Zakres tematyczny szkolenia
Cel szkolenia
Celem szkolenia jest zapoznanie z istotą zmian wprowadzonych nowym rozporządzeniem w sprawie instrukcji kancelaryjnej i znaczeniem tych zmian dla podmiotów oświatowych.
Program szkolenia
1. Obowiązek uregulowania obiegu dokumentów i czynności kancelaryjnych w podmiotach oświatowych w kontekście obowiązku posiadania i stosowania instrukcji kancelaryjnej. Kontekst prawny dotyczący Instrukcji Kancelaryjnej w podmiocie oświatowym.
2. Problem zakresu podmiotowego - do kogo stosuje się nową instrukcję i wykaz akt. Czy stosuje się nową instrukcję kancelaryjną także do szkół? w jakim zakresie? Dyskusja zakresu podmiotowego. Co mają zrobić „pozostałe” samorządowe jednostki spoza art. 6 ust. 2a/2b ustawy archiwalnej (np. szkoły)?
3. Co zmienia (Nowe) rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (spis i zrelacjonowanie zmian).
3.1. Nowe definicje.
3.2. Zmiany terminologiczne.
3.3.Jednolitość zapisów.
4. Istota (Nowych) regulacji zawartych w nowej Instrukcji Kancelaryjnej – po co zmieniono (na nowo napisano) to rozporządzenie.
4.1. Przepisy ogólne.
4.2. Uregulowania dla podmiotów stosujących system elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD).
4.3. Regulacje dla podmiotów stosujących tradycyjne rozwiązania (w postaci papierowej).
4.4. Przegląd i znaczenie załączników do instrukcji kancelaryjnej w kontekście wcześniej przedstawionych zagadnień.
• instrukcja kancelaryjna;
• jednolity rzeczowy wykaz akt
• instrukcja archiwalna;
5. Instrukcja kancelaryjna jako narzędzie ustalenia zasad sprawnego wykonywania prac kancelaryjnych, ujednolicenia czynności, stosowania racjonalnych technik pracy biurowej.
6. Procedury kancelaryjne: przyjmowanie korespondencji, dekretacja pism, oznaczenia pism.
7. Obieg dokumentów: zdefiniowanie prawidłowości sporządzanych zarządzeń, decyzji, uchwał, oraz innych aktów normatywnych.
8. Instrukcja kancelaryjna a dokumentacja elektroniczna odzwierciedlająca przebieg wnoszenia, załatwiania i rozstrzygania spraw w ujęciu obowiązków wynikających z ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Nowa instrukcja kancelaryjna a obowiązki umożliwienia:
•sporządzania pism w postaci dokumentów elektronicznych,
•wnoszenia i doręczania dokumentów elektronicznych,
•udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych
9. Właściwe stosowanie Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt. Sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitych rzeczowych wykazów akt.
10. Pisma przychodzące, wewnętrzne i wychodzące a sprawa.
11. Zasady odpowiedzialności pracodawcy za całość wytwarzanej i przetwarzanej dokumentacji (w wersjach pisemnych i elektronicznych). Odpowiedzialność pracowników za wytwarzaną i przetwarzaną dokumentację.
12. Archiwizacja - "instrukcja archiwalna". Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
Informacja o prelegencie
Szkolenie poprowadzi absolwent Uniwersytetu Opolskiego (Wydział Matematyki, Fizyki i Chemii; Fizyka i Informatyka) oraz Akademii Ekonomicznej we Wrocławiu (Studia Podyplomowe, Systemy Mikrokomputerowe w Zarządzaniu), doświadczony trener, posiadający certyfikat trenerski (Trener Biznesu) Wyższej Szkoły Bankowej we Wrocławiu. Szkolenia, kursy i wykłady prowadzi od 1991 roku. Posiada praktyczną znajomość technik szkoleniowych, skutecznych form komunikacji, przekazywania wiedzy oraz umiejętność łączenia zagadnień prawnych z zagadnieniami informatycznymi i biznesowymi. Prowadzi szkolenia między innymi na zlecenie Ministerstwa Finansów, służb celnych, sądów okręgowych i rejonowych, Podmiotów Lasów Państwowych oraz jednostek samorządu terytorialnego.
