Sprawne korzystanie z systemu klasy EZD zaczyna się od rozumienia, czym jest sprawa, jakie dokumenty tworzą jej akta, jak je klasyfikować, rejestrować, dekretować, prowadzić i kończyć zgodnie z instrukcją kancelaryjną.
Zapraszamy na szkolenie, które porządkuje zasady tradycyjnego i elektronicznego dokumentowania spraw oraz pokazuje, jak przełożyć je na codzienną pracę – niezależnie od systemu teleinformatycznego używanego w danej jednostce.
Szkolenie:
- koncentruje się na sensie czynności kancelaryjnych, a nie na odtwarzaniu sekwencji kliknięć.
- wyraźnie oddziela EZD jako sposób pracy od systemu klasy EZD jako narzędzia teleinformatycznego.
- stanowi praktyczne połączenie instrukcji kancelaryjnej, JRWA, obiegu dokumentów i elektronicznego prowadzenia spraw.
- prezentuje podejście niezależne od producenta i nazwy systemu używanego w jednostce.
Cele szkolenia
- Uporządkowanie wiedzy o instrukcji kancelaryjnej, JRWA i zasadach dokumentowania spraw.
- Zrozumienie zależności między obiegiem dokumentów, prowadzeniem akt sprawy i archiwizacją.
- Rozróżnienie EZD jako sposobu pracy od systemu klasy EZD jako narzędzia.
- Przygotowanie do prawidłowego prowadzenia spraw niezależnie od używanego systemu teleinformatycznego.
- Rozpoznawanie ryzyk organizacyjnych, prawnych i informacyjnych związanych z pozornym lub niepełnym wdrożeniem EZD.
- Wyposażenie uczestników w schematy działania i listy kontrolne możliwe do zastosowania po szkoleniu.
Korzyści z udziału w szkoleniu
Uczestnicy nabędą wiedzę jak:
- rozpoznać przesyłkę, dokument, sprawę, akta sprawy oraz dokumentację niestanowiącą akt sprawy
- ustalić właściwy sposób rejestracji, dekretacji i przekazania dokumentu
- prawidłowo dobrać klasę JRWA, nadać znak sprawy i prowadzić spis spraw
- ocenić kompletność akt sprawy i poprawnie ją zakończyć
- zrozumieć funkcję metadanych, akceptacji i podpisu w środowisku elektronicznym
- odróżnić czynność kancelaryjną od funkcji konkretnego systemu klasy EZD
- rozpoznać dokumenty wymagające obsługi składu chronologicznego
- wskazać działania organizacyjne potrzebne przed uruchomieniem pracy w EZD
- identyfikować błędy, które prowadzą do niekompletnych akt, podwójnego obiegu lub utraty kontroli nad dokumentacją
Korzyści dla organizacji:
- wspólny język i jednolite rozumienie czynności kancelaryjnych
- mniejsze uzależnienie poprawności pracy od znajomości jednego interfejsu
- lepsze przygotowanie pracowników do zmiany systemu lub sposobu dokumentowania spraw
- ograniczenie błędów w klasyfikowaniu, rejestrowaniu i kompletowaniu dokumentacji
- większa spójność między regulacjami wewnętrznymi a rzeczywistym obiegiem dokumentów
- lepsze przygotowanie do bezpiecznego i odpowiedzialnego wdrożenia EZD
Adresaci szkolenia
- pracownicy administracji publicznej i innych jednostek stosujących przepisy kancelaryjno-archiwalne
- pracownicy kancelarii, sekretariatów, punktów kancelaryjnych i komórek merytorycznych
- koordynatorzy czynności kancelaryjnych oraz osoby wspierające ich pracę
- archiwiści zakładowi uczestniczący w przygotowaniu organizacji do EZD
- kadra kierownicza odpowiedzialna za organizację obiegu dokumentów
- członkowie zespołów wdrożeniowych, pracownicy IT, bezpieczeństwa informacji i ochrony danych
- osoby przygotowujące lub aktualizujące instrukcję kancelaryjną, JRWA i procedury wewnętrzne
Metody szkoleniowe
- krótkie wprowadzenia eksperckie porządkujące przepisy i pojęcia
- analiza sytuacji występujących w codziennej pracy
- praca na przykładach dokumentów i akt spraw
- ćwiczenia dotyczące klasyfikowania, rejestrowania i prowadzenia spraw
- schematy decyzyjne i listy kontrolne
- dyskusja moderowana oraz odpowiedzi na pytania uczestników
Materiały dla uczestników
Każdy uczestnik otrzymuje autorski zeszyt pracy zawierający uporządkowane materiały, miejsca na własne ustalenia i notatki oraz narzędzia ułatwiające przełożenie wiedzy na praktykę jednostki.
