Zakres tematyczny szkolenia
Cel szkolenia
Celem szkolenia jest omówienie kompleksowo problematyki obiegu dokumentów w instytucji, stosowanie bezdziennikowego systemu kancelaryjnego, posługiwanie się rzeczowym wykazem akt, sposób opracowywania dokumentacji, przekazywania jej do archiwum zakładowego. Omówione zostałoby również funkcjonowanie archiwum zakładowego, procedury udostępniania dokumentacji oraz przekazywania jej do archiwum państwowego.
Program szkolenia
1. RODZAJE WSPÓŁCZESNEJ DOKUMENTACJI
A. Dokument – pojęcie, rodzaje
B. Kategoryzacja dokumentacji tworzonej, napływającej i składanej w podmiocie
C. Dokumentacja tworząca akta spraw i nie tworząca akta spraw
2. PODSTAWOWE PRZEPISY PRAWNE DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ W PODMIOCIE
A. ”KONSTYTUCJA ARCHIWALNA” ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.)
B. Przepisy wykonawcze:
• Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002r. w sprawie postępowania z dokumentacją zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych(Dz. U .z 2002r. poz. 1375)
• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych z dnia 20 stycznia 2011 r (Dz. U. Nr 14, poz. 67)
3. OBIEG DOKUMENTACJI W PODMIOCIE - NOWA INSTRUKCJA KANCELARYJNA
A. zakres podmiotowy i przedmiotowy
• słowniczek pojęć
• Kim jest koordynator czynności kancelaryjnych?
• Interoperacyjność znaku sprawy
• Udział komórek innych niż merytoryczne przy załatwianiu spraw
• Czy można rozszerzyć RWA i jak to skutecznie zrobić?
• Brak wzorów blankietów, pieczątek itp.
B. Czynności kancelaryjne w systemie EZD
C. Czynności kancelaryjne w systemie tradycyjnym
4. INSTRUKCJA ARCHIWALNA
A. Organizacja i zadania archiwum zakładowego (składnicy akt)
B. Lokal archiwum zakładowego (składnicy akt)
C. Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego (składnicy akt)
D. Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji
E. Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym
F. Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym (składnicy akt)
G. Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego (składnicy akt)
H. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
I. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
J. Sprawozdawczość archiwum zakładowego
5. WARSZTATY polegające miedzy innymi na:
• dokonaniu opisu teczek
• dokonaniu opisu akt osobowych
• sporządzeniu spisu spraw
• nadaniu znaku sprawy
• sporządzeniu odpowiednich spisów zdawczo– odbiorczych dokumentacji papierowej- oddzielnie dla kategorii „A” i „B” do archiwum zakładowego
• sporządzeniu spisów zdawczo –odbiorczych dokumentacji papierowej do archiwum państwowego
• nadaniu teczkom sygnatury akt
• sporządzeniu wykazu spisów zdawczo– odbiorczych
• przygotowaniu zarządzenia powołującego komisję do brakowania
• sporządzeniu spisu dokumentacji niearchiwalnej
• wypełnieniu protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej
• wypełnieniu wniosku do archiwum państwowego z prośbą o wydanie jednorazowego zezwolenia na zniszczenie akt
• rozszerzeniu RWA
6. Panel dyskusyjny
Informacja o prelegencie
Szkolenie poprowadzi dyplomowany archiwista, absolwent Wydziału Historycznego Uniwersytetu Warszawskiego. Były pracownik pionu archiwalnego Instytutu Pamięci Narodowej. W swojej karierze zawodowej współpracował ponadto m .in. z archiwum Polskiej Akademii Nauk. Specjalizuje się w zagadnieniach związanych z organizowaniem i prowadzeniem archiwum zakładowego oraz postępowaniem z dokumentacją w administracji i przedsiębiorstwach. Posiada doświadczenie związane z przygotowywaniem normatywów kancelaryjno-archiwalnych (instrukcje, rzeczowy wykaz akt), wprowadzaniem elektronicznego obiegu dokumentacji, oraz w archiwizacji dokumentacji niejawnej. Prowadzi szkolenia w zakresie stosowania przepisów kancelaryjnych oraz prawidłowego obiegu dokumentów, funkcjonowania i organizacji archiwum zakładowego, a także właściwej współpracy na styku komórki organizacyjne - archiwum zakładowe - archiwum państwowe.
