Negocjacje to nieodłączny element prowadzenia biznesu – niezależnie czy mówimy o jednoosobowym przedsiębiorstwie czy wielkiej, międzynarodowej korporacji. Ustalanie optymalnych warunków kupna-sprzedaży towarów i usług lub zasad wzajemnej współpracy są dla menedżerów codziennością. Kluczowym jest, aby prowadzone rozmowy doprowadziły do rozwiązania, z którego nie jedna, a wszystkie zaangażowane strony będą możliwie najbardziej zadowolone.
Tematyka skutecznych negocjacji jest niezwykle rozległa. Niemal codziennie robi to przecież każdy z nas – na uczelni, w pracy, w domu, w urzędzie. Różne są natomiast skale prowadzonych ustaleń oraz ich możliwe implikacje. Dotyczy to zwłaszcza negocjacji biznesowych, gdzie stawką często są losy danej organizacji. Mimo to, nigdy nie powinny być one porównywane do bezwzględnej walki. Przeciwnie, to rozmowy dwóch (lub więcej) partnerów, którym zależy na uzyskaniu porozumienia. Zasiadając do stołu negocjacyjnego należy więc podjąć wspólne starania w celu wypracowania rozwiązań korzystnych dla każdej ze strony. Skuteczne negocjacje oznaczają bowiem zwycięstwo wszystkich uczestników i wykreowanie dodatkowej wartości dla każdej z organizacji.
Dobre przygotowanie podstawą sukcesu
Negocjacje, choć często toczą się o naprawdę wysokie stawki, nie muszą, a wręcz nie powinny być stresujące. Klucz tkwi w odpowiednim podejściu. W świecie wielkich interesów funkcjonują dwie podstawowe koncepcje prowadzenia takich rozmów. Według pierwszej liczy się przede wszystkim dogłębne przygotowanie do mających nastąpić negocjacji. Druga koncepcja, psychologiczna, kładzie nacisk na właściwą komunikację, zakładając, iż liczy się opanowanie taktyk ustępowania i perswazji oraz radzenia sobie z emocjami i stresem przy stole. – Wśród dobrych praktyków górę bierze pierwsze podejście – tłumaczy Nikolay Kirov, Dyrektor ds. Inicjatyw Strategicznych i Programów Edukacyjnych Centrum Doradztwa i Kształcenia Menedżerów w Akademii Leona Koźmińskiego i członek zarządu Kirov Strategic Negotiators Sp. z o.o. Łatwiej bowiem radzić sobie ze stresem, czy unikać błędów w czasie rozmów, jeśli jest się do nich przygotowanym. Aby zrobić to naprawdę dobrze, powinniśmy przede wszystkim dokładnie określić interesy – zarówno swoje, jak i drugiej strony. Wiedząc, na czym zależy partnerowi rozmów, dużo prościej będzie nam przewidzieć jego ewentualne posunięcia. Niezwykle przydatne jest też uszeregowanie własnych interesów według ich ważności. W gorączce omawiania mniej istotnych spraw, pomoże to wyeliminować ryzyko pominięcia w rozmowach kwestii, na których najbardziej nam zależy. Bardzo ważne jest też uprzednie przygotowanie alternatywnych działań, na wypadek, gdyby nie udało się dojść do porozumienia.
Najlepsza możliwa alternatywa
Po ich określeniu wybierzmy najlepszą z możliwych opcji. – Będzie to: Best Alternative To A Negotiated Agreement, w skrócie BATNA, czyli najlepsza alternatywa dla negocjowanego porozumienia – wyjaśnia Nikolay Kirov. W negocjacjach jest to sposób postępowania, który wspomaga optymalną w danej sytuacji realizację potrzeb strony negocjującej. Dzięki opracowaniu BATNY będziemy dokładnie wiedzieli czy rozmowy idą w oczekiwanym przez nas kierunku, a negocjowane porozumienie jest lepsze od alternatyw, które posiadamy. Jeśli tak, pertraktacje można zakończyć na uzyskanych warunkach lub próbować jeszcze je poprawić. Jeśli nie, a nasz partner nie chce ustąpić, mamy gotowe zamienne rozwiązanie, na którego realizacji możemy się skupić, zamiast tracić czas i energię na rozmowy, które nie przynoszą zakładanych rezultatów. – Niemniej ważne od określenia swojej własnej BATNY jest możliwie najdokładniejsze ustalenie realnych opcji, które na wypadek braku porozumienia, posiada druga strona. W końcu im lepsza jest alternatywa, tym większą siłę ma negocjujący – podpowiada specjalista z Akademii Leona Koźmińskiego. Znając najlepsze opcje partnera, możemy już zawczasu zastanowić się, co zrobić lub jakich użyć argumentów, aby nasz rozmówca chciał podjąć decyzje, na jakich nam zależy. Będzie to dużo łatwiejsze przy odpowiednim przygotowaniu się do negocjacji.
Negocjacje zaczynaj wewnątrz własnej firmy
Negocjacje jeden na jeden, choć do łatwych nie należą, są jednak nieco prostsze do przeprowadzenia od innych. Sytuacja komplikuje się, gdy o interesach przychodzi rozmawiać dużym firmom, które przy stole reprezentują kilkuosobowe zespoły złożone z przedstawicieli różnych działów. Dzieje się tak w przypadku niemal każdej transakcji istotnej z perspektywy finansowej danego przedsiębiorstwa. Mówimy wówczas o negocjacjach strategicznych, które ze względu na swoją złożoność muszą być prowadzone wieloosobowo oraz wielostronnie. W tym przypadku istnieje uzasadnione ryzyko, że w prowadzonych negocjacjach pojawi się tyle różnych stanowisk ile osób bierze w nich udział. – Dzieje się tak dlatego, że poszczególne departamenty wewnątrz firmy mają zwykle odmienne interesy, do których zaspokojenia będą dążyć w pierwszej kolejności – mówi ekspert ALK, Nikolay Kirov. Może to utrudniać wynegocjowanie dla firmy optymalnych warunków. Nie ma jednak sytuacji bez wyjścia. Negocjacje strategiczne należy rozpocząć od negocjacji wewnątrzorganizacyjnych. W ich wyniku trzeba wypracować jedno wspólne stanowisko, do którego jednogłośnie będą dążyć wszyscy pracownicy obecni przy stole, niezależnie czy reprezentują sprzedaż, marketing, czy finanse. Określenie spójnej linii negocjacyjnej, uwzględniającej krótko- i długookresowe interesy wszystkich zainteresowanych departamentów pozwoli uniknąć sytuacji, w której zamiast prowadzić dyskusję z partnerami zewnętrznymi, będziemy negocjować z ludźmi z własnej firmy. Im więcej graczy, tym trudniejsze zadanie nas czeka. Warto jednak mieć świadomość, że z podobnymi problemami prawdopodobnie boryka się nasz partner. Ten, kto precyzyjniej ustali wewnętrzne stanowisko, ma więcej asów w rękawie.
Negocjacje rozpoczynają się, gdy pojawia się potrzeba, którą chcemy zrealizować. Sprawnie przeprowadzone pozwalają osiągnąć zakładane cele. Są pewnego rodzaju sztuką, której można się nauczyć. Szkolenia z tej dziedziny – zarówno z podstaw, jak i zaawansowanych technik oraz prowadzenia negocjacji strategicznych – prowadzi, m.in. Akademia Leona Koźmińskiego. Kursy te skierowane są do kadry menedżerskiej oraz osób, które zajmują, lub chciałyby zawodowo zajmować się prowadzeniem negocjacji w imieniu swojej firmy. Rozległa wiedza, znajomość odpowiednich technik oraz wspomniane wyżej dogłębne przygotowanie do pertraktacji stanowią klucz do sukcesu. Wykształcony i doświadczony negocjator wie, że połączenie interesów wszystkich graczy, którzy spotykają się przy stole negocjacyjnym jest prawdziwą sztuką. Liczy się bowiem nie tyle umiejętność „wycięcia największego fragmentu tortu dla siebie”, co jego zwiększenia o dodatkową wartość dla każdego z partnerów. Największy sukces odnosimy wtedy, gdy nie jedna, a wszystkie uczestniczące w rozmach strony, wychodzą z niego zwycięskie.
Za kontakty z mediami odpowiada:
Małgorzata Oświata
Akademia Leona Koźmińskiego
Menedżer ds. Marketingu i Inicjatyw Edukacyjnych
Tel. +48 22 519 22 48
Center of Excellence