Z efektem współczesnego rozumienia wprowadzenia nowego pracownika do pracy kojarzy mi się słynna przypowieść „O trzech kamieniarzach”:
Pewien mędrzec wybrał się spacer. Dotarł do kamieniołomu i ujrzał trzech kamieniarzy pracujących z mozołem kilofem i dłutem.
Zapytał pierwszego z nich – „Co robisz?”
- Ciosam kamienie dla mojego pracodawcy – odpowiedział ocierając rękawem koszuli pot z czoła.
Drugiego robotnika mędrzec zapytał o to samo.
- Zarabiam na chleb dla siebie i rodziny – odpowiedział tamten.
Mędrzec podszedł więc do trzeciego kamieniarza i jego też spytał o to samo. Mężczyzna odrywając się od pracy, podniósł się i spoglądając z dumą na kupę kamieni odpowiedział:
- Buduję katedrę!
Chcąc znaleźć analogię w tej przypowieści z onboardingiem w 21. wieku, możemy założyć, że tylko trzeci kamieniarz został odpowiednio wprowadzony do organizacji. Współczesny onboarding (z ang. „on board” czyli „na pokładzie”) to bowiem nie tylko zawalenie pracownika w pierwszym dniu pracy broszurami, folderami firmowymi czy regulaminami pracy. To nie tylko przydzielenie mu tzw. „opiekuna”, który oprowadzi go po firmie i / lub wdroży w nowe obowiązki. Współczesny onboarding to przede wszystkim pokazanie nowemu pracownikowi kultury organizacyjnej firmy, zapoznanie go z zespołem, z kulturą komunikacji tak, aby od początku poczuł tzw. „ducha organizacji" to budowanie od pierwszego kontaktu poczucia lojalności i identyfikacji nowego pracownika z firmą.
Onboarding jest jednym z ważniejszych elementów mechanizmu employer brandingu i … kluczem do utrzymania talentów w organizacji. Niedawne badania amerykańskiej firmy Aberdeen Group wykazały, że ludzie decydują czy chcą zostać w firmie na dłużej, czy też nie, w ciągu pierwszych 6-ciu miesięcy pracy. A więc „pierwsze wrażenie” pracownika dotyczące organizacji ma tu kluczowe znaczenie.
Aby to „pierwsze wrażenie” było jak najbardziej pozytywne, należy dobrze przemyśleć plan programu wprowadzenia. Zaplanowanie działań, w jaki sposób pracownik zostanie wprowadzony do organizacji i wdrożony w nowe obowiązki ma ogromny wpływ na jego przyszłe wyniki i zdolność osiągania przez niego celów (szybciej jest on w stanie osiągnąć pełną efektywność na swoim stanowisku) oraz na jego ogólną satysfakcję z pracy.
Nie musisz czekać do momentu, aż pracownik pojawi się w biurze. Warto zadbać o niego jeszcze przed pierwszym dniem jego pracy, wysyłając mu mailowo: plan jego wdrożenia na pierwszy tydzień; list powitalny od organizacji i działu, w którym został zatrudniony; ważne informacje, które mogą mu się przydać: podstawowe dane o firmie, ważniejsze telefony, np. telefon do jego przełożonego, zasady dress codu, zasady parkowania, godziny pracy itp.
Nic tak nie zabija zaufania nowego pracownika do firmy szybciej niż brak biurka, komputera czy innych narzędzi do pracy w pierwszym dniu. To, że czeka na niego jego miejsce pracy, daje mu poczucie potraktowania z szacunkiem, wzmacnia pewność siebie i redukuje stres. Na biurku można umieścić broszury o firmie, schemat organizacyjny, podręcznik dla nowo – zatrudnionych (o ile taki macie ;-) ) itp. Bardzo dobrym pomysłem są tzw. „powitalne prezenty” (ang. „welcome packet”). Często w takiej paczce nowi pracownicy mogą znaleźć: niestandardowe T-sirty, torby do pracy, kubek do kawy, długopis, notatnik, kalendarz, słodycze itp. Taki drobny gest wzmacnia w nowym pracowniku poczucie, że jest mile widziany i ma ogromny wpływ na budowanie jego lojalności wobec pracodawcy od pierwszego dnia pracy.
„Pierwsze wrażenie” ma z reguły charakter trwały, więc warto zrobić coś, aby pierwszy dzień pracy nowego pracownika był właśnie „niezapomniany” i dobrze mu się kojarzył. Można zaplanować w tym dniu np. „spacer po biurze”, by pokazać mu, jak są rozmieszczone poszczególne działy, gdzie znajduje się ksero czy drukarki; gdzie znajdują się stołówka, kuchnia itp. Miłym akcentem będzie zaplanowany w tym dniu lunch z kolegami z nowego zespołu.
W pierwszym tygodniu pracy ważne jest, aby zostało wpisane w plan spotkanie z bezpośrednim przełożonym nowego pracownika. Menedżer ma w ten sposób okazję bliżej poznać swojego podopiecznego, przedstawić również siebie, swój sposób zarządzania, jak również omówić swoje oczekiwania wobec niego.
W początkowym okresie pracy ważne jest, aby nowy pracownik otrzymał swój tzw. „cień”, czyli opiekę innego doświadczonego pracownika, który pomoże mu we wdrożeniu się w nowe obowiązki i pomoże w zrozumieniu misji, wizji i celów nowej organizacji.
Często mamy skłonność zawalania „nowych” dużą ilością obowiązków już pierwszego dnia. Nie róbmy tego. Taka sytuacja może być dla nich dezorientująca i demotywująca ponieważ nie czują się na tyle sprawni i kompetentni, aby się z nich dobrze i szybko wywiązać, a przecież głupio im będzie odmówić. Standardowy proces wdrożenia trwa od 30 do 90 dni. W tym czasie powinniśmy traktować każdego pracownika, jako osobę w procesie szkolenia. Po tym czasie, z odpowiednim wsparciem, planem wdrożenia powinna osiągnąć ona pełną efektywność i … wtedy przyjdzie również czas na pierwszą ewaluację ;-).
Autor:
Agnieszka Olejnik, ekspert HR, coach kariery, Certyfikowany Trener AVENHANSEN®