Thomas Edison
Gdybyśmy mieli zastanowić się nad tym w jaki sposób uniknąć wypalenia zawodowego warto byłoby odpowiedzieć sobie na pytanie co jest dla mnie naprawdę ważne i istotne, na co faktycznie zwracam uwagę, co mnie powstrzymuje, co powoduje, ze nie realizuję 6ego co zamierzam, dlaczego wiele spraw pozostaje w sferze planów i życzeń.
Jednym z narzędzi służących do obserwacji siebie, swoich działań i przede wszystkim do zarządzania sobą w czasie jest znana i często wykorzystywana matryca Eisenhovera.
Matryca ta składa się z czterech ćwiartek, w których istota podziału opiera się na 2 paradygmatach: ważność i pilność.
Ważne jest to co jest ważne dla nas z punktu widzenia naszych celów, naszej misji, naszych wartości i zasad.
Pilne czyli związane z czasem, z tym kiedy daną czynność wykonamy. Czy coś jest bardziej czy mniej oddalone w czasie.
1. Zadania ważne i pilne czyli tzw zarządzanie kryzysami.
W tym obszarze powinny się mieścić głównie działania o ważnym dla Ciebie znaczeniu strategicznym.
Jednocześnie znajdują się tu rzeczy, które są widoczne ze względu na ich pilność. W związku z tym znajdziemy tu sprawy niezbędne do wykonania w jak najszybszym czasie.
Paradoksalnie, im więcej czasu poświęcasz na czynności należące do tej ćwiartki, tym więcej tego czasu, który Ci zostaje spędzasz w ćwiartce IV. Dzieje się tak, dlatego, że aktywności z obu tych ćwiartek powodują, że nie skupiamy się na teraźniejszości, tylko myślimy ciągle o tym, co nastąpi za chwilę.
W związku z tym, wykonując aktywności z tych ćwiartek odczuwamy podobne, naprzemienne stany napięcia (przed czynnością) i odprężenia (po wykonaniu danej czynności).
Konsekwencje przedkładania zarządzania kryzysami nad inne działania to:
2. Zadania ważne, ale niepilne czyli zarządzanie samym sobą
To ćwiartka, w której planujemy, zajmujemy się własnym rozwojem, kreatywnie rozwiązujemy pojawiające się problemy, czytamy, pogłębiamy wiedzę, poświęcamy czas na ćwiczenia fizyczne i regenerację, a także spędzamy czas z innymi ludźmi. Tu znajdują się również takie aktywności, jak budowanie własnej misji, rozwój i doskonalenie wartości osobistych, planowanie długoterminowe itp. Dzięki temu, że spędzamy czas na tych aktywnościach, nie poświęcamy czasu na te czynności, które są charakterystyczne dla I ćwiartki. Poświęcanie czasu na czynności z tej ćwiartki pozwala nam utrzymywać stabilne i głębokie relacje z innymi oraz umożliwia utrzymanie równowagi w aspekcie duchowym, fizycznym, społecznym i intelektualnym. Zadania z tej ćwiartki nie są opatrzone etykietką pilności i dlatego często zapominamy o ich wypełnianiu. To właśnie ich „nie widać”, choć są kluczowe dla naszego funkcjonowania. Ten obszar zadań jest newralgiczny dla powodzenia w planowaniu własnego czasu i realizacji kluczowych celów.
Konsekwencjami przyznania pierwszeństwa tej ćwiartce są:
3. Zadania pilne, ale nieważne inaczej zarządzanie cudzymi priorytetami.
Choć działania, które mieszczą się w tej kategorii są podobne do czynności z I ćwiartki, jest między nimi zasadnicza różnica. Czynności z III ćwiartki, w przeciwieństwie do tych z I, nie wnoszą ważnych treści do naszej misji, wartości ani najważniejszych celów. Często, wykonując czynności z tej ćwiartki, odnosimy wrażenie, że wykonujemy coś ważnego i pilnego, jednak okazuje się, że jest to istotne dla kogoś innego. Jeżeli jest to możliwe, powinniśmy maksymalnie dzielić się czynnościami z tej ćwiartki z innymi. Dzięki temu zyskamy dodatkowy czas potrzebny na realizację zadań istotnych.
Konsekwencjami nadmiernego poświęcania czasu na zadania z tej ćwiartki są:
4. Zadania niepilne i nieważne tzn zarządzanie pożeraczami czas
To obszar, do którego należą aktywności nazywane „pożeraczami czasu”. Niektórzy ludzie wykonują te czynności tylko czasami, inni jednak poświęcają im mnóstwo czasu, zastanawiając się, gdzie uciekł im czas. Wśród tych aktywności nie znajdziemy aktywności fizycznych, które mogą dać nam nowe siły do pracy. Taka rekreacja znajduje się w drugiej ćwiartce matrycy. Do tej kategorii zaliczamy rozrywki, które dostarczają nam natychmiastowych nagród (np. gry komputerowe).
W tej ćwiartce znajdziemy takie aktywności jak:
Te wszystkie rozrywki powodują, że nie skupiamy się na teraźniejszości, tylko oczekujemy kolejnego momentu, aby zająć się czymś bezproduktywnym.
Staraj się jak najbardziej zminimalizować czas poświęcany na zadania, które sam oceniasz jako nieważne i niepilne. W ten sposób przestaniesz tracić czas na rzeczy nieistotne, a znajdziesz czas potrzebny na sprawy naprawdę ważne.
Konsekwencje zajmowania się „pożeraczami czasu” to:
Wobec tego jeśli mamy zastanowić się nad tym jak uniknąć wypalenia zawodowego spójrzmy na nasze codzienne aktywności pod kątem matrycy Eisenhowera, spraw ważnych i pilnych. Być może tam leży odpowiedz na nasze przemęczenie, codzienna rutynę i wypalenie.
Oczywiście jest to jeden ze sposobów.
A jakie mogą być inne?...
AUTOR:
ELŻBIETA SAWCZYN - ekspert ds. szkoleń i projektów doradczych z zakresu zarządzania, marketingu, sprzedaży, przedsiębiorczości, franszyzy. Właściciel firmy SAWCZYN Szkolenia i Konsulting