Zapewnienie efektywnego obiegu dokumentów oraz ich właściwa i zgodna z przepisami organizacja stanowią kluczowe elementy sprawnego funkcjonowania jednostek administracji publicznej. Udział w szkoleniu umożliwi praktyczne zapoznanie się z zasadami prawidłowego prowadzenia i archiwizacji dokumentacji, zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej. Uczestnicy poznają także system EZD, dzięki czemu efektywnie wdrożą go w swoich jednostkach.
Cel szkolenia:
Celem szkolenia jest przybliżenie uczestnikom przepisów regulujących tradycyjny i elektroniczny obieg dokumentów w jednostkach administracji publicznej, zasad instrukcji kancelaryjnej, archiwizacji dokumentów, a także przygotowanie ich do efektywnego korzystania z systemu EZD w swoich organizacjach.
Korzyści z udziału w szkoleniu:
- Nabycie, zaktualizowanie i pogłębienie wiedzy oraz umiejętności z zakresu zarządzania dokumentacją oraz wiedzy niezbędnej do organizacji pracy w kancelarii i archiwum zakładowym jednostki organizacyjnej zgodnie z obowiązującymi przepisami.
- Omówienie nowych przepisów znowelizowanej ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz aktów prawnych dotyczących elektronicznego zarządzania dokumentacją.
- Wprowadzenie do elektronicznego zarządzania dokumentami na pomocą systemów typu EZD i innych systemów dziedzinowych.
- Poznanie etapów wdrożenia systemów typu EZD wraz z konieczną zmianą wewnętrznych aktów normatywnych tj. instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej.
- Praktyczne zapoznanie się z zasadami prawidłowego prowadzenia i archiwizacji dokumentacji archiwalnej kat. A oraz dokumentacji niearchiwalnej kat. B, zarówno w postaci papierowej jak i elektronicznej.
- Poznanie zasad tworzenia i prowadzenia składów chronologicznych, ich sposobów oznakowania, działania na składach oraz ich skutecznego archiwizowania wraz z brakowaniem składów i przekazaniem ich do Archiwum Państwowego w ślad za danymi elektronicznymi przekazanymi za pomocą systemu ADE.
Adresaci szkolenia:
- pracownicy służby cywilnej i państwowych agregacji instytucjonalnych mających w zarządzaniu archiwa zakładowe/ składnice akt
- pracownicy sekretariatów i koordynatorzy do spraw czynności kancelaryjno-archiwalnych, mający w zakresie zadań dbanie o prawidłowy obieg informacji i dokumentów w instytucjach (firmach) państwowych.
Metody szkoleniowe:
- miniwykłady w oparciu o prezentację multimedialną
- dyskusje grupowe
- praca na dokumentach
