Spowolnienie gospodarcze spowodowało, ze firmy często sięgały do budżetów przeznaczonych na podwyższanie kwalifikacji swoich pracowników i tam poszukiwały oszczędności. Teraz, gdy wielu z nich odzyskuje siły, szkolenia ostrożnie, ale sukcesywnie przywracane są do planów inwestycyjnych przedsiębiorstw. Dzięki uwzględnieniu pewnych warunków ich organizowania i zachowaniu kilku zasad mogą być zarazem efektywne, jak i nie naruszać poważnie finansów firmy.
Szkolenia to obszar, w którym – pozornie – można z łatwością zaoszczędzić. Pozornie, ponieważ może to się odbić na motywacji pracowników do pracy i zmniejszeniu ich kompetencji. Mimo to w czasie ostatniego kryzysu niemal każda firma zredukowała swoje wydatki na dokształcanie pracowników. Jak się jednak okazało spowolnienie gospodarcze może wyjść na dobre firmom, które chcą szkolić zatrudnione u siebie osoby. Po okresie zastoju na rynku pozostały głównie firmy szkoleniowe, które maja najbardziej elastyczna ofertę i świadczą wysokiej jakości usługi. Proponują pakiety, które są dostosowane dokładnie do potrzeb i budżetów firm, przez co zwiększa się ich efektywność przy utrzymaniu atrakcyjnej ceny. Firmy zaczęły również bardziej rozważnie wydawać fundusze na szkolenia, korzystać z różnych źródeł ich finansowania oraz dokładnie planować ich realizacje. Co zrobić aby idąc ich śladem efektywnie, ale i oszczędnie podnieść kwalifikacje pracowników?
Dobierz odpowiedni moment
Organizacja każdego szkolenia powinna rozpocząć się od doboru odpowiedniego terminu. Nie może ono dezorganizować pracy wewnątrz firmy. Gdy zaś odbywa się poza godzinami pracy należy brać pod uwagę okresy, w których prawdopodobnie większość pracowników ma prywatne plany na spędzenie czasu, np. długie weekendy. Bardzo ważnym czynnikiem, który wpływa na termin organizowania szkoleń są charakterystyczne cechy poszczególnych okresów w roku. - Ruch konferencyjny w obiektach przygotowanych zarówno do zapewnienia warunków do wykładów, jak i ciekawego spędzenia czasu wolnego odbywa się praktycznie cały rok - mówi Tomasz Schulz Dyrektor Pałacu Mierzecin, popularnego ośrodka szkoleniowo-wypoczynkowego. - Okres wakacyjny jest przy tym znacznie spokojniejszy, natomiast największe zainteresowanie szkoleniami pojawia się w miesiącach jesiennych. To czas, w którym większość pracowników jest wypoczęta po letnich urlopach i gotowa na intensywne zgłębianie swojej wiedzy. Grudzień z kolei to okres spotkań wigilijnych, dlatego dominują pobyty integracyjne. Podobnie jest na przełomie wiosny i lata, kiedy pogoda sprzyja rekreacji i wypoczynkowi. Wówczas przeważają wyjazdy typu incentive – dodaje.
Miasto czy wyjazd?
Przy krótkich szkoleniach, w których bierze udział tylko niewielka grupa pracowników, zazwyczaj wystarczają zajęcia prowadzone w siedzibie firmy. Natomiast organizowanie tych kilkugodzinnych lub całodziennych i obejmujących uczestnictwo większej liczby osób wymaga zazwyczaj wynajmu profesjonalnej sali – Takie rozwiązanie, chociaż droższe, gwarantuje odpowiednie zaplecze multimedialne i informatyczne, jak również zapewnia właściwy komfort uczestnikom. Ponadto organizowanie szkoleń poza siedziba firmy wpływa korzystnie na koncentracje pracowników – mówi Piotr Koch z firmy oferującej wynajem sal szkoleniowych i konferencyjnych Kochtex.
Bardziej złożone szkolenia, na których uczestnicy muszą przyswoić sobie wiele informacji, a zajęcia trwają kilka dni można natomiast połączyć z elementami integracyjnymi. W tym przypadku najlepiej organizować je w atrakcyjnym, przystosowanym do tego celu ośrodku. Stanowi to dodatkowa motywacje dla pracowników, wzmacnia ich przywiązanie do miejsca pracy i poprawia atmosferę w grupie. W takim wypadku należy jednak dobrać odpowiednio proporcje pomiędzy szkoleniem, a rozrywka oraz ośrodek, który zapewni realizacje obu celów – Firmy, oprócz profesjonalnego zaplecza konferencyjnego, oczekują od nas różnorodnych form atrakcji dla uczestników, które pozwolą zregenerować siły po intensywnym szkoleniu. Dlatego dla nas, oprócz zagwarantowania komfortowych warunków do przyswajania wiedzy, bardzo istotne jest także zaproponowanie form rozrywki dostosowanych do konkretnej grupy pracowników – tłumaczy Tomasz Schulz z Pałacu Mierzecin. Na aktywnych czekają tu m.in. spływy kajakowe, jazda konna, wycieczki rowerowe po okolicy czy popularny ostatnio Nordic Walking. Poza tym goście mogą korzystać z obiektów sportowych, takich jak korty tenisowe, strzelnica, boisko do siatkówki i piłki nożnej. W późniejszych godzinach można natomiast odprężyć się na wieczorze muzycznym w altanie grillowej, ognisku, grając w kręgle, bilard czy tenis stołowy. Relaks zapewnia SPA z gabinetami zabiegowymi, saunami oraz basenem z hydromasażami, zaś wielbicieli wina ucieszy wizyta w Winnicy Pałacu Mierzecin i możliwość uczestnictwa w winobraniu czy degustacji miejscowych specjałów. – Współpracujemy także z profesjonalnymi firmami specjalizującymi się w organizacji różnorodnych atrakcji z wykorzystaniem terenu rekreacyjnego położonego wokół pałacu. Dlatego naszym klientom możemy zaproponować paint ball, quady, katamarany, przeloty balonem i buggy
– dodaje Tomasz Schulz.
Szkolenie wyjazdowe wymaga dużej dyscypliny od organizatorów. Z jednej strony muszą zadbać o to, by harmonogram dnia nie był naszpikowany wykładami, z drugiej muszą zmierzyć się z ryzykiem zbyt luźnej atmosfery, która zdekoncentruje uczestników. Dlatego najtrudniejsze zajęcia, w trakcie których wymaga się intensywnej pracy umysłowej, należy przeprowadzać rano. Uczestnicy są wypoczęci i lepiej przygotowani do wytężonego wysiłku. Z kolei godziny popołudniowe nie sprzyjają już przeprowadzaniu klasycznych wykładów, warto więc przygotować bardziej otwarte, warsztatowe formy nauki. Można je połączyć z elementami zabawy, pracy grupowej i rywalizacji. Wieczór z kolei to czas na relaks i mniej oficjalne zajęcia, które doskonale służą integracji zespołu i motywacji pracowników.
Przeszkol pracownika za unijna kasę
Bardzo dobra metoda obniżania kosztu podnoszenia kwalifikacji pracowników jest wysyłanie ich na szkolenia współfinansowane w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (POKL). Pracodawca może w ten sposób sfinansować nawet do 100 kosztu szkolenia (tzw. pomocą de minimis) lub – w zależności od projektu – wnieść częściową opłatę za zajęcia w gotowce lub w wynagrodzeniu pracownika. – Jeśli pracodawca chce przeszkolić niewielka grupę pracowników z określonych tematów, warto sprawdzić ofertę projektów "otwartych", na które dofinansowanie zostało pozyskane przez firmy szkoleniowe – poleca Joanna Gilewska, Zastępca Dyrektora w Departamencie Projektów Europejskich w firmie F5 Konsulting. – W ten sposób można szybko znaleźć zarówno szkolenia "twarde" - czy to z zakresu Microsoft Windows Serwer Solutions, MS Excel czy obsługi wózków podnośnikowych, jak i "miękkie", związane z rozwijaniem umiejętności psychospołecznych takich jak efektywność osobista, komunikacja czy przywództwo - dodaje.
Szkolenia "na miarę" z UE
W sytuacji gdy przedsiębiorca chce kompleksowo zaspokoić potrzeby rozwojowe swojej firmy powinien zastanowić się nad przygotowaniem własnego - "szytego na miarę" – projektu, za pomocą którego może zrealizować strategie firmy. W tzw. projektach "zamkniętych", odpowiadających na potrzeby danego przedsiębiorstwa lub grupy, zawrzeć można nie tylko tradycyjne już szkolenia z języków obcych czy poprawy komunikacji, ale tez zaplanować realizacje specyficznych potrzeb szkoleniowych służących np. wdrożeniu strategii rozwoju czy nowego systemu zarządzania. Dofinansowanie tego typu przedsięwzięć można pozyskać z 2 pod działań w ramach POKL: ogólnopolskiego 2.1.1 "Rozwój kapitału ludzkiego w przedsiębiorstwach" lub wdrażanego w regionach 8.1.1 "Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla przedsiębiorstw".
Szkolenia zmniejsza podatek
Jeżeli wydatki poniesione na szkolenie pracowników pozostają w związku przyczynowo -skutkowym z osiąganymi przez podatnika przychodami to (zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawych) można je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. - Kosztami uzyskania przychodów są tzw. koszty pracownicze, obejmujące nie tylko wynagrodzenie z tytułu umowy o pracę, wypłacone nagrody i premie oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji personelu, ale również wydatki na organizacje imprez integracyjnych dla pracowników – tłumaczy Joanna Bartkowiak z firmy ECDF Księgowość Sp. z o.o. - Można więc uznać, iż wydatki te związane są z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarcza, a poprawiając atmosferę pracy przyczynia się do zwiększenia uzyskiwanych przychodów. Należy przy tym pamiętać, ze do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wyłącznie wydatki związane z organizacja spotkań integracyjnych, których rzeczywistym celem jest integracja pracowników. Do kosztów uzyskania przychodów zaliczymy wiec wydatki na organizacje spotkań, których uczestnikami są pracownicy firmy. Uczestnictwo osób trzecich (najczęściej członków rodzin, współmałżonków, dzieci) jest z tego wyłączone.
Szkolenia sposobem na kryzys
Od lat specjaliści od HR powtarzają, ze szkolenia to inwestycja, a nie wydatek. A każda przemyślana i odpowiednio przygotowana inwestycja procentuje w przyszłości. W przypadku szkoleń zwrot ten może być bardzo duży, jeżeli przygotowuje się je rozważnie i dopasowuje do potrzeb firmy, a koszty optymalizuje przez dofinansowania czy odpowiednie księgowanie. Szkolić trzeba bez względu na sytuacje w firmie, bo to właśnie szkolenia pomagają pracownikom przyswoić sobie nowe warunki pracy. Wydatki na rozwój zatrudnionych w przedsiębiorstwie osób zwracają się nie tylko w postaci wykorzystania nowej wiedzy, ale także jako wzrost lojalności wobec pracodawcy. A takie przywiązanie motywuje ich do wytężonej pracy, która tak potrzebna jest w trudnych, ale i przejściowych czasach regresu każdej firmy.
Autor: SZKOLENIA.COM