Zakres tematyczny szkolenia
Cel szkolenia
Celem szkolenia jest przedstawienie zmian wprowadzonych przez Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 20.01.2011 r.
Program szkolenia
I. Instrukcja kancelaryjna:
1. Podstawy prawne instrukcji kancelaryjnej
• Korespondencja przychodząca
• Typowe punkty zatrzymania pism
• Załatwianie spraw i korespondencja wychodząca
• Rejestracja i zakładanie teczki sprawy
• Wewnętrzny obieg akt
• Systemy kancelaryjne
• Instrukcja kancelaryjna
2. Czynności kancelaryjne w systemie EZD
• zasadnicze pojęcia dot. EZD
• analiza mechanizmów i procesów EZD
• etapy obiegu dokumentów w ramach EZD
• zadania kancelarii
• korespondencja papierowa
• korespondencja elektroniczna
• dekretacja
• akceptacja jedno lub wielostopniowa
• spis spraw w systemie EZD
3. Czynności kancelaryjne w systemie tradycyjnym
• zadania kancelarii
• zasadnicze etapy obiegu dokumentacji
• punkty zatrzymania pism
• załatwianie spraw, korespondencja przychodząca i wychodząca
• rejestracja i znakowanie pism lub spraw
• formy załatwiania spraw
• podpisywanie pism
• terminy załatwiania spraw
• przechowywanie akt bieżących
• tryb przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego lub składnicy akt
4. Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności podmiotu lub jego reorganizacji.
II. Jednolity rzeczowy wykaz akt (na szczeblu gminy, powiatu i województwa)
III. Podział dokumentacji ze względu na kryteria:
1. Kryterium Wartości Archiwalnej Dokumentacji
2. Kryterium ze względu na nośnik
3. Kryterium dostępności dla osób trzecich
IV. Instrukcja archiwalna
1. Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
2. Przekazywanie akt do archiwum zakładowego
• definicja materiałów archiwalnych
• standardy pomieszczeń archiwalnych
• przechowywanie akt
• klasyfikacja archiwalna
V. Rozstrzygnięcie sprawy
VI. Teczki aktowe
VII. Dyskusja i ćwiczenia
Informacja o prelegencie
Szkolenie poprowadzi dyplomowany archiwista, absolwent Wydziału Historycznego Uniwersytetu Warszawskiego. Były pracownik pionu archiwalnego Instytutu Pamięci Narodowej. W swojej karierze zawodowej współpracował ponadto m .in. z archiwum Polskiej Akademii Nauk. Specjalizuje się w zagadnieniach związanych z organizowaniem i prowadzeniem archiwum zakładowego oraz postępowaniem z dokumentacją w administracji i przedsiębiorstwach.
Posiada doświadczenie związane z przygotowywaniem normatywów kancelaryjno-archiwalnych (instrukcje, rzeczowy wykaz akt), wprowadzaniem elektronicznego obiegu dokumentacji, oraz w archiwizacji dokumentacji niejawnej. Prowadzi szkolenia w zakresie stosowania przepisów kancelaryjnych oraz prawidłowego obiegu dokumentów, funkcjonowania i organizacji archiwum zakładowego, a także właściwej współpracy na styku komórki organizacyjne - archiwum zakładowe - archiwum państwowe.
