Głównym celem seminarium jest przybliżenie zasad obsługi dokumentów w różnej postaci pogrupowanych w akta spraw lub w dokumentację nietworzącą akt spraw począwszy od powstania tych dokumentów a skończywszy na ich archiwizacji. Czas pandemii pokazał jak ważne jest wdrożenie narzędzi informatycznych w pracy urzędów, by możliwe było realizowane ich zadań w postaci elektronicznej, zdalnie. Jednakże podmioty publiczne zobowiązane są w szczególny sposób do dokumentowania swoich działań i podejmowanych w nich decyzji. Z tego względu niezbędne jest pozyskanie praktycznej wiedzy o zasadach rejestracji i prowadzenia akt spraw oraz dokumentacji nietworzącej akt spraw zarówno w systemach teleinformatycznych (EZD, systemy dziedzinowe), jak i w systemie tradycyjnym. Istotne jest także zdefiniowanie wymagań wobec takich narzędzi informatycznych (systemów), by dokumentowanie spraw było możliwe i jak najłatwiejsze.

Do udziału zapraszamy:

• koordynatorów czynności kancelaryjnych;
• archiwistów i zarządców dokumentacji;
• urzędników;
• członków zespołów projektowych i wdrożeniowych dla systemów teleinformatycznych.

PROGRAM

Czas trwania szkolenia do godz. 9.30 do ok.15

Wprowadzenie do współczesnego zarządzania dokumentacją:

• obowiązek prawny w zakresie dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw oraz ich archiwizacji;
• pojęcie sprawy, pisma, akt sprawy, dokumentacji nietworzącej akt sprawy oraz teczki aktowej;
• współczesne systemy kancelaryjne i systemy wykonywania czynności kancelaryjnych.

Wymagania wobec systemów teleinformatycznych do realizacji zadań podmiotów publicznych:

• system klasy EZD;
• systemy dziedzinowe;
• systemy wspierające papierowy obieg dokumentacji w urzędzie;
• wdrażanie systemów oraz rozwijanie ich funkcjonalności i zapewnienie integracji.

Obsługa dokumentów wpływających, wychodzących i wewnętrznych w postaci elektronicznej i papierowej:

• obsługa przesyłek (dokumentów) wpływających drogą elektroniczną (ePUAP, e-mail, informatyczny nośnik danych) oraz drogą tradycyjną – rejestracja, skanowanie, przekazywanie do składów;
• obsługa przesyłek wychodzących – opracowanie, akceptowanie, podpisywanie, wysyłanie (z uwzględnieniem ostatnich zmian w tym zakresie w KPA);
• obsługa dokumentów wewnętrznych.

Rejestracja spraw i grupowanie dokumentacji w oparciu o JRWA

• budowa znaku sprawy i znaku pisma w oparciu o JRWA;
• rejestracja spraw w ramach klasy z JRWA;
• rejestracja sprawy w ramach wydzielonych grup spraw;
• sposób gromadzenia i przechowywania dokumentacji w oparciu o JRWA;
• różne rodzaje teczek aktowych w systemie tradycyjnym;
• dokumentowanie elektronicznych i papierowych spraw.

Pytania, dyskusja.

PRELEGENCI:

Ewa Perłakowska

Ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją tradycyjną i elektroniczną, systemów klasy EZD, archiwistyki, prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, systemów kancelaryjnych (instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i wykazów akt), informatyzacji administracji publicznej.
Historyk-archiwista, doktor nauk humanistycznych w zakresie historii Uniwersytetu Jagiellońskiego. Doświadczony trener na kursach i szkoleniach kancelaryjnych, archiwalnych oraz specjalistycznych z zakresu funkcjonowania systemów teleinformatycznych klasy EZD (ponad 30 kursów kancelaryjno-archiwalnych oraz prawie 520 szkoleń, ponad 4100 godzin szkoleniowych). Wykładowca uniwersytecki (UW, UMCS, UJ).
Ekspert, doradca i analityk przy wdrażaniu systemów teleinformatycznych, w szczególności klasy EZD, w podmiotach publicznych oraz ich optymalizacji, a także budowy w tych systemach modułu „archiwum”. Doświadczony praktyk. 
Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”. Członek Oddziału Mazowieckiego Polskiego Towarzystwa Informatycznego.
Autorka publikacji w naukowych czasopismach archiwalnych i historycznych. Współautorka takich publikacji, jak:

• „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji” (Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2018),
• „Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych” pod red. nauk. Grażyny Szpor (Wolters Kluwer, Warszawa 2013).

Długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, w tym w latach 2009-2014 pierwszy dyrektor Departamentu Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Była członkiem Rady Informatyzacji IV kadencji w latach 2011-2013 przy Ministrze Administracji i Cyfryzacji, Rady Naukowej w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, Rady do spraw informatyzacji i digitalizacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych, Rady do Spraw Narodowego Zasobu Bibliotecznego oraz Rady Programowej Projektu „Archiwa Przełomu”.

Współautorka zasad dla systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w ramach prac nad rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. oraz szeregu aktów prawnych, m.in. nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 2015 r. oraz wielu rozporządzeń. Od początku pracy zawodowej interesuje się problematyką zarządzania dokumentacją, w szczególności wartościowaniem archiwalnym dokumentacji oraz dokumentem elektronicznym, a także organizacją i funkcjonowaniem archiwów zakładowych, w tym archiwów elektronicznych.

INFORMACJE:

Termin i Miejsce

Termin:

13 grudnia 2022

Miejsce:

szkolenie on-line 

Koszt 

Koszt udziału jednej osoby wynosi:

• 790 zł + 23% VAT - przy zgłoszeniach przesłanych do dnia 2 grudnia
• 890 zł + 23% VAT - przy zgłoszeniach przesłanych od dnia 3 grudnia
•  
• Informacje dodatkowe

Powyższy koszt obejmuje: udział w zajęciach dla 1 osoby, materiały szkoleniowe w wersji elektronicznej, certyfikat ukończenia szkolenia w formacie PDF, zapewnienie platformy szkoleniowej i dostępu do szkolenia w czasie rzeczywistym, test połączenia, pomoc techniczną w razie potrzeby.

Warunkiem udziału jest przesłanie wypełnionego formularza zgłoszeniowego (zakładka "Zgłoszenie"), faksem lub elektronicznie i otrzymanie drogą elektroniczną potwierdzenia udziału ze strony CPI. O przyjęciu zgłoszenia decyduje kolejność zgłoszeń. Ilość miejsc ograniczona.

Zapłata i Rezygnacja

Koszt udziału jest płatny na konto CPI, na podstawie potwierdzenia udziału. Faktury będą do odbioru podczas spotkania (przy szkoleniach on-line - elektronicznie).

Rezygnacja z udziału po 6 grudnia 2022 r. lub nieobecność na spotkaniu powoduje powstanie zobowiązania pokrycia pełnych kosztów udziału na podstawie faktury Centrum Promocji Informatyki. Rezygnacja możliwa jest tylko i wyłącznie w formie pisemnej.

Biuro Organizacyjne

Centrum Promocji Informatyki Sp. z o.o.
02-757 Warszawa, ul. Pory 78, I piętro
tel. 506 178 228, fax 22 355 86 79
e-mail:cpi@cpi.com.pl