Turystyka biznesowa XXI wieku c.d.

EURO vs. PLN

Delikatna sprawa, ale zanim zdecydujesz w jakiej walucie podać koszt udziału w międzynarodowym spotkaniu pomyśl, ze ryzyko kursowe ktoś musi ponieść! Dlaczego Ty i Twoja organizacja? Czemu nie podać kosztów i nie przyjmować należności w PLN ( a obok nie przedstawić ekwiwalentu w EURO czy $?).

Finanse

Nie wszyscy do końca zdają sobie sprawy z tego, jak skomplikowana może być właściwa, zgodna z przepisami prawa (podatki!) organizacja przyjmowania wpłat oraz opłacania usług związanych z impreza. Bez tej wiedzy łatwo wpaść "w objęcia" inspektorów kontroli skarbowej, albo zafundować sobie bezsenne noce na rozgryzaniu dylematu np. jak będąc stowarzyszeniem wystawić faktury VAT? Najprostszy sposób na ogarniecie bałaganu finansowego to współpraca z doradcą podatkowym, lub specjalistami od organizacji takich imprez!

Planowanie

Dobry plan to polowa sukcesu! To od niego zależą wszelkie dalsze działania. Planując spotkanie trzeba określić cele i dbać o ich realizacje. Trzeba skupić się na najważniejszych filarach przedsięwzięcia - określić budżet, wybrać obiekt konferencyjny, stworzyć ciekawy program artystyczny i turystyczny, znaleźć podwykonawców. Brak rzetelnego, wariantowego planu to prosta droga to katastrofy - także finansowej.

Promocja konferencji

Konferencja powinna być ważnym i prestiżowym wydarzeniem. Trzeb zrobić wszystko by nadać jej odpowiedni rozgłos. Znajdź patronów - koniecznie w mieście w którym spotkanie ma się odbyć. Burmistrz czy prezydent reprezentujący miasto winien się czuć zaszczycony, że TWÓJ zjazd ma się odbyć w JEGO mieście! Niech Twój Kongres znajdzie się w oficjalnym kalendarzu miasta. Proś władzę o udostępnienie (nawet za darmo) prestiżowych obiektów np. na ceremonie Otwarcia! Twoi uczestnicy będą radzi, gdy miasto zaopatrzy Was w materiały promocyjne - turystyczne ! Zawiadom o swym Kongresie internetowe portale ( zazwyczaj możesz to zrobić za darmo!), skontaktuj się z mediami prosząc o objecie prasowego patronatu! Przygotuj materiały informacyjne, rozsyłaj je do odpowiednich kręgów, zwołaj konferencje prasowa. Wszystko po to, żeby zadbać o skuteczna promocje imprezy.

Rejestracja uczestników

Na margines schodzi rejestracja manualna, droga pocztowa. Z każdym rokiem postępuje dużo prostsza i dająca więcej możliwości rejestracja internetowa, "on-line". Przy niewielkiej liczbie uczestników możesz sobie pozwolić na rejestracje droga emailową, a dane do bazy może wprowadzić Twój personel. W przypadku setek (lub tysięcy) uczestników nie opanujesz skali przedsięwzięcia! Musisz skorzystać z oprogramowania stworzonego specjalnie dla Twoich potrzeb albo posiadanego przez specjalistyczne firmy.

W każdej chwili, na każdym etapie organizacji, taka baza danych potrafi powiedzieć wszystko o uczestnikach, postępie rejestracji, dokonanych płatnościach, specjalnych życzeniach, itd. I to obowiązek Twój lub Twego wykonawcy - realizatora imprezy, by tworzyć back-upy i dbać o bezpieczeństwo bazy i modułu rejestracyjnego ! Tworząc bazę nie zapomnij o jednym - o uzyskaniu zgody uczestników na przetwarzanie danych dla potrzeb konferencji! Taka formule można umieścić chociażby na formularzu rejestracyjnym, który wypełnia i podpisuje każdy uczestnik Zapoznaj się ze stosowna ustawa o ochronie danych. To nie żarty!!!

Sponsorzy

Pamiętaj, ze Twoja impreza może być łakomym kaskiem dla sponsorów - wystawców! Obecność na prestiżowej imprezie to znakomita szansa na reklamę. Jeżeli w krótkim czasie w jednym miejscu zgromadzisz kilkuset gości, to możesz się np. spodziewać, że niejeden fundusz inwestycyjny lub towarzystwo ubezpieczeniowe zechce zainwestować znaczące środki, by moc przedstawić swa ofertę takiemu gronu! Pamiętaj jednak, ze w wielu firmach planowanie środków w budżecie na w/w cele niezbędne jest z minimum rocznym wyprzedzeniem! Warto pamiętać, ze część sponsorów chętniej pomoże dając coś w barterze niż przelewając znaczące sumy. To tez jest znakomite rozwiązanie - może to być pomysł na upominki na gości które dostarczy właśnie sponsor.

Termin zjazdu

Zanim zapadnie decyzja o lokalizacji zjazdu warto sprawdzić (np. w działach marketingu największych hoteli) czy w tym samym terminie nie odbywa się inna, wielka impreza. Jeżeli tak, to postarajmy się nasz termin zmienić, lub jak najwcześniej zrobić rezerwacje hoteli oraz miejsca obrad. Im gorszy sezon tzn. mniej turystyczny, tym lepiej bo taniej. Trzeba tu czasem pogodzić realia organizacyjne z popytem na dana imprezę w jej środowisku : atrakcyjność daty i miejsca miewa znaczenie dla frekwencji Zjazdu. Przyjemnie jest szkolić się w Sopocie w początku czerwca, a po obradach usiąść na tarasie przy plaży patrząc na Zatokę.

Uczestnicy

Analiza kim są potencjalni uczestnicy to preludium sukcesu. Zaproszenie mieszkańców Pomorza Zachodniego do Gdańska jest umiarkowana atrakcja, ale uczestnicy z Małopolski winni być z takiej lokalizacji zadowoleni! Istotne dla wyboru miejsca obrad czy charakteru imprez towarzyszących jest również profesja gości czy tez przedział wiekowy.

Wolontariusze

Niezwykle przydatni - pracują za darmo, ale jednocześnie z entuzjazmem zdobywają doświadczenie, wnosząc sporo świeżości i dobrych pomysłów. Zastanów się jednak, czy stać Cię na to, by mieć współpracowników, którzy w każdej chwili mogą Cię opuścić, albo nie wywiązać się należycie z obowiązków. Czasem sprawdza się zasada, ze tylko opłacany pracownik to dobry pracownik. Wytłumacz na specjalnym spotkaniu brzemię odpowiedzialności spoczywające na każdym. Tylko zdeterminowani, zainteresowani wolontariusze mogą być skarbem! I to pod warunkiem, ze ich do kongresu dobrze przygotujesz, przeszkolisz, przydzielisz odpowiednie zadania i nimi pokierujesz!
Jakże to miło podziękować uczestnikom za udział w przedsięwzięciu, przesłać ankietę z prośba o ocenę (najlepiej anonimowo) rożnych obszarów organizacji kongresu. Użyj do tego oczywiście e-maili, skorzystaj z okazji, by na stronie WWW umieścić fotografie z imprezy, umieść tam tekst najważniejszych wystąpień, przekaz zainteresowanym ciekawe linki na temat swego regionu, miasta, swego środowiska, atrakcji turystycznych, podaj tam także adres WWW kolejnego Zjazdu ( o ile jest to wydarzenie cykliczne!). Niech goście długo i przede wszystkim - milo wspominają konferencje.

OBIEKTY ORGANIZUJĄCE TARGI, KONGRESY, SYMPOZJA, SZKOLENIA, KONFERENCJE.

Autor: Szkolenia.com.