Na początku kilka faktów......bądź mitów.
• Mit Pierwszy
Stanowisko sekretarki to świetny sposób na rozpoczęcie kariery zawodowej i idealna trampolina do późniejszych awansów.
Jako wieloletnia rekruterka, z całą odpowiedzialnością stwierdzam, że nic bardziej, mylnego. Pracodawcy, zresztą jak każda grupa zawodowa czy społeczna wciąż opierają się na stereotypach, a gdy te zagoszczą w Curriculum Vitae ambitnej, młodej osoby, która na stanowisku asystenckim liczyła jedynie na rozruch, na zapoznanie się ze specyfiką pracy w danej branży, to będzie zazwyczaj także w dalszej perspektywie czasowej, traktowana jako kandydatka na sekretarkę, nie specjalistę. Ponadto, w tym temacie, krąży jeszcze jeden argument, a mianowicie życiowa prawda, że mało który pracodawca, po znalezieniu kompetentnej, rzeczowej asystentki, będzie chciał z niej zrezygnować, mając na uwadze, tak istotną kwestię jak fakt, że nikt świadomy bądź przy zdrowych zmysłach, nie chce pozbyć się swojej prawej ręki.
• Mit drugi
Jak nie wiem, czym chciałbym / chciałabym się zajmować, to poskładam aplikacje na stanowisko sekretarki. W końcu parzenie kawy nie wykracza poza moje możliwości, prawda?
Problem jednak w tym, że przysłowiowe „przedłużenie ręki szefa”, wcale nie polega na ładnym wyglądaniu oraz serwowaniu zimnych napoi. To konkretna, bardzo ciężka, wymagająca, czasowo obarczająca praca, która często wykracza poza ramy obowiązków pozostałych stanowisk w przedsiębiorstwie. Sekretarka to fachowiec, to logistyk, psycholog, strateg, negocjator oraz specjalista do spraw trudnych klientów. Jeśli jesteś tego świadomy, to właśnie wówczas, a nie po weryfikacji swoich umiejętności barmańskich, możesz zacząć rozważać aplikowanie na podobne stanowiska.
• Mit trzeci
Asystentka / Sekretarka musi być jak modelka.
Jestem młodą kobietą, z nienaganną aparycją i miłym usposobieniem. Jak to przeczytałam, to aż mną wzdrygnęło, dlatego też z góry przepraszam wszystkie urażone kobiety, które dotknęłam takim podejściem do tematu. Prawda jest jednak taka, że istnieje pewna niechlubna grupa zarówno kobiet ale i niestety osób zatrudniających, dla których wygląd jest tożsamy z profesjonalizmem a to oczywiście nieprawda. Naturalnie, sytuacją optymalną byłoby, gdyby nasza sekretarka była zarówno świetnym pracownikiem i cechowała się odpowiednią prezencją, ale nie jest to zawód modelki czy hostessy, gdzie te kwestie stanowią o być lub nie być w zawodzie.
Jakie zatem cechy powinna mieć właściwa osoba na właściwym miejscu? Poszczególnych kompetencji jest rzeczywiście bardzo dużo, dlatego skupmy się na tych, które osobom niezainteresowanym bądź dopiero raczkującym w tym temacie, mogły wydawać się nie istotne a w rzeczywistości, jest wręcz odwrotnie. Jest to na przykład dyspozycyjność. I niestety ale nie możemy tutaj liczyć na pracę od dziewiątej do szesnastej. Wizyty gości, targi, spotkania biznesowe, wyjazdy służbowe… tak, zawsze musimy liczyć się z nienormowanym czasem pracy, a do powyższych sytuacji, bardzo często należy dołączyć pomoc w załatwianiu spraw prywatnych szefa. Nieoczekiwany odbiór dzieci, obecność podczas proszonej kolacji, czy też, w przypadku relacji, które bardzo często przeplatają się z prywatnymi, uczestniczenie w imprezach rodzinnych.
Podobnie jak mnogość obowiązków, często niezbędna jest mnogość umiejętności. Sekretarka powinna bowiem powinna znać podstawy, a często nie tylko: księgowości i zagadnień ekonomicznych, świetnie władać przynajmniej jednym językiem obcym, zarówno w mowie i piśmie, choć warto nadmienić, że zależnie od specyfiki firmy, zazwyczaj oprócz uniwersalnego angielskiego, którego znajomość nie podlega żadnej dyskusji, należy znać także język kraju, z którym zazwyczaj przedsiębiorstwo prowadzi swoje interesy. Ale również być specjalistą od MS Office, z konieczności częstego tworzenia analiz, zestawień czy formatowania tekstów.
Jeśli do tego dodamy szereg niezbędnych umiejętności miękkich, takich jak prawdziwa odporność na stres, umiejętność nawiązywania kontaktów czy elastyczność ale i zdyscyplinowanie. A do tego każde z powyższych cech pomnożymy przez dwa i potraktujemy naprawdę poważnie, wówczas możemy zacząć rozważać możliwość ubiegania się o podobne stanowisko.
I na koniec rada, której udzielam zawsze i wszystkim. Rozważając jakąkolwiek ofertę pracy, szczególnie zresztą taką jak sekretarki, warto zadać sobie pytanie, czy tą sekretarką, chciałabym być również za trzy czy cztery lata, wówczas szybko możemy zweryfikować swoje zapędy.
Akademia Profesjonalnej Asystentki/Sekretarki, czyli Super Menadżer Biura
Autor:
