Umowy handlowe w obrocie gospodarczym

gdzie szukać pułapek w umowach i na co zwrócić uwagę po zmianach? Jak zabezpieczyć prawo do naprawy, ekoprojekt, cyfrowy paszport produktu w zapisach umownych?

• Poznaj zmiany z 2026 roku, które mają poważny wpływ na zawierane umowy przez Twoją firmę!
• Przygotuj zapisy umowne, które uwzględniają nowe regulacje UE (prawo do naprawy, ekoprojekt, cyfrowy paszport produktu)!
• Sprawdź, kto w praktyce zapłaci za naprawy, braki części i błędne dane o produkcie – jeśli nie zabezpieczysz tego w umowie!
• Zamknij w umowie ryzyka wynikające ze zmian w prawie i przejmij kontrolę nad kosztami, odpowiedzialnością i realizacją kontraktu!
• Dowiedz się jak zawierać umowy korzystne dla firmy, jak powinna wyglądać dobrze skonstruowana i zawarta umowa!
• Sprawdź na co zwrócić szczególną uwagę na etapie zawierania umowy, jakie mogą być pułapki przy wyborze kontrahenta. Na co zwracać uwagę w umowach z partnerami zagranicznymi?
• Upewnij się jakie klauzule warto zawrzeć w umowie dla ochrony swoich interesów?
• Podpowiemy jak czytać i gdzie szukać pułapek w umowach handlowych przygotowanych przez drugą stronę!
• Sprawdź czy ofertę można zmienić/ wycofać/ odwołać? Jakie znaczenie mają reklamy czy cenniki?
• Podpowiemy kiedy negocjacje są wiążące dla stron? Jak można zabezpieczyć realizację umowy?
• Jak powołać się na siłę wyższą i zminimalizować odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie swoich zobowiązań?
• Sprawdź kiedy możesz odstąpić od umowy?
• Dowiedz się jak zawrzeć ważną umowę bezpośrednio i na odległość?
• Zbierz informacje jakie znaczenie dla prawidłowego zawarcia umowy mają nagrania rozmów telefonicznych, wiadomości e-mail, sms, pliki komputerowe?
• Bądź o krok przed konkurencją!

Szkolenie poprowadzi:

doświadczona radczyni prawna, która na co dzień pomaga firmom zabezpieczać umowy i unikać kosztownych błędów, tłumacząc złożone przepisy w sposób konkretny i zrozumiały dla biznesu.

Szkolenie kierujemy do:

• osób odpowiedzialnych za zakupy i współpracę z dostawcami (działy zakupów, procurement),
• menedżerów i specjalistów z obszaru jakości i reklamacji,
• osób zarządzających umowami i kontraktami (contract management),
• kadry operacyjnej i logistycznej, która odpowiada za realizację umów w praktyce,
• menedżerów projektów i osób prowadzących negocjacje z kontrahentami,
• osób odpowiedzialnych za zarządzanie ryzykiem i zgodność (compliance),
• właścicieli firm, członków zarządu i dyrektorów, którzy podejmują decyzje kontraktowe.

Umowy handlowe – program szkolenia:
 

Z perspektywy ochrony interesów przedsiębiorcy najważniejszy jest etap przed zawarciem umowy. Wtedy można sprawdzić wiarygodność kontrahenta, przemyśleć ryzyka związane z daną umową, zastanowić się nad treścią przyszłej umowy, zabezpieczeniem interesów firmy, czy wreszcie zapoznać się z propozycją umowy przedstawianą przez partnera i przedstawić własne kontrpropozycje.
 

Czy w ogóle powinieneś zawierać tę umowę – weryfikacja kontrahenta

• jak sprawdzić kontrahenta w praktyce (KRS, CEIDG, dostępne dane)
• na co zwracać uwagę poza „suchymi danymi”
• kiedy wszystko wygląda dobrze, a ryzyko jest wysokie
• co zrobić, gdy nie możesz zmienić kontrahenta – i jak zabezpieczyć firmę mimo słabej pozycji negocjacyjnej
• najczęstsze pułapki przy współpracy z partnerami zagranicznymi

Kto naprawdę zawiera umowę – i dlaczego to ma ogromne znaczenie?

• kto może podpisać umowę w imieniu firmy/organizacji
• jak sprawdzić reprezentację (KRS, pełnomocnictwa)
• rola pełnomocnika i prokurenta
• reprezentacja łączna – najczęstsze błędy
• co się dzieje, gdy umowę podpisze osoba nieuprawniona

Ćwiczenie: czy ta umowa jest ważna? – analiza przypadków.

Oferta, przyjęcie i moment zawarcia umowy – kiedy naprawdę zaczynasz być związany

Kiedy oferta zaczyna wiązać?

• kiedy propozycja handlowa przestaje być „luźną informacją”, a staje się ofertą w rozumieniu prawa
• jakie elementy powodują, że druga strona może ją przyjąć i doprowadzić do zawarcia umowy
• kiedy oferta zaczyna obowiązywać i jak długo „trzyma” stronę, która ją złożyła
• jakie znaczenie mają sformułowania używane w mailach i ofertach („proponujemy”, „potwierdzamy”, „oferta obowiązuje do…”)
• kiedy oferta może wiązać nawet wtedy, gdy nie była formalnie podpisana

Kiedy można ofertę zmienić lub wycofać?

• kiedy masz jeszcze możliwość wycofania lub zmiany oferty bez konsekwencji
• kiedy jest już za późno – mimo że „jeszcze nic nie podpisano”
• jakie znaczenie ma moment dojścia oferty do drugiej strony
• jak zabezpieczyć ofertę (np. zastrzeżenia, warunki, ograniczenia czasowe)
• jakie błędy powodują, że firma nieświadomie „zamraża się” ofertą

Co oznacza przyjęcie oferty (także milczące)?

• jakie działania drugiej strony mogą zostać uznane za przyjęcie oferty (mail, działanie, brak sprzeciwu)
• kiedy odpowiedź „OK”, „potwierdzam”, „działamy” powoduje zawarcie umowy
• kiedy przyjęcie oferty z modyfikacjami oznacza nową ofertę, a nie akceptację
• kiedy brak reakcji może zostać uznany za zgodę (i kiedy nie)
• jak nie doprowadzić do sytuacji, w której umowa powstaje „przy okazji”

Jakie znaczenie mają cenniki, reklamy i materiały handlowe?

• kiedy katalog, oferta marketingowa lub cennik mogą być traktowane jako oferta?
• jakie informacje zawarte w materiałach handlowych mogą wiązać firmę?
• kiedy reklama lub opis produktu może stać się elementem umowy?
• jak zabezpieczyć się przed „nadinterpretacją” materiałów przez kontrahenta?
• jakie zapisy i zastrzeżenia warto stosować w komunikacji handlowej?

Kiedy rozmowa handlowa zaczyna Cię wiązać – nawet bez podpisu?

• w którym momencie ustalenia handlowe przestają być „rozmową”, a zaczynają tworzyć zobowiązanie?
• jakie sformułowania i zachowania powodują, że druga strona może uznać umowę za zawartą?
• kiedy potwierdzenie ustaleń mailowo zamyka drogę do wycofania się?
• jak uniknąć sytuacji, w której „dogadanie szczegółów” oznacza już zobowiązanie?
• jak prowadzić komunikację handlową, żeby nie stworzyć umowy przez przypadek?

Ćwiczenie: czy doszło do zawarcia umowy? – analiza sytuacji.

Ogólne warunki umów (OWU) – kiedy naprawdę działają, a kiedy tylko „są na papierze”?

Jak włączyć OWU do umowy, żeby faktycznie obowiązywały?

• jakie warunki muszą być spełnione, żeby OWU stały się częścią umowy (a nie tylko „załącznikiem gdzieś obok”)?
• kiedy wystarczy odesłanie do OWU, a kiedy trzeba je fizycznie przekazać?
• jak i kiedy udostępnić OWU (mail, link, załącznik), żeby druga strona nie mogła podważyć ich skuteczności?
• znaczenie momentu przekazania OWU – dlaczego „po fakcie” często oznacza „za późno”?
• jak potwierdzić, że druga strona zna i akceptuje OWU?

Kiedy OWU nie obowiązują mimo że „formalnie istnieją”?

• sytuacje, w których OWU nie wiążą drugiej strony (brak doręczenia, brak akceptacji, sprzeczność z umową)
• kiedy zapisy umowy głównej „wygrywają” z OWU?
• najczęstsze błędy: odesłanie do OWU bez ich udostępnienia, nieaktualne wersje, brak spójności
• przypadki, w których druga strona skutecznie ignoruje OWU
• dlaczego „standardowe OWU” często nie działają w praktyce?

Konflikt OWU dwóch stron

• co się dzieje, gdy każda ze stron stosuje własne OWU?
• które zapisy obowiązują, a które „wypadają” z umowy?
• jak rozstrzyga się sprzeczności między warunkami stron?
• jak uniknąć sytuacji, w której kluczowe zabezpieczenia przestają obowiązywać?
• jak świadomie zarządzać konfliktem OWU w negocjacjach?

Jak wykorzystać OWU jako realne narzędzie ochrony firmy?

• jakie kluczowe obszary warto uregulować w OWU (odpowiedzialność, reklamacje, płatności, odbiór, serwis)?
• kiedy lepiej przenieść zapisy do OWU zamiast rozbudowywać każdą umowę?
• jak budować OWU, które są spójne z praktyką firmy, a nie tylko „formalnym dokumentem”?
• jak wykorzystać OWU jako przewagę negocjacyjną?
• jak aktualizować OWU wraz ze zmianami przepisów i realiów biznesowych?

Jak napisać umowę, która działa w praktyce?

• jak opisać przedmiot umowy w sposób jednoznaczny – tak, żeby nie było przestrzeni na różne interpretacje
• jak unikać ogólnych sformułowań typu „zgodnie z ustaleniami”, „standardowo”, „zgodnie z praktyką”
• jak przełożyć ustalenia handlowe na zapisy, które da się później wyegzekwować
• jak pisać zapisy, które będą zrozumiałe dla obu stron – nie tylko dla prawnika
• kiedy prosty zapis jest lepszy niż „rozbudowany, ale nieczytelny”
• jak unikać sprzeczności między zapisami umowy

Jak opisać przedmiot umowy bez niedomówień?

• co dokładnie powinno znaleźć się w opisie świadczenia (parametry, zakres, standardy, terminy)?
• jak opisać usługę lub produkt, żeby nie było sporu „co właściwie było przedmiotem umowy”?
• jak uwzględnić zmienność (np. projekt, produkcja, usługi) bez utraty kontroli?
• jak zabezpieczyć się przed sytuacją, w której druga strona „wykonała coś innego niż oczekiwano, ale formalnie się broni”?

Znaczenie specyfikacji, załączników i dokumentacji

• kiedy kluczowe ustalenia powinny być w treści umowy, a kiedy w załącznikach?
• jak przygotować specyfikację techniczną, żeby była częścią umowy, a nie tylko „dodatkiem”?
• jakie znaczenie mają oferty, maile, dokumenty techniczne – i kiedy stają się wiążące?
• jak uniknąć sytuacji, w której strony odwołują się do różnych wersji dokumentów?
• jak uporządkować dokumentację, żeby w razie sporu było jasne, co obowiązuje?

Jak pisać jasno i konkretnie?

• jak formułować obowiązki stron (kto, co, kiedy, w jaki sposób)?
• jak unikać zapisów niejednoznacznych i „otwartych”?
• jak pisać krótkimi, zrozumiałymi zdaniami bez utraty precyzji?
• jak eliminować zapisy, które „dobrze brzmią”, ale nic nie wnoszą?
• jak sprawdzić, czy zapis rzeczywiście daje możliwość działania (np. naliczenia kary, wstrzymania prac)?

Gdzie najczęściej powstają luki w umowie?

• brak precyzyjnego określenia zakresu i jakości świadczenia
• brak procedur (odbiór, zgłaszanie wad, zmiany, komunikacja)
• sprzeczne zapisy między umową a załącznikami
• brak określenia konsekwencji niewykonania lub opóźnienia
• „założenia” zamiast zapisów (czyli coś „oczywistego”, czego nie wpisano do umowy)
• kopiowanie wzorów umów bez dopasowania do konkretnej sytuacji

Kluczowe klauzule – gdzie firmy tracą pieniądze? Identyfikacja ryzyk w umowie.

• jak ustalać odpowiedzialność w umowie, żeby realnie chroniła firmę?
• jak ograniczyć swoją odpowiedzialność i jednocześnie zabezpieczyć się na wypadek błędów drugiej strony?
• jak konstruować kary umowne, żeby były możliwe do wyegzekwowania, a nie tylko straszyły na papierze?
• kiedy kary umowne nie działają i jakich błędów unikać przy ich wprowadzaniu?
• jak ustalać terminy realizacji, aby mieć narzędzia reagowania przy opóźnieniach?
• jakie konsekwencje opóźnień warto przewidzieć w umowie (finansowe, operacyjne, kontraktowe)?
• jak opisywać jakość, parametry i sposób wykonania, żeby uniknąć sporów?
• jakie zapisy pozwalają skutecznie zakwestionować wadliwe wykonanie umowy?

Płatności i zabezpieczenie interesów finansowych

• kiedy w praktyce powstaje obowiązek zapłaty i dlaczego zapis „po wystawieniu faktury” często nie wystarcza?
• jak powiązać płatność z konkretnym zdarzeniem (odbiór, etap prac, protokół), żeby mieć kontrolę nad przepływem pieniędzy?
• jak konstruować warunki płatności, żeby nie finansować kontrahenta z własnych środków?
• jakie mechanizmy zabezpieczają zapłatę (zaliczki, płatności etapowe, gwarancje, potrącenia) i kiedy warto je stosować?
• jak ustalać odsetki i inne konsekwencje opóźnień, żeby miały realny efekt, a nie tylko „były w umowie”?
• jakie dodatkowe narzędzia przewidzieć na wypadek braku płatności (kary, wstrzymanie dostaw, rozwiązanie umowy)?
• kiedy i na jakich zasadach można wstrzymać wykonanie umowy, żeby nie narazić się na zarzut niewykonania?
• jak zapisać warunki wstrzymania prac lub dostaw, aby były skuteczne i bezpieczne dla firmy?

Odbiór, jakość i moment przejścia ryzyka

• kiedy w praktyce uznaje się, że towar lub usługa zostały odebrane – i dlaczego brak reakcji często działa na Twoją niekorzyść?
• jakie znaczenie ma protokół odbioru, podpis, brak zastrzeżeń lub ich brak w określonym czasie?
• kiedy dochodzi do tzw. „milczącego odbioru” i jakie ma to konsekwencje dla dalszych roszczeń?
• kiedy przechodzi ryzyko (np. uszkodzenia, utraty, wad) i dlaczego moment ten jest kluczowy dla odpowiedzialności stron?
• jak powiązać odbiór z płatnością, odpowiedzialnością i rozpoczęciem biegu terminów?
• jak zapisać procedurę odbioru w umowie (etapy, terminy, zgłaszanie zastrzeżeń, testy, odbiory częściowe)?
• jak zabezpieczyć się przed sytuacją, w której druga strona „uznaje odbiór”, mimo że problem istnieje?
• jakie zapisy pozwalają skutecznie zgłosić wady i nie utracić uprawnień?
• najczęstsze błędy firm: brak procedury odbioru, brak dokumentacji, brak reakcji w terminie, nieprecyzyjne zapisy jakościowe?
• jak uniknąć sporów o to „czy było wykonane zgodnie z umową”?

Zmiany umowy w trakcie współpracy – czy zmiana jest wiążąca?

• czy mail lub ustalenie handlowe zmienia umowę?
• kto może zmienić umowę?
• kiedy zmiana jest skuteczna?
• jak nie stracić kontroli nad ustaleniami?

Jak bezpiecznie wyjść z umowy – co zrobić w trudnej sytuacji?

• kiedy można odstąpić od umowy?
• jak rozwiązać umowę bez strat?
• jakie są skutki zakończenia współpracy?

Siła wyższa i sytuacje nadzwyczajne

• jak ją definiować w umowie
• kiedy można się na nią powołać
• jak zabezpieczyć firmę przed nadużyciami
• kiedy renegocjować warunki

Dowody – jak zabezpieczyć swoją pozycję?

• znaczenie maili, SMS, nagrań
• zawieranie umów na odległość
• jak dokumentować ustalenia
• najczęstsze błędy dowodowe

Reklamacje i gwarancje a prawo do naprawy – jak zmiany wpływają na zapisy umowne?

• nowe regulacje UE (prawo do naprawy, ekoprojekt, cyfrowy paszport produktu) – jakie nowe obowiązki trzeba uwzględnić w umowach (wdrożenie do 2026)?
• zmiana podejścia: preferencja naprawy zamiast wymiany – jak zmienić zapisy reklamacyjne i kolejność roszczeń w umowie?
• rękojmia: naprawa jako pierwszy środek + wydłużenie odpowiedzialności po naprawie – jak zabezpieczyć terminy, zakres i sposób realizacji napraw?
• gwarancja: automatyczne wydłużenie i obowiązek jasnych zasad – jak konstruować warunki gwarancji, aby były zgodne z przepisami i korzystne dla firmy?
• obowiązek naprawy także po okresie gwarancyjnym – jakie zapisy wprowadzić, aby określić zasady, koszty i odpowiedzialność?
• części zamienne: dostępność i cena – jak zabezpieczyć dostęp do części i serwisu w umowie z dostawcą?
• ekoprojekt i wymagania dotyczące trwałości oraz naprawialności – jakie informacje i parametry produktu powinny znaleźć się w dokumentacji i kontrakcie?
• odpowiedzialność za dane o produkcie (oznaczenia, deklaracje, dokumentacja) – jak przenieść ryzyko i obowiązki na dostawcę?
• jak zmienić zapisy dotyczące reklamacji, serwisu i wsparcia technicznego, aby odpowiadały nowym regulacjom?
• jakie klauzule warto dodać lub zmodyfikować (naprawy, części, serwis, dokumentacja, odpowiedzialność), aby zabezpieczyć firmę w praktyce?

Podpowiemy Ci:

• Co trzeba wiedzieć o swoim kontrahencie przed zawarciem umowy i gdzie szukać informacji o jego sytuacji prawnej i finansowej?
• Jak zawrzeć ważną umowę bezpośrednio i na odległość?
• Jakie znaczenie dla prawidłowego zawarcia umowy mają nagrania rozmów telefonicznych, wiadomości e-mail, sms, pliki komputerowe?
• Jakie znaczenie mają oferta i zamówienie?
• Kiedy dochodzi do zawarcia umowy?
• Jak zabezpieczyć wykonanie umowy?
• Jak ograniczyć odpowiedzialność?
• Kiedy można ponosić odpowiedzialność za zobowiązania osób trzecich?
• Jakie zasady obowiązują przy rozpatrywaniu reklamacji?
• Jak skutecznie wypowiedzieć umowę?

Wymagania sprzętowe:

• W celu prawidłowego i pełnego korzystania ze szkolenia należy posiadać urządzenie (komputer, laptop lub smartfon) z dostępem do Internetu, wbudowaną kamerą i mikrofonem.
• Proste, intuicyjne uruchamianie szkolenia na urządzeniach.
• Po rejestracji na szkolenie wszystkie kwestie techniczne będą Państwu przesłane drogą mailową.
  

Zaplanuj czas na szkolenie –9:00-15:00.
8.30 – 9.00 Logowanie do platformy i sprawdzanie ustawień.

Cena szkolenia wynosi 890 zł netto.
 

Do podanej kwoty zostanie doliczony VAT w wysokości 23%.

Dla instytucji budżetowych i firm, które finansują szkolenie w ponad 70% z środków publicznych, istnieje możliwość wystawienia faktury VAT ze stawką zwolnioną. Aby uzyskać taką fakturę należy przesłać do nas oświadczenie o finansowaniu usługi szkoleniowej ze środków publicznych.

Cena szkolenia obejmuje: udział w szkoleniu z sesją pytań i odpowiedzi, materiały szkoleniowe w wersji pdf, elektroniczny certyfikat o podwyższeniu kwalifikacji zawodowych. Odpowiedzi na pytania nie są doradztwem prawnym. Doradztwo prawne proponujemy na indywidualne zlecenia w ramach usług świadczonych przez Effect Polska.

OSiI Effect nie wyraża zgody na jakąkolwiek formę utrwalania, powielania, udostępniania lub nagrywania przebiegu szkolenia. Treść szkolenia i materiały szkoleniowe objęte są prawami autorskimi.

Umowy handlowe – adresaci szkolenia:

1. Kierowników i specjalistów działów zakupów, zaopatrzenia, inwestycji i logistyki
2. Kierowników i specjalistów działów prawnych i przetargów
3. Dyrektorów handlowych i finansowych
4. Członków zarządów przedsiębiorstw
5. Osób odpowiedzialnych za prawidłowe sporządzanie, zawieranie umów oraz egzekwowanie roszczeń w sprawach spornych