Zakres tematyczny szkolenia
Cel szkolenia
Celem szkolenia jest zapoznanie się szczegółowo z zasadami Nowej Instrukcji Kancelaryjnej oraz z nowymi zasadami archiwizacji dokumentacji.
Program szkolenia
I.PODSTAWOWE PRZEPISY PRAWNE DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ W PODMIOCIE.
1. „Konstytucja archiwalna” ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698).
2. Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją ,zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U .z 2002 r. Nr 167, poz. 1375).
3. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych z dnia 20 stycznia 2011 r (Dz. U. Nr 14, poz. 67).
4. Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 6 marca 2012 r. w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy Dz. U.2012.250 wydane na podstawie art. 66a § 4 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks Postępowania Administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, z późn. zm.) .
II. RODZAJE WSPÓŁCZESNEJ DOKUMENTACJI.
1. Dokument –„dowód pierwszorzędny”, pojęcie, rodzaje.
2. Dokument elektroniczny.
3. Kategoryzacja dokumentacji tworzonej, napływającej i składanej w podmiocie.
4. Dokumentacja tworząca akta spraw i nie tworząca akta spraw.
5. Metryka sprawy.
6. Rodzaje przesyłek wpływających do podmiotu i postępowanie z nimi w systemie tradycyjnym i EZD
a) Przesyłki przekazane pocztą elektroniczną,
b) Przesyłki na nośniku papierowym,
c) Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych,
d) Przesyłki przekazane na elektroniczną skrzynkę podawczą.
III. INSTRUKCJA KANCELARYJNA.
1. Zakres podmiotowy.
2. Zakres przedmiotowy.
3. Słowniczek pojęć i ważne terminy.
4. Zarządzenie wewnętrzne w sprawie stosowania instrukcji kancelaryjnej, instrukcji archiwalnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt.
5. Wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania spraw.
6. Koordynator czynności kancelaryjnych-zadania w systemie tradycyjnym i EZD.
7. Interoperacyjność znaku sprawy.
8. Akta sprawy w systemie tradycyjnymi EZD.
7. Metryka sprawy w systemie tradycyjnym i systemie EZD.
IV. METRYKA SPRAWY-CEL PROWADZENIA
1. Metryka sprawy, a akta sprawy.
2. Metryka sprawy , a instrukcja kancelaryjna.
3. Metryki spraw prowadzonych elektronicznie.
4. Metryki spraw prowadzonych tradycyjnie.
V. CZYNNOŚCI KANCELARYJNE W SYSTEMIE EZD
1. Punkt kancelaryjny-zadania
a) Rejestracja,
b) Otwieranie,
c) Skanowanie,
d) Prowadzenie składu chronologicznego i informatycznych nośników danych
e) Wysyłka pisma papierowego i elektronicznego
2. Kierownik podmiotu
a) Akceptacja pisma jedno lub wielostopniowa,
b) Dekretacja, dekretacja zastępcza.
3. Prowadzący sprawę-zadania
a) Sporządzanie projektu pism,
b) Prowadzenie akt sprawy i dokumentacji nie tworzącej akt sprawy,
c) Prowadzenie metryki sprawy.
VI.WSPÓŁDZIAŁANIE ROZPOWSZECHNIANIE I UDOSTĘPNIANIE PISM WEWNĄTRZ PODMIOTU.
VII.WARSZTATY polegające min. na:
1) nadawaniu symbolu klasyfikacyjnego i kategorii archiwalnej z rzeczowego wykazu akt,
2) zakładaniu i prowadzeniu spisu spraw,
3) prowadzeniu metryki sprawy,
4) zakładaniu teczek aktowych,
5) zakładaniu podteczek,
6) nadawaniu znaku sprawy z teczki aktowej,
7) nadawaniu znaku sprawy z podteczki,
8) opisaniu teczki i podteczki,
9) porządkowaniu teczek aktowych do przekazania do archiwum zakładowego,
10) porządkowniu dokumentacji nie tworzącej akt spraw jak np. raporty kasowe, listy płac itp.,
11) paginacja teczki aktowej kat „A”i kat wyższej niż B10,
12) sporządzaniu spisów zdawczo- odbiorczych odrębnie dla kat „A” i kat” B” w układzie rzeczowym i chronologicznym,
13) uporządkowaniu akt osobowych i sporządzeniu dla nich spisu zdawczo-odbiorczego,
14) sporządzeniu spisu zdawczo-odbiorczego informatycznych nośników danych,
15) wypełnieniu karty wypożyczeń ze składu chronologicznego,
16) wypełnieniu karty wypożyczenia i udostępnienia z archiwum zakładowego,
17) wypełnieniu protokołu zniszczenia lub zagubienia akt.
Informacja o prelegencie
Szkolenie poprowadzi prawnik z uprawnieniami archiwalnymi I i II stopnia, od 25 lat pracownik Lubelskiego Urzędu Wojewódzkiego (na stanowiskach: starsza księgowa, specjalista ds. kancelarii, kierownik kadr, od 10 lat kierownik oddziału do spraw archiwum. Konsultant dla podmiotów gospodarczych w sprawach założenia i prowadzenia archiwów prywatnych. Konsultant w dziedzinie archiwistyki na portalu internetowym www.archiwistyka.pl. Prowadzi szkolenia w nowoczesny sposób, teoria to prezentacja multimedialna a praktyka to około 20 zadań warsztatowych. Materiały to konspekt własnego autorstwa, uzupełnione o aktualne akty prawne i pogłębiony komentarz.
