Sprawne zarządzanie projektami oznacza znacznie lepszą wydajność komórek firmy – przede wszystkim oszczędność czasu i pieniędzy. Coraz więcej organizacji dostrzega potencjał działań prowadzonych w formule projektowej i zaczyna świadomie korzystać z tej dziedziny wiedzy. Sukces takiej strategii zależy jednak od wielu czynników, a w głównej mierze od kompetencji kadry, w tym przede wszystkim Project Managera. W trosce o rozwój przedsiębiorstwa warto zatem zainwestować w rozwój kwalifikacji pracowników.
Umiejętność szybkiej transformacji modelu działania przedsiębiorstwa jest jedną z najważniejszych potrzeb współczesnego, zglobalizowanego świata. Aby sprawnie funkcjonować w dynamicznie zmieniającym się otoczeniu rynkowym, należy stale wykazywać się dużą elastycznością w działaniu. Zastosowanie w firmie strategii projektowej znacząco złożone zadanie. Zarządzanie projektami jest jednak skomplikowaną materią, dlatego najlepiej zawczasu poznać najlepsze standardy prowadzenia projektów.
Projektowa strona mocy
Tak wiele znaczeń wiąże się ze słowem „projekt”. A czym jest on w znaczeniu biznesowym? – To swego rodzaju rentowna inwestycja, która umożliwia przedsiębiorcy uzyskanie korzyści finansowych i niefinansowych w jak najkrótszym czasie – tłumaczy Mariusz Kardaś, kierownik merytoryczny studiów podyplomowych „Zarządzanie projektami” w Akademii Leona Koźmińskiego (realizowanych we współpracy z GFKM). – Każda tego typu inicjatywa powinna mieć swój początek i jasno, precyzyjnie zdefiniowany koniec, czyli cel, realizowany w ramach ustalonego czasu oraz budżetu. To pozwala na określenie dalszych założeń – dodaje.
Cykl życia projektu składa się z co najmniej 4 podstawowych faz: inicjowania, planowania, realizacji i kontroli oraz zamknięcia. Szczególne znaczenie dla powodzenia działań ma ta pierwsza, koncepcyjna, która niestety bywa często traktowana pobieżnie. – Na tym etapie należy podjąć podstawowe decyzje: jaka jest specyfikacja produktu projektu, jakie cele biznesowe chcemy osiągnąć za pomocą realizacji danej inicjatywy, kogo zaangażować w przedsięwzięcie i jakie role pracownicy będą w nim wypełniać. To również najlepszy moment na ustalenie wymagań projektowych. Dopiero potem określa się dokładnie zakres prac oraz kolejność ich realizacji – szacuje ryzyko i określa metody jego minimalizacji – podpowiada ekspert. Nie można myśleć o sukcesie projektu również bez zaplanowania odpowiedniego modelu komunikacji między osobami zaangażowanymi w projekt (tzw. interesariuszami projektu).
Biznes na plusie
Umiejętne zarządzanie projektami pozwala firmom osiągać przewagę konkurencyjną na rynku. Dzięki niemu można działać dużo sprawniej, szybciej oraz taniej niż inni gracze z najbliższego otoczenia biznesowego. Wprowadzanie nowych produktów, rozwiązań czy modeli biznesowych okazuje się wówczas znacznie mniej czasochłonne – przekłada się to na zmniejszenie kosztów generowanych przez ten proces, a więc w efekcie większy zysk firmy. Ponadto przedsiębiorstwa zorientowane projektowo mogą zazwyczaj poszczycić się lepszą komunikacją wewnątrz swoich struktur. Realne współdziałanie wielu osób z różnych działów danej organizacji daje efekt przełamania tzw. pionowej struktury organizacyjnej. Poszczególne departamenty lepiej rozumieją swoje odmienne sposoby funkcjonowania w ramach tego samego systemu, nie zamykają się wyłącznie w obszarach swojej profesji, a więc działania organizacji jako całości stają się bardziej spójne. Dla przykładu: pracownik działu marketingu, aby zaprojektować skuteczną i możliwą do realizacji kampanię reklamową, musi orientować się, co dzieje się chociażby na produkcji – mówi Mariusz Kardaś. Dodatkowo zarządzanie projektami pomaga ludziom myśleć w sposób kreatywny w ramach pewnych reguł. Projekty są również lepiej dopasowane do strategii organizacyjnej.
Zawód z przyszłością
Zarządzanie projektami to konglomerat wielu różnorodnych działań. Nie jest to sztuka łatwa – w rękach lidera, budującego zespół projektowy, leży zatem duża odpowiedzialność. Oprócz twardego przygotowania do zawodu – znajomości metod i narzędzi pracy, ogromne znaczenie mają tu umiejętności miękkie związane z elastycznością w działaniu, komunikacją międzyludzką, budowaniem relacji, motywacją i angażowaniem pracowników w projekt, kontrolą postępu działań czy negocjacjami wewnątrz i na zewnątrz firmy. To kierownik projektu powinien dystrybuować wszelkie informacje. Jeśli przekazywane są poza nim, to może dochodzić do niepotrzebnych nieporozumień. – Firma realizuje zazwyczaj równocześnie wiele projektów. A w takiej sytuacji występuje często „walka” o zasoby, szczególnie o doświadczonych pracowników. Wówczas pomocna okazuje się pozycja Sponsora Projektu (Właściciela Projektu), który pochodzi z najwyższego kierownictwa firmy, organizuje budżet, ale nie prowadzi prac osobiście, scedowane są one bowiem na Project Managera – pełni on funkcję kontrolno-wspierającą, wskazuje priorytety, ustala ważność inicjatyw – przekonuje Mariusz Kardaś.
Project Manager to bez wątpienia jeden z najlepiej zapowiadających się zawodów w niedalekiej przyszłości. – Umiejętność zarządzania projektami, na co wskazują także badania, będzie z roku na rok coraz bardziej pożądana przez pracodawców w przypadkach rekrutacji na najwyższe stanowiska w organizacjach – dodaje specjalista. Droga kariery do objęcia posady kierownika projektu wiedzie jednak zazwyczaj przez wiele szczebli wtajemniczenia w profesję: od pracownika szeregowego, zaangażowanego w różne prace projektowe, przez członka zespołu projektowego, asystenta kierownika, który odciąża go w wykonywaniu spraw administracyjnych, aż po odpowiedzialną funkcję Project Managera. Kolejnym etapem jest zarządzanie całym portfelem projektów.
Zarządzanie projektami dotyczyło niegdyś wyłącznie przedsięwzięć inżynieryjnych, a współcześnie ogólne zasady tego procesu z powodzeniem weszły do sfery gospodarki i ekonomii. Potrzeba wdrażania modelu projektowego wynika w dużej mierze z konieczności szybkiego dostosowywania się do zmian w coraz bardziej złożonym otoczeniu biznesowym, w którym funkcjonują firmy. Zapewnia on oszczędność czasu i zmniejszenie kosztu realizacji wielu przedsięwzięć – to jeden z elementów do stworzenia konkurencyjnego portfolio. Aby odnieść sukces biznesowy, trzeba zatem umieć radzić sobie w środowisku wieloprojektowym – to pewne. Cała nadzieja w projektach!
Autor:
Małgorzata Oświata
Akademia Leona Koźmińskiego
Menedżer ds. Marketingu i Rozwoju
Tel. +48 22 519 22 48
Center of Excellence
03-301 Warszawa, ul. Jagiellońska 59