Każdego dnia na całym świecie odbywa się wiele tysięcy, a może milionów formalnych spotkań w centrach konferencyjnych, hotelach i na targach. Mimo coraz większego rozwoju technologii, która sprawia, ze spotkania stają się coraz mniej konieczne, zapotrzebowanie na nie wciąż rośnie. Coraz częściej ludzie wolą się z sobą spotykać zamiast wymieniać e-maile. W konsekwencji coraz więcej ludzi na niższych szczeblach organizacji uczestniczy w konferencjach organizowanych przez ich pracodawców, dostawców lub instytucje branżowe. Wiadomo jednak, ze gdy coś staje się codziennością, zaczynamy to lekceważyć. Konferencje mają rożna formę i skalę. Różnią się tez jakością. Nie są już dorocznymi, niecodziennymi wydarzeniami. Dlatego właśnie organizacja udanej konferencji staje się ważnym celem dla każdej organizacji, której zależy na skutecznym upowszechnieniu swego przekazu.
Konferencje
Wydarzenie zainicjowane przez dowolna organizacje w celu spotkania i wymiany poglądów, rozpowszechnienia informacji, otwarcia dyskusji lub przekazania w określonym środowisku opinii na temat konkretnego problemu albo zagadnienia. Konferencja nie musi być powtarzalna ani zgodna z tradycja ewentualnych poprzednich spotkań. Choć nie ogranicza się formalnie czasu trwania tego typu imprez, to konferencje trwają zwykle krotko i maja określone cele. Konferencje są wydarzeniami o mniejszej skali niż kongresy .
Kongresy
Regularnie powtarzane spotkanie (zjazd) dużej grupy osób (od kilkuset do kilku tysięcy), najczęściej w celu przedyskutowania konkretnego tematu. Kongres trwa zwykle kilka dni i w tym czasie odbywa się równoległe kilka sesji. Przerwa pomiędzy kolejnymi kongresami jest stała i ustalana z góry. Kongres może się odbywać raz na rok, co drugi rok lub w innych stałych odstępach czasu.
Konwencje
Formalne spotkanie przedstawicieli np. instytucji ustawodawczej, grupy społecznej lub zawodowej w celu przekazania informacji na temat określonej sytuacji, omówienia jej oraz uzgodnienia przez uczestników przyszłych działań. Zwykle czas trwania konwencji jest ograniczony, a częstotliwość – nieokreślona.
Szkolenia
Impreza, podczas której uczestnicy gromadzą się w określonym terminie i miejscu w celu uzyskania in-formacji lub doskonalenia swoich umiejętności. Szkolenia mogą być "zamknięte": uczestniczą w nich wtedy osoby zatrudnione u jednego pracodawcy, lub "otwarte", kiedy firma prowadząca szkolenie oferuje program dostępny dla wszystkich zainteresowanych.
Targi i wystawy
Prezentacja produktów lub usług zaproszonej publiczności, w celu poinformowania zwiedzających oraz pobudzenia sprzedaży. Targi i wystawy są ważna częścią sektora turystyki biznesowej, ponieważ stymulują do podróży (zarówno wystawców, jak odwiedzających targi) i generują popyt na usługi tury-styczne.
Imprezy motywacyjne (incentive event)
Impreza (podróż), której uczestnikami są pracownicy, sprzedawcy, agenci. Jest opłacana przez przedsiębiorstwo w ramach nagrody za realizacje odpowiedniej sprzedaży lub innych zadań, za wyróżniające się osiągnięcia lub jako zachęta na przyszłość.
ZNACZENIE TURYSTYKI BIZNESOWEJ NA RYNKU.
W dzisiejszych czasach przedstawiciele niemal większości zawodów – zaczynając od kardiochirurgów a na księgowych kończąc – przynajmniej raz w roku biorą udział w kongresie, konferencji, kursie czy seminarium. Celem takich spotkań jest wymiana doświadczeń, spotkanie się z ludźmi z branży i poznanie nowych trendów.
Organizatorzy konferencji na całym świecie czerpią z tego typu usług ogromne zyski. Przykładem może być roczny dochód 100 mld USD na świecie. Włosi zarabiają w ten sposób 6 mld USD, Niemcy - 11 mld USD, Amerykanie - 20 mld USD, niestety Polacy na turystyce konferencyjnej zarabiają tylko 200 mln USD. Jak zatem poprawić nasza sytuacje na rynku konferencyjnym? Najważniejsze to zbudować szereg obiektów konferencyjnych spełniających światowe normy. Na tym polu sytuacja Polski nieco się poprawia, gdyż obecnie są budowane nowoczesne obiekty szkoleniowe. Ale co dalej?
Polska turystyka biznesowa kuleje przede wszystkim z powodu braku nowatorskich pomysłów. Warto, zatem pomyśleć jak przyciągnąć klienta. A może tak po skończonej konferencji zafundować uczestnikom paintballa, przejażdżkę, quadem, zawody golfowe, wyprawę land-roverami przez leśne gąszcze, czy choćby nurkowanie i ryzykowne, ale przyciągające jak magnes skoki ze spadochronem i na bungie. Z pewnością taki wachlarz atrakcji przyciągnie niejedna firmę chcącą nietypowo zorganizować swoje spotkanie zawodowe.
Światowe trendy wskazują, ze organizacja kongresów to biznes, który wystarczy raz ustawić, a potem kreci się sam. Hiszpania stale notuje wzrost dochodów z tego typu działalności. Po profesjonalnie zorganizowanej akcji promującej ten właśnie kraj, jako idealne miejsce dla imprez konferencyjnych, Madryt i inne miasta Hiszpanii stały się kontynentalnym centrum konferencyjnym. Warto, zatem zastanowić się nad tego typu akcja w Polsce, ponieważ ciągle niestety nie wykorzystujemy atutów wynikających z położenia geograficznego i niskich cen.
ABC ORGANIZATORA KONFERENCJI
Na początku jest wizja przedsięwzięcia. Droga do jej realizacji - długa, kreta i pełna przeszkód i niespodzianek. Tych ostatnich nie da się uniknąć - można jednak być na nie przygotowanym. Dobra organizacja to umiejętność połączenia wielu elementów w harmonijna całość. To trudna praca zespołowa, która wymaga twórczej inwencji i wyobraźni nie mniej, niż drobiazgowego planowania i zdolności przewidywania, czy systematyczności i cierpliwości.
Aktualności
Przygotowanie każdej imprezy wymaga stałego kontaktu z uczestnikami i skutecznego kanału przekazywania im aktualnych informacji. W dobie Internetu, to właśnie on jest najszybsza i najtańsza droga komunikacji. Strona WWW konferencji, na której zostaną umieszczone wszystkie aktualności, formularz rejestracyjny, informacje o płatnościach i inne ważne komunikaty to strzał w dziesiątkę. Warto pamiętać, aby na bieżąco wprowadzać na nią wszelkie zmiany, by nie - zamiast informować - dezinformowała. Oczywiście nie może to być jedyna "tablica ogłoszeniowa". Nie wszyscy mają dostęp do Internetu, nie wszyscy lubią i potrafią z niego korzystać. By uniknąć nieporozumień - trzeba ważniejsze informacje przesyłać e-mailem lub tradycyjna poczta.
Budżet
Budżet to jedna z kluczowych spraw. Jego wysokość determinuje dalsze działania. Imprezę można zorganizować niemal za każde pieniądze - od ich ilości zależeć będzie jednak jej poziom. Niewielkie środki pozwolą jedynie na niezbędne minimum. Duży fundusz pozwala "zaszaleć" - zorganizować obok posiedzenia naukowego ciekawy koncert, urozmaicić menu, kupić materiały konferencyjne wyższej jakości czy zatrudnić więcej osób do pomocy. Przede wszystkim jednak daje pewien margines swobody w planowaniu, np. zawsze zdarzają się wahania w ilości uczestników. Jeśli jest taka możliwość, dobrze jest postarać się o dodatkowe wsparcie finansowe: w zależności od charakteru imprezy mogą to być fundusze unijne czy tez sponsorzy związani z branża, dla których udział w przedsięwzięciu będzie tez znakomita reklama.
Należy zastanowić się także nad tym, gdzie i w jaki sposób można obniżyć koszta. A można na pewno. Warto zebrać kilka ofert na każda usługę i porównać je ze sobą. Normalna praktyka jest tez negocjowanie cen z dostawcami -przy dużym, hurtowym zamówieniu bez większych problemów można uzyskać preferencyjna stawkę. Elastycznym podejściem do daty i miejsca przedsięwzięcia również można zaoszczędzić sporo - np. kilka dni po tzw. sezonie jest sporo taniej. Wolontariusze pracujący przy obsłudze konferencji to kolejny pomysł na ciecie kosztów. Takie pomysły można mnożyć, wystarczy poszukać!
Pamiętaj o jednym - budżet musi się "zamknąć", gdy mamy obawy co do spełnienia tego warunku warto zastanowić się, czy jesteśmy w stanie podołać przedsięwzięciu .
Catering
Przez żołądek do serca... Znasz to oczywiście, ale nie zawsze przewidzisz jakiego figla może Ci spłatać nawet znany restaurator! Kandelabry przy porannej sesji i bigos jako jedna ze śniadaniowych potraw! Albo indyk z musem szpinakowym serwowany jako przekąska a po chwili jako danie główne na jednym bankiecie ! Twój restaurator to nie zawsze "arbiter elegantiarum", zrób wywiad w środowisku lub porozmawiaj z innymi organizatorami o firmach cateringowych, które mogą polecić. Nawet piknik z grillem nie każda firma jest w stanie dobrze zorganizować. Twoi goście nie będą zachwyceni, gdy postoją pół godziny po kawałek niedopieczonej kiełbasy! W każdym mieście są firmy cateringowe na różnym poziomie - np. na przyjecie dla koronowanych głównie sposób zatrudnić firmę, która sprawnie karmi studentów na Juwenaliach. Pamiętaj - referencje i rekomendacje to niezwykle istotna sprawa!
Kwestia warta uwagi jest również sposób podania jedzenia. Bufet czy paczkowane porcje? Bardziej elegancko, gdy gość sam nakłada sobie na talerz to, co lubi i w niezbędnej ilości, ale znacznie bardziej praktyczne (i tańsze!) jest jednak serwowanie lunchu w formie paczki. Na dodatek nie zdarzy się problem nierównowagi - gość przejedzony i gość bez jedzenia - bo porcje pakowane będą na pewno równe. Nie zapomnij o wegetarianach - brak przygotowanej opcji posiłków bezmięsnych to prawdziwa porażka. O preferencje żywnościowe warto zapytać w formularzu rejestracyjnym.
Deadline (kiedyś zwany terminem zakończenia)
Warto wprowadzić i zachęcać uczestników do wstępnej rejestracji. Pozwoli to zorientować się w zainteresowaniu impreza.
Warto także zmobilizować gości, by rejestrowali się jak najszybciej. Z wielka rozwaga podejmuj decyzje czy prowadzić rejestracje uczestników na ostatnia chwile! Ta uprzejmość wobec niezdecydowanych może Cie niemało kosztować! Musisz przecież z wyprzedzeniem zamówić konkretna liczbę materiałów konferencyjnych, teczek, zamówić catering, itd. Jak wiec wybrnąć z takiego problemu? Jeżeli wiesz, ze musisz rejestrować uczestników "on-site" to przynajmniej wprowadź znacząco wyższa opłatę rejestracyjna dla tej kategorii gości. "Kto późno przychodzi , ten sam sobie szkodzi" winno mieć tu zastosowanie! Wyższa stawka za rejestrację na miejscu zdopinguje gości, by się zarejestrować (i wnieść opłaty!) np. najpóźniej na 2 tygodnie przed rozpoczęciem Zjazdu ! Ty, jako organizator, możesz wówczas dokonać jeszcze wielu korekt w wydatkach i zaoszczędzić niemało pieniędzy!
Autor: Szkolenia.com.