ELEKTRONIZACJA DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ – OKPP Dzień II – Warsztat 2

Zakres tematyczny szkolenia

Proces elektronizacji dokumentacji pracowniczej jest bardzo skomplikowany, gdyż wysoko postawiono poprzeczkę z zakresu informatycznego aspektu tego procesu. Dlatego osoby zajmujące się tą problematyką w działach HR muszą zdobyć większą wiedzę z obszaru IT dotyczącą przede wszystkim metadanych i ich znaczenia dla procesów zachodzących w systemach teleinformatycznych. Mając powyższe na uwadze proponujemy Państwu warsztaty z dokumentacji pracowniczej pod kątem jej elektronizacji, ukazując techniczne wymagania, zasady pracy w przypadku takiej postaci dokumentacji, a przede wszystkim skomplikowanie procesu zmiany formy dokumentacji i związane z tym obowiązki pracodawców.

Uczestnictwo w szkoleniu szczególnie polecamy: Specjalistom działów kadr i płac, działów personalnych, Kierownikom, HR Managerom, Zarządzającym zakładem pracy, wszystkim osobom zainteresowanym tematyką prawa pracy.

PROGRAM SZKOLENIA

08.45 – 09.00 Rejestracja uczestników

09.00 – 11.00

I. Zasady zmiany postaci dokumentacji na elektroniczną 1. Zasady zmiany postaci dokumentacji na elektroniczną. 2. Wpływ elektronicznej postaci przechowywania dokumentacji pracowniczej na okresy jej przechowywania. 3. Obowiązek informacyjny wobec załogi w przypadku zmiany postaci dokumentacji. 4. Zasady niszczenia dokumentacji papierowej po zeskanowaniu. 5. Procedura wydawania poprzedniej wersji dokumentacji pracowniczej załodze. 6. Uprawnienia firma outsourcingowa do podpisywać skany dokumentów pieczęcią elektroniczną pracodawcy.

II. Dokumentacja elektroniczna a różne rodzaje dokumentacji 1. Rodzaje dokumentacji pracowniczej muszą być prowadzone w jednej postaci – czyli elektronicznej lub papierowej? 2. Dokumentacja części pracowników prowadzona elektronicznie, a części w postaci papierowej – praktyka stosowania nowych przepisów. 3. Ta sama część dokumentacji prowadzona elektronicznie oraz papierowo dla różnych pracowników – czy słuszne podejście? 4. Elektroniczne przechowywania list płac – wymagania co do zmian w systemach kadrowo-płacowych. 5. Stare aplikacje do obiegu elektronicznych dokumentów, pulpity pracownicze itp. a nowe wymagania dotyczące elektronizacji dokumentacji.

III. E-akta osobowe 1. Prowadzenie elektronicznie teczek personalnych tylko nowo zatrudnianych pracowników. 2. E-teczka a wykaz zgromadzonych dokumentów. 3. Zasady podpisywania umowę o pracę, gdy jedna strona nie ma podpisu elektronicznego. 4. E-teczka a dostęp do niej pracownika. 5. Zasady przechowywania dokumentów, które musi podpisać pracownik, gdy nie ma on podpisu elektronicznego.

11.00 – 11.15 Przerwa na kawę

11.15 – 12.45

IV. Elektroniczna dokumentacja czasu pracy 1. Dokumentacja dotycząca ewidencji czasu pracy – możliwa mieszana forma prowadzenia. 2. Systemy RCP a elektroniczna dokumentacja pracownicza. 3. Dane z systemu RCP, które powinny się pojawiać na kartach czasu pracy. 4. Dokumenty, które muszą mieć postać papierową. 5. Wnioski o odbiory nadgodzin przechowywane elektronicznie. 6. Zgody rodziców dzieci do lat 4 na nadgodziny wyrażone jedynie w formie elektronicznej. 7. Dokumenty, w przypadku których dla sposobu ich przechowywania ma znaczenie treść przepisów wewnątrzzakładowych.

V. Wymagania techniczne dotyczące dokumentacji elektronicznej 1. System teleinformatyczny. 2. Przechowywanie dokumentów w folderach na komputerze lub dysku sieciowym – czy dopuszczalne? 3. Zabezpieczenia systemów teleinformatycznych według nowych przepisów o dokumentacji. 4. Różnice pomiędzy pieczęcią elektroniczną pracodawcy a podpisem elektronicznym certyfikowanym. 5. Dokument stworzony w pliku Excel jako część dokumentacji pracowniczej prowadzonej elektronicznie. 6. Formaty plików, w jakich mogą być zapisywane dokumenty elektroniczne. 7. Zasady zapisywania dokumentów w bazach danych. 8. Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w chmurze.

12.45 – 13.30 Przerwa na lunch

13.30 – 15.00

VI. Zasady pracy z dokumentami elektronicznymi 1. Zasady dołączania dokumentów papierowych do dokumentacji elektronicznej. 2. Zasady dołączania dokumentów elektronicznych do dokumentacji papierowej. 3. Przenoszenie dokumentacji pracowniczej do innego systemu teleinformatycznego. 4. Formaty, w jakich mogą być zapisywane w systemach kadrowych skany dokumentów. 5. Wymagania techniczne co do jakości skanów wynikające z przepisów dotyczących dokumentacji pracowniczej. 6. Sposób wydawania kopii dokumentacji prowadzonej elektronicznie pracownikom. 7. Zasady zapisywania dokumentów wysłany mailem w systemie teleinformatycznym.

VII. Metadane i zasady ich wykorzystania 1. Metadane – definicja, ich rodzaje oraz zasady wykorzystania. 2. Zasady wyszukiwania w systemie teleinformatycznym po metadanych. 3. Plik XML z metadanymi i jego struktura. 4. Różne rodzaje dokumentacji pracowniczej a identyfikator pracownika. 5. Pracownik powracający do pracy w firmie a identyfikator dokumentacji. 6. Różne zasady nadawania identyfikatorów dokumentom elektronicznym. 7. Data powstania dokumentu w przypadku dokumentów elektronicznych.

15.00 – 15.05

ZAKOŃCZENIE SZKOLENIA. ROZDANIE CERTYFIKATÓW

Grupa docelowa

Certyfikaty

Metodologia

Informacje dodatkowe

PROWADZĄCY:

ŁUKASZ PRASOŁEK

Prawnik, publicysta, ekspert prawa pracy Ukończył z wyróżnieniem wydział prawa UW oraz studia podyplomowe Zarządzanie Zasobami Ludzkimi w Organizacji w SGH, w latach 2003 – 2006 pracownik Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy, specjalizujący się w praktycznych aspektach czasu pracy i czasu pracy kierowców, w latach 2006 – 2010 wykładowca prawa pracy na Wydziale Zarządzania UW, a w latach 2006 – 2015 pracownik Izby Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych Sądu Najwyższego. Od 1.1.2016 r. prowadzi własną działalność gospodarczą Nowoczesne Kadry Łukasz Prasołek. Autor książek z zakresu czasu pracy, współautor komentarzy naukowych do kodeksu pracy, ustaw o systemie ubezpieczeń społecznych, zasiłkowej, wypadkowej oraz o emeryturach i rentach z FUS, a także książek dotyczących różnych aspektów prawa pracy wydawanych w serii Pogotowie Kadrowe przez Wydawnictwo ODDK. Stały współpracownik dzienników Rzeczpospolita i Gazeta Prawna oraz wielu innych wydawnictw branżowych skierowanych do działów kadr i płac. Od 10 lat prowadzi szkolenia z czasu pracy, wynagrodzeń oraz różnych aspektów prawa pracy w orzecznictwie Sądu Najwyższego, jest również wykładowcą na kursach dla specjalistów ds. kadr i płac.

ANNA JANKOWSKA

New Business Development Director w IntraworQ Sp. z o. o. Absolwentka WGiSR Uniwersytetu Warszawskiego oraz Wydziału ZIF Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu. Posiada 15 letnie doświadczenie w zarządzaniu projektami IT głównie związanymi z produkcją oprogramowania oraz wdrażaniem systemów klasy CMS, CRM i ERP. Wielokrotnie pełniąc funkcję doradczą zajmowała się przeprowadzaniem złożonych analiz biznesowych. Zrealizowała kilkadziesiąt projektów wdrożeniowych w całej Polsce, wymagających zaawansowanej wymiany danych pomiędzy systemami. W ramach realizowanych projektów wdrożeniowych przeprowadziła szkolenia dla kilkuset przyszłych użytkowników systemów oraz odpowiadała za przygotowanie techniczne i merytoryczne kilkudziesięciu trenerów. Fanka zwinnych technik programowania i zarządzania aktywnie uczestniczy w startupie Keepskiller doszkalając studentów IT do potrzeb biznesowych pracodawców.