5 s czyli kaizen (dobra zmiana) w procesach zarządzania z Japonii

Wiele współczesnych przedsiębiorstw produkcyjnych, jak również innych organizacji, jak np. służba zdrowia, banki, szkoły czy administracja państwowa, zdecydowało się podążyć ścieżką metodologii organizacji według zasady tzw. „5S”.

Czym jest 5S?

To system redukcji odpadów i zwiększania produktywności przedsiębiorstwa poprzez utrzymanie uporządkowanego miejsca pracy i wykorzystywanie wizualnych wskazówek w celu ułatwienia stosowania zasad 5S w miejscu pracy.

„MIEJSCE NA WSZYSTKO I WSZYSTKO NA SWOIM MIEJSCU” to motto 5S.

5S powstał w Japonii, a swoją popularność zawdzięcza m.in. firmie Toyota, która go wdrożyła już na początku XX wieku i sukcesywnie udoskonalała. System ten miał umożliwić produkcję na tzw. just in time.

5S polega na ocenie przydatności, funkcjonalności i bezpieczeństwa wszystkiego, co jest obecne w przestrzeni pracy i usuwaniu tego, co niepotrzebne, niebezpieczne w myśl zasady: uporządkuj – wyczyść – powtórz. Termin 5S pochodzi od 5 japońskich słów, które bardzo szybko znalazły swoje odpowiedniki w słowach angielskich:

1. SEIRI (SORT) – sortowanie/ selekcja – na tym etapie należy dokonać przeglądu wszystkich narzędzi, materiałów, mebli i sprzętu w firmie pod kątem przydatności, częstotliwości używania itp. Jeśli niektóre z nich są zbędne, należy rozważyć następujące opcje: przekazać je do innego działu, który może ich potrzebować; przetworzyć; sprzedać; umieścić w magazynie; zutylizować.
2. SEITON (SET IN ORDER) – systematyka i porządkowanie – na tym etapie zalecane jest ułożenie
   i zorganizowanie przestrzeni do pracy tak, aby łatwo było ze wszystkiego korzystać i aby każdy mógł wszystko łatwo znaleźć i odłożyć bez problemu na właściwe miejsce.
3. SEISO (SHINE) – sprzątanie na „błysk” – stopień „połysku” 5S koncentruje się na czyszczeniu, porządkowaniu, ścieraniu, odkurzaniu, zamiataniu, odkładaniu narzędzi i materiałów na miejsce, konserwacji etc.
4. SEIKETSU (STANDARIZE) – standaryzacja – gdy wszystko jest uporządkowane, warto zapisać gdzieś wprowadzone standardy postępowania w pracy, tak, aby nowo wprowadzone zmiany nie umknęły i wszystko nie wróciło na dawne złe „tory”.
5. SHITSUKE (SUSTAIN) – samodyscyplina w utrzymaniu – jest to nauka nawykowego utrzymywania wprowadzonych standardów i procedur, tak, aby możliwa była do utrzymania płynność pracy; to kontrola funkcjonowania standardów, jak również uaktualnianie procedur.

Każde „S” reprezentuje jedną część 5-stopniowego procesu, którego celem nadrzędnym jest usprawnienie działań firmy. System organizacji pracy 5S jest uznawany za fundamentalną część systemu zarządzania tzw. LEAN MANUFACTURING.

Niektóre przedsiębiorstwa wprowadziły do systemu 5S punkt nr 6, a mianowicie: SAFETY (bezpieczeństwo). Na tym etapie należy się skupić na tym, co można zrobić aby wyeliminować ryzyka w procesach pracy.

Często punkt ten skupia się przede wszystkim na stałym edukowaniu pracowników odnośnie ewentualnych zagrożeń w miejscu pracy. W celu umożliwienia pracownikom pełnego zrozumienia ideologii pracy wg zasad 5S wprowadzana jest tutaj tzw. wizualizacja miejsc pracy (visual work area), np. etykiety, oznaczenia półek, szafek, taśmy podłogowe, tablice etc.

5S to więc DBAŁOŚĆ O PORZĄDEK I SKUTECZNE GOSPODAROWANIE w każdym czasie i miejscu, u siebie i wokół siebie! Ja polecam zastosowanie 5S na swoim biurku ;). Bardzo wspomaga efektywność pracy i podnosi poziom zadowolenia :).

Jeśli chcielibyście dowiedzieć się więcej o tajnikach zarządzania pracownikami, motywowaniu i coachingowym stylu zarządzania, to serdecznie zapraszam wszystkich na moje szkolenia z tego zakresu.

Autor:

Agnieszka Olejnik, ekspert HR, coach kariery i wizerunku zawodowego, senior trener AVENHANSEN