Zakres tematyczny szkolenia
Cel szkolenia
Zapoznanie się z nową instrukcją kancelaryjną.
Program szkolenia
I. RODZAJE WSPÓŁCZESNEJ DOKUMENTACJI.
1. Dokument – „dowód pierwszorzędny”, pojęcie, rodzaje,
2. Dokument elektroniczny,
3. Kategoryzacja dokumentacji tworzonej, napływającej i składanej w podmiocie,
4. Dokumentacja tworząca akta spraw i nie tworząca akta spraw,
II. PODSTAWOWE PRZEPISY PRAWNE DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ W PODMIOCIE.
1. „Konstytucja archiwalna” ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698).
2. Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją ,zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U .z 2002 r. Nr 167, poz. 1375).
3. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych z dnia 20 stycznia 2011 r (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.).
a) Zakres podmiotowy.(Co mają czynić podmioty nieobjęte? Muszą przecież mieć instrukcję kancelaryjną ,rzeczowy wykaz akt ,instrukcję o zakresie działania archiwum zakładowego/składnicy akt!!!)
b) Zakres przedmiotowy.
c) Słowniczek pojęć i ważne terminy.
d) Zarządzenie wewnętrzne w sprawie stosowania instrukcji kancelaryjnej, instrukcji archiwalnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt.
e) Kim jest koordynator czynności kancelaryjnych?
f) Interoperacyjność znaku sprawy.
g) Udział komórek innych niż merytoryczne przy załatwianiu spraw.
h) Rozpowszechnianie pism wewnątrz podmiotu - Gdzie jest teczka współdziałania między komórkami?
i) Dlaczego nie ma „Bc” w RWA?
j) Czy można rozszerzyć RWA oczywiście za zgodą archiwum właściwego miejscowo?
k) Brak wzorów blankietów korespondencyjnych, spisów spraw, spisów zdawczo-odbiorczych, pieczątek, itp.
l) Jak prowadzić składy chronologiczne i składy informatycznych nośników danych?
m) Czym jest dekretacja zastępcza, akceptacja jedno lub wielostopniowa?
n) Jakie dokumenty stanowią akta sprawy?
III. INSTRUKCJA ARCHIWALNA - pierwszy raz w randze rozporządzenia (Jaki jest czas na dostosowanie?)
IV. BEZDZIENNIKOWY SYSTEM KANCELARYJNY
V. PUNKTY ZATRZYMANIA
VI. KONSTRUKCJA RZECZOWEGO WYKAZU AKT
VII. NOWA INSTRUKCJA KANCELARYJNA-dwa systemy obiegu
VIII. RODZAJE PRZESYŁEK
a) Przesyłki przekazane pocztą elektroniczną
b) Przesyłki na nośniku papierowym
c) Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych
d) Przesyłki przekazane na elektroniczną skrzynkę podawczą
IX. PUNKTY ZATRZYMANIA-porównanie zadań w poszczególnych punktach
1. Punkt kancelaryjny
2. Kierownik podmiotu-dekretacja
3. Prowadzący sprawę
4. Akceptujący
X. CZYNNOŚCI KANCELARYJNE W SYSTEMIE EZD
XI. CZYNNOŚCI KANCELARYJNE W SYSTEMIE TRADYCYJNYM-możliwość wsparcia narzędzi informatycznych
XII. WARSZTATY Z INSTRUKCJI KANCELARYJNEJ I ARCHIWALNEJ -ok.30 zadań polegających min. na:
1) nadawaniu symbolu klasyfikacyjnego i kategorii archiwalnej z rzeczowego wykazu akt,
2) zakładaniu i prowadzeniu spisu spraw,
3) zakładaniu teczek aktowych,
4) zakładaniu podteczek,
5) nadawaniu znaku sprawy z teczki aktowej,
6) nadawaniu znaku sprawy z podteczki,
7) opisaniu teczki i podteczki,
8) porządkowaniu teczek aktowych do przekazania do archiwum zakładowego,
9) porządkowaniu dokumentacji nie tworzącej akt spraw jak np. raporty kasowe, listy płac itp.
10) sporządzaniu spisów zdawczo- odbiorczych odrębnie dla kat „A” i kat” B” w układzie rzeczowym i chronologicznym,
11) uporządkowaniu akt osobowych i sporządzeniu dla nich spisu zdawczo-odbiorczego, wypełnieniu karty wypożyczeń.
Informacja o prelegencie
Szkolenie poprowadzi prawnik z uprawnieniami archiwalnymi I i II stopnia, od 25 lat pracownik Lubelskiego Urzędu Wojewódzkiego (na stanowiskach: starsza księgowa, specjalista ds. kancelarii, kierownik kadr, od 10 lat kierownik oddziału do spraw archiwum. Konsultant dla podmiotów gospodarczych w sprawach założenia i prowadzenia archiwów prywatnych. Konsultant w dziedzinie archiwistyki na portalu internetowym www.archiwistyka.pl. Prowadzi szkolenia w nowoczesny sposób, teoria to prezentacja multimedialna a praktyka to około 20 zadań warsztatowych. Materiały to konspekt własnego autorstwa, uzupełnione o aktualne akty prawne i pogłębiony komentarz.
