Delegowanie najprościej można określić jako przekazywanie przez przełożonego swoich obowiązków podległym pracownikom wraz z uprawnieniami i odpowiedzialnością. Definicja dość prosta i zrozumiała, lecz już sam proces delegowania nie należy do najłatwiejszych.
Delegowanie jest jedna z najważniejszych umiejętności menedżerskich. To proces, a nie jednorazowa decyzja. W zależności od umiejętności i podejścia kierownika, delegowanie może być skutecznym motywatorem, ale równie dobrze może stać się czynnikiem demotywującym dla pracownika.
W samo sedno
Kluczowa zmienna skutecznego delegowania jest zaufanie. Często mając do wykonania jakieś zadanie boimy się je delegować, myśląc, że sami wykonamy je lepiej i szybciej albo nie mamy czasu na wyjaśnienie jego szczegółów i oczekiwań, co do jego wykonania. To ogromny błąd. W ten sposób, jako kierownicy możemy doprowadzić do sytuacji, w której bierzemy na siebie za dużo zadań i w efekcie przestajemy być efektywni.
Dodatkowo wpływa to źle na relacje z pracownikami. Nie przekazując im części odpowiedzialności za prace, myślą, że im po prostu nie ufamy. Ponadto takie podejście może doprowadzić do paradoksu, w którym nasi pracownicy widząc nas wciąż zamkniętych w gabinecie myślą, ze chyba jednak nie mamy zbyt dużo obowiązków, skoro w ogóle nie interesujemy się ich praca – de facto z powodu nadmiaru obowiązków i tym samym braku czasu.
Właściwe delegowanie to droga do tego, aby efektywnie rozdzielić pracę i dodatkowo motywować pracowników. Jako kierownicy nie powinniśmy bać się utraty kontroli. Jednak jednocześnie powinniśmy uważać, aby delegowanie nie zmieniło się w wydawanie rozkazów – zakładając oczywiście, że organizacja, w której pracujemy nie przechodzi właśnie kryzysu, w czasie którego właśnie wydawanie rozkazów często może być skuteczniejsza droga.
Proces delegowanie można podzielić na kilka etapów, z których każdy jest ważny i wymaga poświecenia czasu.
W zarządzaniu istnieje kilka teorii skutecznego delegowania. Najpełniej prezentują ją autorzy związani z Harvard Business School. Wyróżniają oni 14 kroków efektywnego delegowania. Oto one:
1. Jasno opisz zadanie, projekt lub funkcje;
2. Zdefiniuj jego cel i wyjaśnij, w jaki sposób zgadza się z ogólną sytuacją;
3. Przeanalizuj zakres obowiązków podwładnego;
4. W stosownych okolicznościach, poinformuj o innych osobach, które zostaną włączone i opisz ich role;
5. Przedyskutuj możliwy do wykonania ostateczny termin realizacji;
6. Ustal standardy wykonania, mierniki sukcesu i stopień odpowiedzialności;
7. Ustal wiążące wartości w kwestiach takich jak: jakość, czas i koszty;
8. Jasno określ odpowiedzialność pracownika za osiągniecie standardów, na które się zgodziliście;
9. Zdefiniuj dostępne środki i wsparcie;
10. Omów wszelkie środki materialne i fizyczne niezbędne do wypełnienia zleconego zadania oraz potwierdź ich dostępność;
11. Jeśli to konieczne, przydziel dodatkowych pracowników do pomocy przy osiąganiu wyznaczonych celów;
12. Zapytaj pracownika, jakie wsparcie z Twojej strony wydaje mu się ewentualnie potrzebne w trakcie realizacji zadania;
13. Jeśli potrzebne jest specjalne szkolenie lub Twój osobisty instruktaż, przedyskutuj sposób ich zapewnienia;
14. Uzgodnij termin sprawdzenia postępów.
Autor jest konsultantem HR w FPA Group, firmie świadczącej usługi outsourcingowe z zakresu księgowości, kadr i plac www.fpa-group.pl.
Źródło: http://www.gazeta-msp.pl/