Praca w kadrach i płacach to świetny wybór dla tych, którzy lubią pracę z ludźmi, są skrupulatni i nie boją się stawiać na swoim. Jeśli zastanawiasz się, jak zostać kadrowym, koniecznie przeczytaj ten artykuł. Są w nim rady, sprawdzone sposoby i wskazówki. Samo „kadrowo-płacowe mięso”.
Dawno, dawno temu, gdy nikt nie mówił o rynku pracownika, a benefity pracownicze oznaczały przydział świątecznej szynki, działy kadrowo-płacowe zajmowały się kompleksową obsługą swoich pracowników. Obecnie jednak takie zespoły są podzielone w zależności od tego, jaką funkcję pełnią. I nie chodzi tylko o podział na „kadry” i „płace”. Na rynku rozróżnia się bowiem tzw. „twardy HR”, czyli taki który dotyczy rozliczania pracowników, prowadzenia dokumentacji, przygotowywania umów i dopełniania wszelkich obowiązków na linii osoba zatrudniona – pracodawca. Nazywa się go „twardym”, ponieważ dotyczy rozliczenia i litery prawa. Jego pracownicy muszą więc doskonale znać przepisy prawa pracy i kodeksu cywilnego, przepisy podatkowe, posiadać wiedzę z zakresu finansów oraz potrafić obsługiwać arkusze kalkulacyjne i oprogramowanie kadrowo-płacowe (np. Optimy, Symfonii, Enovy lub inne). Z drugiej strony mamy natomiast tzw. „miękki HR”, czyli taki, który obejmuje prowadzenie rekrutacji (rozmów, przygotowanie ofert, opisów stanowisk), oceny pracy pracowników, ich motywowania, doszkalania, dbania o ich relacje z pracodawcą, rozwiązywanie konfliktów czy zwolnień. Osoby, które pracują w tym obszarze powinny mieć wiedzę nie tylko dot. finansów czy prawa pracy, ale także psychologii, zarządzania zasobami ludzkimi, znajomości języków obcych (pomocne przy prowadzeniu rekrutacji). Świetnie jeśli są komunikatywne, ale dyskretne, konsekwentne, pełne empatii i potrafiące dobrze zorganizować swoją pracę.
To, że pracownicy obu zakresów wykonują diametralnie inne obowiązki powoduje, że nie tylko powinni posiadać różne przygotowanie zawodowe, ale także dotyczy ich osobowości i zdolności. Możemy sobie przecież wyobrazić sytuację, że osoba, która świetnie będzie dokonywała rozliczeń wynagrodzeń, nie będzie prowadziła efektywnych rekrutacji i odwrotnie. Oczywiście, wiele firm (m.in. ze względu na ich wielkość, ilość zatrudnianych pracowników czy strukturę organizacyjną) powierza prowadzenie rozliczeń biurom rachunkowym (wtedy zatrudnieni specjaliści ds. kadr zajmują się human resources sensu stricte i kwestiami administracyjnymi). Zdarza się też tak, że w zespołach kadrowo-płacowych to kierownik działu odpowiada nie tylko za koordynację naliczeń i dokumentacji, ale również za miękkie aspekty HR (i dlatego bierze udział w rozmowach kwalifikacyjnych, motywujących czy dyscyplinujących). Najczęściej to on jest również „pierwszymi na linii frontu” między pracownikiem i pracodawcą (nikt przecież nie pyta prezesa o dokonane mu potrącenie z wynagrodzenia, zaległy urlop czy nie prosi o rozwiązanie sporu w zespole). Oczywiście, mniejsze firmy zatrudniają tylko jedną osobę na stanowisku specjalisty ds. kadr i płac, która – jako firmowy Winston Wolf – zajmuje się wszystkim (od rekrutacji po rozliczenie), a te najmniejsze cedują te obowiązki na swoich księgowych. Jak więc widzisz, praca w obszarze kadr i płac może mieć bardzo różne formy. A jak się do niej przygotować?
Zawsze najlepszą odpowiedzią byłoby: to zależy. Faktycznie bowiem zależy od tego, co konkretnie chciałbyś robić. Jeśli chcesz zajmować się miękkimi aspektami human resources, najlepiej jeśli zdobędziesz podstawy prawa pracy, ale również zarządzania zasobami ludzkimi, psychologii czy socjologii. To klasyczna praca z ludźmi, w której liczą się również miękkie kompetencje. Poza studiami (także podyplomowymi), możesz również zdecydować się na szkołę policealną czy specjalizacyjny kurs. Zapotrzebowanie na rynku pracy na specjalistów z tego zakresu jest spore, dlatego też rozpoczęcie pracy nawet po krótkim przygotowaniu (np. odbyciu stażu) jest jak najbardziej możliwe. Szczególnie, jeśli posiadasz znajomość języków obcych (ogromnie ważną zarówno w procesach rekrutacyjnych, jak i podczas pracy z pracownikami obcojęzycznymi). Zanim jednak się zdecydujesz, szczerze zastanów się, co naprawdę chciałbyś robić, jakie są Twoje mocne strony, czy lubisz pracę z ludźmi, czy potrafisz samodzielnie organizować swoją pracę, czy jesteś otwarty, bezkonfliktowy i enigmatyczny. Czy nie boisz się „trudnych rozmów” i konfrontacji? Czy masz intuicję i potrafisz negocjować? Praca HRowca będzie wymagała również od Ciebie wiedzy specjalistycznej o branży firmy, w której będziesz pracować (jeśli zdecydujesz się bycie freelancerem i prowadzenie rekrutacji jako wolny strzelec – wówczas zakres owych branż będzie znacznie większy). Będziesz musiał rozróżniać języki programowania, znać branżowe pojęcia i rozumieć specyfikę pracy na wielu stanowiskach. Czy jesteś kreatywny i umiesz reagować na zmiany? To pracownicy działu HR współtworzą ścieżki rozwoju, odpowiadają za motywowanie i rozwój pracowników. Często to oni negocjują z zarządem, przygotowują pracowników do zmian, niejednokrotnie współpracują z marketingowcami w zakresie działań employer brandingowych. To oni dbają o odpowiednią komunikację i muszą odnajdywać się w zmieniającej się rzeczywistości rynku pracy (np. korzystając z coraz to nowych kanałów, technologii i technik). To oni odbywają kilka, a nawet kilkanaście spotkań dziennie. To oni odbywają wiele rozmów telefonicznych. To oni wreszcie muszą być optymistycznie nastawieni (bo są najlepszymi ambasadorami zarządu). Poczytaj zresztą o tym zawodzie, poszukaj literatury z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi, zobacz webinary i oferty pracy- słowem zrób research. I bądź ze sobą szczery – jeśli wolisz zaciszne, rozliczeniowe zajęcie, rozważ specjalizację bardziej w twardych aspektach HR.
Jak już wiesz, twardy HR to po prostu praca na danych i wśród dokumentów. Aby się do niej przygotować, musisz doskonale poznać prawo pracy i kodeks cywilny oraz nauczyć się prowadzenia naliczeń i rozrachunków. Również możesz to zrobić poprzez studia (np. podyplomowe) czy szkołę policealną, ale przede wszystkim – poprzez praktyczny kurs. Nie musisz mieć ukończonych kierunkowych studiów, nie musisz też zdawać ministerialnego egzaminu – wystarczy, że jesteś skrupulatny, solidny, uważny, odpowiedzialny i nie boisz się liczenia. Obecnie praca w obszarze płac jest pracą na systemach komputerowych, zatem nie chodzi o oto, abyś całkował i w pamięci dokonywał obliczeń na pięciocyfrowych liczbach. Chodzi raczej o to, abyś z uwagą potrafił pracować z danymi, nie bał się poruszania w obrębie zmieniających się przepisów i legislacji. To, co bowiem pewne to to, że jako specjalista ds. kadr i płac będziesz zobowiązany do śledzenia przepisów. I nie chodzi tylko o zmieniającą się kwotę minimalnego wynagrodzenia, ale o samą procedurę naliczeń, o trendy i najnowsze rozwiązania. Musisz wiedzieć, że polskie prawo pracy jest… skomplikowane (nie w kwestii kodeksów, ale tego, że musisz znać orzecznictwo i samodzielnie wyszukiwać stosowne interpretacje). Prawda jest taka, że kadrowo-płacowa codzienność to nie działanie według schematów, ale właśnie samodzielne podejmowanie decyzji rozliczeniowych. Same zasady nie są trudne, trudniejsze jest natomiast działanie w niestandardowych przypadkach (a wierzcie nam – właśnie takie pisze życie). Jako specjalista ds. kadr i płac powinieneś również posiadać biznesowe podejście i być gotowym na codzienne wyzwania. Jeśli jesteś odrobinę pedantyczny, skrupulatny, lubisz pracę z dokumentami i porządek – to praca na Ciebie!
Oczywiście, praca w kadrach i płacach naprawdę ma szerokie spektrum. Tak, jak pisaliśmy, często specjalista ds. kadr i płac odpowiada zarówno za rozliczenia, jak i kwestie kadrowe czy rekrutację i motywację pracowników. I choć wymaga to od niego najwięcej – to jest też najbardziej urozmaicone. Jako praktycy, którzy organizują cykliczne kursy kadr i płac na wszystkich poziomach (od podstaw i dla zaawansowanych) – na podstawie naszego doświadczenia – możemy Ci powiedzieć, że bardzo często pracownicy kadr – doszkalają się i przejmują rozliczenia (i odwrotnie). Prawda jest jednak taka, że właściwie na wszystkich stanowiskach związanych z HR po prostu musisz znać podstawy prawa pracy i kodeksu cywilnego, podatku od osób fizycznych i przepisów ZUS, aby dokonać rozliczeń (bo jak masz negocjować warunki pracy podczas rekrutacji czy budować odpowiedni system motywacyjny, nie rozumiejąc przepisów i nie wiedząc, co faktycznie możesz proponować?). Obecnie pracodawcy coraz mocniej doceniają rolę działów kadrowo-płacowych. Widząc, że to pracownicy są największym aktywem firmy – chcą o nich dbać, lepiej ich rozumieć i tym samym – zatrzymywać ich jak najdłużej. Dlatego dobrzy specjaliści ds. kadr i płac są potrzebni. Bardziej niż kiedykolwiek!
