Ćwiczenia dla HR-owca

W praktyce każdego trenera niezwykle ważną rolę pełnią ćwiczenia. Nie ma znaczenia czy jest to trener wewnętrzny w firmie, czy trener zewnętrzny z własną firmą szkoleniową.

Ćwiczenia są potrzebne, zawsze i wszędzie. Dzięki nim uczestnicy zajęć widzą praktyczne efekty jakie mogą uzyskać po powrocie ze szkolenia do pracy - i mogą je przetrenować w sytuacji pozbawionej stresu czy odpowiedzialności. To bardzo pomaga w nauce.

Problem pojawia się, gdy trener nie ma natchnienia, nie ma pomysłu na stworzenie ciekawych ćwiczeń. Czasem tak się zdarza, dokładnie na takiej samej zasadzie jak brak weny twórczej u pisarzy i kompozytorów. Jednak trenerzy maja znacznie łatwiej, ponieważ bez przeszkód mogą skorzystać z cudzych pomysłów. Wystarczy zmienić kilka szczegółów, dopasować sytuacje do branży uczestników szkolenia i gotowe.

W przypadku HR (zarządzania kadrami w firmie) przydatnym zbiorem ćwiczeń z różnych dziedzin (strategiczne, międzynarodowe, prawne i etyczne zarządzanie kadrami, planowanie kadr, dobór pracowników, kierowanie ludźmi, wynagradzanie i rozwój pracowników, stosunki i warunki pracy, odejścia i ocenianie pracowników, kontrola funkcji personalnej, system informacji personalnej) jest książka "Zarządzanie kadrami. Ćwiczenia" pod redakcją T. Listwana (Wydawnictwo C.H. Beck, 2006). Książka zawiera w sumie 143 ćwiczenia, które możesz wykorzystać w swoich treningach i szkoleniach.

Poniżej znajdziesz kilka z nich. Zamieszczenie ćwiczeń za zgoda Wydawcy.

Dział - Strategiczne zarządzanie kadrami
Autor - Sylwia Przytula

Cel:

Rozpoznawanie oraz identyfikowanie wyznaczników strategii ogólnej i personalnej firmy

Sposób realizacji:

Po przeczytaniu obu ogłoszeń prasowych, w których poszukiwany jest kandydat na strategiczne stanowisko kierownicze - dyrektora ds. personalnych, należy odpowiedzieć na poniższe pytania:

• Czy na podstawie informacji zawartych w ogłoszeniach można wskazać wyznaczniki strategii ogólnej i personalnej firm A i B?
• Czy występują jakieś różnice w obu firmach w strategii, stylu zarządzania procesami kadrowymi, które wynikają z opisu w ogłoszeniu prasowym?
• W odniesieniu do obu ogłoszeń - jakie byłyby najbardziej pożądane elementy profilu kwalifikacyjnego (cech psychologicznych, wiedzy i umiejętności) w firmach A i B na stanowisku Dyrektora ds. Personalnych?

Materialy do cwiczenia:

Dwa poniższe ogłoszenia prasowe dotyczące obsady stanowiska Dyrektora ds. Personalnych w międzynarodowych firmach.

Firma A

Międzynarodowa firma A z centrala w USA znajdująca się na liście Fortune 500, działająca w 59 krajach Świata i obrotami przekraczającymi 9 min USD poszukuje dyrektora ds. personalnych.

Korporacja działa w branży elektronicznej. Na rynku europejskim firma osiągnęła znaczący udział dzięki fuzjom i przejęciom, jakich dokonała w ostatnich kilku latach. W filiach europejskich zatrudnionych jest 2000 pracowników.

Wyzwaniem, przy którym stanie nowy dyrektor ds. personalnych będzie kontynuowanie integracji włączonych w struktury korporacji firm europejskich oraz zbudowanie/organizowanie jednej prężnie działającej organizacji.

Ponadto należy stworzyć PLAN-EUROPEJSKI zespół zarządzania kadrami, który przyczyni się do realizacji celów korporacji na obszarze europejskim. Do kluczowych kwalifikacji pożądanych na ww. Stanowisku należą: Doświadczenie kierownicze w firmie międzynarodowej działającej na rynku europejskim, otwartość i zdolność przystosowania się do zmieniających się warunków otoczenia i branży, wytrwałość, mobilność oraz sprawność psychofizyczna. Kandydat na powyższe stanowisko z pewnością będzie odznaczał się biegłą znajomością więcej niż jednego europejskiego języka obcego, posiadał ponadprzeciętne umiejętności interpersonalne.

Firma B

Jesteśmy międzynarodową firmą z centralą w Wielkiej Brytanii i dostarczamy produkty oraz usługi z zakresu wiązek elektrycznych oraz systemów komunikacji dla firm i odbiorców indywidualnych. Naszym celem jest tworzenie wysokiej jakości systemów komunikacji o najwyższym poziomie dźwięku i obrazu. Do naszej korporacji, która z roku na rok gwałtownie się rozwija zdobywając coraz nowe rynki/obszary geograficzne poszukujemy dynamicznej indywidualności, która dołączy do zespołu HR. Kandydat na stanowisko dyrektora ds. personalnych będzie podlegał Corporate HR Director, a do jego zadań należeć będzie:

• zarządzanie zespołem 2500 pracowników,
• rozwój strategii personalnej, która będzie spójna ze strategia ogólną i pozwoli na realizacje celów korporacji,
• zarządzanie procesem doboru kadry, zarządzanie zmianami, planowanie karier i budowanie systemu oceny pracowników.
  
  Od kandydata oczekuje się doświadczenia w branży na stanowisku kierowniczym, wykształcenia wyższego-ekonomicznego, orientacji na klienta, umiejętności przywódczych. Powyższa oferta pracy na stanowisku kierowniczym wiąże się z możliwością rozwoju kariery międzynarodowej w dynamicznie rozwijającej się firmie, zapewniającej rozwój ścieżki kariery w korporacji. Zapewniamy atrakcyjny pakiet wynagrodzeń.
  
  Dział - Planowanie kadr
  Autor - Jolanta Jasińska
  
  Cel:
  
  Zaznajomienie z podstawowymi narzędziami organizatorskimi stosowanymi w procedurze planowania kadr. Nabycie umiejętności wykorzystywania ich w konkretnych działaniach.
  
  Sposób realizacji:

Po zapoznaniu się z opisem przypadku w grupach 3-4 osobowych należy:

• opracować (zaproponować) strukturę nowego oddziału: planowana liczba zatrudnionych, stanowiska,
• wykonać opisy stanowisk pracy w nowym oddziale,
• opracować opis stanowiska pracy koordynatora sprzedaży,
• zaplanować źródła rekrutacji i sposoby doboru nowych pracowników.
  
  Opis przypadku firmy A:

• Firma handlowa A mająca swoją siedzibę we Wrocławiu (27 osób zatrudnionych), posiadająca swoje oddziały w Opolu (7 osób), Krakowie (12 osób) i w Poznaniu (12 osób) zajmuje się dystrybucja materiałów papierniczych i biurowych. Firma dobrze sobie radzi na rynku, mimo ze konkurencja w tej branży jest duża. W ślad za tym idzie dobra sytuacja finansowa. Z ostatnich analiz działu planowania i rozwoju wynika, ze dobrym posunięciem będzie wejście na rynek Pomorza. W związku z powyższym konieczne staje się utworzenie w okolicach Trójmiasta oddziału obsługującego ten region. Dodatkowo dobrym posunięciem byłoby zatrudnienie koordynatora w randze dyrektora sprzedaży, sprawującego nadzór nad oddziałami.
  
  Dział - Kierowanie ludźmi i przywództwo
  Autor - Izabela Nawara
  
  Cel:
  
  Zobrazowanie mechanizmu działania, jaki towarzyszy dopasowaniu oczekiwań lidera do oczekiwań pracownika.
  
  Sposób realizacji:
   
• Uczestnicy dobierają się w pary. W parze samodzielnie decydują, kto będzie osobą A, a kto osoba B. >Każdy z uczestników wybiera sobie jakiś cel, czasochłonne zadanie, do którego będzie chciał przekonać partnera
• Kolejnym krokiem jest zbieranie informacji na temat potrzeb drugiej strony. Najpierw osoba A dopytuje osobę B. Jej zadaniem jest ustalić preferencje i potrzeby związane z celem do którego chce skłonić swojego partnera. Robi to przy pomocy pytań typu (cały czas mając na uwadze specyfikę zadania, do którego będzie motywował):
  
  - Co jest dla ciebie ważne w obszarze...?
  - Jakie korzyści mógłbyś czerpać z osiągnięcia...?
  - W jakich warunkach czujesz się najbardziej zmotywowany do pracy?
  - Czego potrzebujesz, aby pracować efektywnie?
  - Co w pracy sprawia ci najwięcej satysfakcji?
  - Jakie zachowania innych osób podwyższają a jakie obniżają Twoja motywacje?
  - Jakimi zasadami kierujesz się podczas pracy nad...?
  - Jaki rodzaj nadzoru nad twoimi poczynaniami preferujesz?
  - Jakie cechy szanujesz u zwierzchników?
   
• Kolejny etap ćwiczenia polega na przygotowaniu wypowiedzi, której celem jest zmotywowanie partnera do wykonania zadania, jakie zostało wybrane w pierwszym etapie. Powinno się to wykonać w formie pisemnej, zawierającej plan rozmowy i zasadnicza argumentacje.
• Teraz należy zamierzenia wprowadzić w życie. Polegać to będzie na odegraniu sceny, w której A przekonuje B do podjęcia zadania. Po wygłoszeniu perswazyjnego komunikatu, osoba B udziela osobie A drobiazgowej informacji zwrotnej na temat skuteczności jej oddziaływania. Przekazywane informacje powinny dotyczyć stopnia dopasowania perswazyjnego komunikatu do potrzeb i oczekiwań jego odbiorcy (należy odwoływać się etapu zbierania informacji w tym zakresie). Po wykonaniu zadania przez osobę oznaczona jako A do jego wykonania przystępuje B - zmiana odgrywanych rol.
• Podsumowaniem ćwiczenia może być zaprezentowanie na forum grupy tych komunikatów, które ich odbiorcy odebrali jako bardzo skuteczne podczas pracy w parach i wypunktowanie czynników, które zadecydowały o ich skuteczności.
  
  Pytania do dyskusji:
   
• Od jakich czynników zależy skuteczność komunikacji perswazyjnej?
• Z jakich składowych powinien się składać skuteczny komunikat mający przekonać partnera do podjęcia wyznaczonego mu zadania?
• Jakich błędów nie wolno popełniać, bo psują one zamierzone oddziaływania perswazyjne?
• Jakie pytania (treść i sposób ich zadawania) pozwalają lepiej poznać partnera, jego oczekiwania i potrzeby?
• W jaki inny sposób i gdzie można zdobywać informacje potrzebne do skutecznej perswazji?
  
  Dział - Stosunki i warunki pracy
  Autor - Jolanta Jasińska
  
  Cel:
  
  Wskazanie celowości stosowania zasad ergonomii w pracy.
  
  Sposób realizacji:
• Uczestnicy zajęć dobierają się w pary. Zadaniem każdej z par jest zaprojektowanie sali do zajęć dydaktycznych.
• Uczestnicy maja przypomnieć sobie najmniej atrakcyjna, najbardziej niewygodna lub nielubiana sale.
• Następnie próbują zaprojektować ja w taki sposób, by przebywanie i nauka w tej sali wydały się wygodne i przyjazne. W swoim projekcie powinni uwzględnić miejsce pracy prowadzącego. Po skończeniu pracy następuje prezentacja projektów i dyskusja na temat zaproponowanych rozwiązań.
  
  Dział - Odejścia pracowników z organizacji
  Autor - Izabela Nawara
  
  Cel:
  
  Nabycie umiejętności konstruowania wywiadu końcowego z pracownikiem.
  
  Sposób realizacji:

• Streszczenie uczestnikom pokrótce, na czym polega istota exit interview, jakie są jego cele i w jaki sposób może wpływać na stosunki pomiędzy pracodawca a odchodzącym pracownikiem, jaki może mieć wpływ na pracowników, którzy zostają w organizacji oraz na jej wizerunek na rynku.
• Uczestników dzieli się na trzy grupy robocze: A, B i C.
• Ćwiczenie ma cztery etapy:
  
  - każdy zespół tworzy opis konkretnego (istniejącego lub fikcyjnego) przedsiębiorstwa, opisuje strukturę stanowisk w tym przedsiębiorstwie oraz jedno konkretne stanowisko i jego profil kwalifikacyjny;
  
  - po zakończeniu pierwszego etapu zespoły przekazują sobie stworzone opisy zgodnie z ruchem wskazówek zegara. Każdy zespół opisuje konkretnego pracownika, który był zatrudniony na stanowisku, które ma w swoim przypadku otrzymanym od sąsiedniego zespołu. Opis pracownika powinien zawierać dane na temat wykształcenia, doświadczeń zawodowych, cech osobowych, umiejętności technicznych, konceptualnych i interpersonalnych oraz przyczynę odejścia po raz kolejny zespoły przekazują sobie opisy - teraz oba - profil stanowiska i profil pracownika. Trzeci etap pracy polega na stworzeniu struktury i konkretnych pytań exit interview w tym przypadku. Ukoronowaniem pracy w tym etapie jest stworzenie inscenizacji, w której jedna osoba z zespołu będzie odgrywać rolę członka działu HR prowadzącego wywiad, a druga osoba odchodzącego pracownika;
  
  - czwarty etap polega na przedstawieniu poszczególnych przypadków oraz odegraniu przygotowanych scen.
  
  - Streszczenie uczestnikom pokrótce, na czym polega istota exit interview. Przykładowe pytania, jakie mogą się pojawić w wywiadzie końcowym:
   
• Co sądzisz o stosowanych praktykach zarządzania?
• Jak oceniasz swój wkład w rozwój firmy?
• Co powiedziałbyś o atmosferze pracy w twoim byłym zespole/dziale/komórce?
• Jak oceniasz współpracę z przełożonym?
• Jakie są dokładnie powody twojego odejścia?
• Co możesz powiedzieć o warunkach pracy w naszej firmie?
• Co można poprawić w obszarze...?
• Gdyby ktoś znajomy zapytał cię, czy warto się u nas zatrudnić, to co byś mu odpowiedział?
• Dlaczego?
• Ćwiczenie kończymy dyskusja na temat korzyści płynących z exit interview dla organizacji i dla odchodzącego pracownika.

Materiały do ćwiczenia:

Potrzebne są: papier, ołówki lub długopisy.

Więcej ćwiczeń z różnych dziedzin HR zawiera książka "Zarządzanie kadrami. Ćwiczenia" pod redakcja T. Listwana (Wydawnictwo C.H. Beck, 2006). Książkę znajdziesz w księgarni internetowej www.ksiegarnia.beck.pl, wpisując w pole wyszukiwarki zwrot "zarządząnie kadrami ćwiczenia".

Źródło: Mariusz Ludwiński
www.twoja-firma.pl