Dokumentacja bhp
4. Dokumentacja dot. odpowiedzialności materialnej i porządkowej
5. Dokumentacja dot. rodzicielstwa i ubezpieczeń społecznych

II. Dokumentacja w postaci elektronicznej
1. Znaczenie podpisów elektronicznych
2. Systemy klasy EOD
3. Gromadzenie i przetwarzanie dokumentacji
4. Archiwizacja
5. Udostępnianie danych

III. Wymogi formalne dotyczące dokumentu w formie elektronicznej
1. wymogi dot. plików cyfrowych
2. tworzenie kopii cyfrowych i do wydruku
3. zasady tworzenia skanów dokumentacji

Część 2 – Dokumentacja pracownicza
I. Najważniejsze zasady prowadzenia akt osobowych pracowników.
1. Część A akt osobowych – dokumenty związane z nawiązywaniem stosunku pracy
2. Część B akt osobowych – dokumenty dotyczące trwającego stosunku pracy
3. Część C akt osobowych – dokumenty dotyczące zakańczania stosunku pracy
4. Cześć D akt osobowych – dokumenty dotyczące nałożenia kary porządkowej.
5. Część E – zmiany w prowadzeniu dokumentacji – kontrola trzeźwości – omówienie zmian

II. Dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy.
1. Kwestionariusz osobowy dla kandydata do pracy i pracownika – porównanie.
2. Skierowanie kandydata do pracy na wstępne badania lekarskie.
3. Orzeczenie lekarskie. Kiedy można honorować stare zaświadczenie lekarskie?
4. Świadectwa pracy z poprzednich zakładów pracy.
5. Świadectwa szkolne i inne dokumenty potwierdzające kwalifikacje

III. Dokumenty dotyczące trwającego stosunku pracy
1. Nowy wzór umowy o pracę lub jej pisemne potwierdzenie oraz zmiana warunków zatrudnienia.
2. Informacja o dodatkowych warunkach zatrudnienia
3. Dokumenty związane z bezpieczeństwem i higieną pracy
4. Dokumenty odnoszące się do powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu lub do wyliczenia się.
5. Dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych zatrudnionego.
6. Dokumenty przyznające pracownikowi nagrody, wyróżnienia lub udzielające mu kary porządkowej.
7. Dokumenty związane ze szczególnymi uprawnieniami pracowniczymi wynikającymi z rodzicielstwa. Dokumenty obowiązkowe i fakultatywne

IV. Dokumenty dotyczące ustania zatrudnienia
1. Nowy wzór świadectwa pracy
2. Sprostowanie świadectwa pracy
3. Kto jest uprawniony do podpisania świadectwa pracy?
4. Obowiązkowa informacja wydawana pracownikowi wraz ze świadectwem pracy po ustaniu stosunku pracy
5. Umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy – kluczowe zapisy umowy
6. Potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym
7. Orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy

V. Pozostałe dokumenty związane z zatrudnieniem
1. Dokumentacja wykorzystania urlopów wypoczynkowych i zwolnień od pracy – omówienie siły wyższej, urlopów opiekuńczych, elastycznej organizacji pracy w zakresie dokumentacji
2. Praca zdalna regularna oraz praca zdalna okazjonalna prowadzenie dokumentacji oraz regulamin zdalnej regularnej
3. Kontrola trzeźwości – regulamin oraz uwarunkowania wprowadzenia tego rozwiązania w organizacji
4. Zasady prowadzenia kart przydziału odzieży i obuwia roboczego
5. Ewidencja czasu pracy – po zmianach w kodeksie pracy