Joanna Woźniakowska, Adriana Dębska-Gil, Process Renewal Group Polska
Coraz więcej organizacji na świecie do poprawy wyników swojej działalności stosuje zarządzanie procesami biznesowymi. Mimo, że takich firm i instytucji publicznych jest coraz więcej, to stopień ich zaawansowania i zakres wykorzystania podejścia procesowego jest bardzo różny. Jaki jest poziom dojrzałości procesowej organizacji w Polsce i jak plasujemy się na tle organizacji z innych krajów? Czy jest to kolejna moda czy podejście procesowe na trwałe zakorzeni się w Polsce?
W badaniu przeprowadzonym przez Process Renewal Group Polska w drugiej połowie 2013 roku ponad 80% organizacji sektora prywatnego i publicznego przyznało się do stosowania w różnym stopniu koncepcji zarządzania procesami biznesowymi (ang. BPM - Business Process Management).
BPM to, najprościej ujmując, systematyczne zarządzanie naturalnymi ciągami działań ”w poprzek” struktury organizacyjnej, które wymaga doskonałej współpracy menedżerów i koordynacji pomiędzy jednostkami organizacyjnymi podczas planowania, wyznaczania celów, realizacji i monitorowania działań oraz wprowadzania zmian. Pozornie koncepcja jest banalnie prosta, natomiast organizacje różnie radzą sobie z wdrożeniem takiego sposobu zarządzania.
Dojrzałość procesowa, czyli stopień zaawansowania organizacji w stosowaniu podejścia procesowego, może być oceniany przy użyciu modelu CMMI, w którym pierwszy poziom obejmuje organizacje niestosujące podejścia procesowego w ogóle, a do piątego poziomu zalicza się te organizacje, w których wszystkie decyzje, zasady zarządzania oraz zasoby i wiedza w pełni wspierają realizację celów biznesowych procesów.
Polska na tle świata
Badanie potwierdziło, że podobnie jak w innych krajach, w Polsce zarządzanie procesami biznesowymi kojarzone jest z różnymi, czasem pozornie niepowiązanymi ze sobą, aspektami zarządzania. Niektóre organizacje rozumieją BPM, jako sposób na usprawnianie poszczególnych procesów lub ograniczenie kosztów, dla innych BPM wiąże się z rozwiązaniami informatycznymi ułatwiającymi pomiar i zarządzanie wykonaniem procesu w systemach IT. 23% respondentów uważa, że w ich firmie lub instytucji publicznej zarządzanie procesami postrzegane jest jako metoda na zarządzanie całą organizacją.
Dojrzałość procesowa organizacji w Polsce nie odbiega znacząco od dojrzałości organizacji z innych krajów i kontynentów. Większość organizacji plasuje się na pierwszych dwóch poziomach pięciostopniowej skali dojrzałości procesowej modelu CMMI. Najwyższy, piąty poziom osiągnęło nieliczne grono organizacji na świecie. Badanie nie ujawniło istnienia takich podmiotów w Polsce.
Podnoszeniu dojrzałości procesowej sprzyja wsparcie i aktywne zaangażowanie kierownictwa. Przejawia się ono między innymi poprzez inwestycje w centra kompetencji procesowych oraz kapitał intelektualny organizacji widoczne w stopniu przeszkolenia kadr oraz istnieniu programów szkoleniowych podnoszących kompetencje z dziedziny zarządzania procesami.
Wydaje się, że świat więcej sił i środków przeznacza na zautomatyzowanie procesów, podczas gdy w Polsce zarządzanie procesowe częściej wykorzystuje się do podniesienia szeroko rozumianej efektywności i produktywności działań.
Sektor publiczny a prywatny
Biorąc pod uwagę późniejsze rozpoczęcie stosowania podejścia procesowego w sektorze publicznym poziom jego zaawansowania wygląda na zaskakująco zbliżony do sektora prywatnego, choć sektor prywatny wykazuje wyższy potencjał transformacji w kierunku organizacji zarządzanych procesowo.
W obydwu sektorach wiele organizacji skupia się na usprawnianiu i optymalizacji procesów, przy czym sektor publiczny kieruje się głównie chęcią redukcji kosztów oraz potrzebą dostosowywania się do zmian legislacyjnych, natomiast sektor prywatny przede wszystkim upatruje korzyści w poprawie wyniku finansowego.
39% organizacji posiada programy szkoleniowe służące podnoszeniu kompetencji procesowych, przy czym w sektorze publicznym takich organizacji jest nieco mniej niż w sektorze prywatnym (35% w sektorze publicznym i 40% w sektorze prywatnym).
Jednym z krytycznych czynników rozwoju podejścia procesowego w organizacji jest istnienie centrum kompetencji procesowych. Tylko w 33% organizacji istnieje taki zespół. W sektorze prywatnym jego rola skupiona jest silniej wokół zarządzania zmianą i ma lepiej wykształconą rolę konsultanta wewnętrznego prowadzącego prace procesowe na rzecz organizacji, natomiast w sektorze publicznym skoncentrowania jest wokół zarządzania jakością.
Większość badanych ma model procesowy organizacji (nazywany również mapą procesów lub architekturą procesów). W obydwu sektorach służy on do wyznaczania celów strategicznych, taktycznych i operacyjnych, planowania programów zmian, rozwoju technologii i systemów informatycznych oraz planowania budżetu. Sektor publiczny częściej deklaruje wykorzystanie modelu procesowego do zarządzania ryzykiem korporacyjnym oraz wyznaczania i monitorowania celów strategicznych.
Popularne w sektorze prywatnym metodyki doskonalenia procesów Lean oraz Lean Six sigma nie są w ogóle stosowane przez organizacje sektora publicznego, które wzięły udział w badaniu.
Prognozy dla Polski
Wyniki badania wskazują, że w ciągu najbliższych kilku lat niektóre organizacje w Polsce przejdą na wyższy poziom dojrzałości procesowej. Uda się to jednak tylko tym, których kierownictwo aktywnie wspiera stosowanie podejścia procesowego lub tym, które pokonają barierę braku zainteresowania i wsparcia najwyższej kadry kierowniczej. Im wyższa dojrzałość procesowa, tym kierownictwo częściej planuje i kaskaduje cele strategiczne z wykorzystaniem procesowego modelu organizacji, wiążąc strategię z operacyjną działalnością poprzez system mierników zintegrowany z systemem oceny oraz wynagradzania i rozwoju pracowników.
Tradycyjne podejście, wykorzystujące głównie strukturę organizacyjną jako ramy dla bieżącego funkcjonowania i realizacji celów strategicznych, stoi w opozycji do naturalnego sposobu działania organizacji. Każda organizacja wypracowuje swoje rezultaty w procesach biznesowych niezależnie od tego, czy zostały one zidentyfikowane i czy są zarządzane, czy też nie. Zdrowy rozsądek podpowiada, że lepiej jest panować nad mechanizmami realizacji celów, aniżeli zdać się na dzieło większego lub mniejszego przypadku.
Raport z badania jest dostępny pod adresem www.prgpolska.pl
Autor: www.prgpolska.pl