Szukaj szkolenia

Dlaczego każdy inaczej rozumie „priorytet”? O komunikacyjnych klęskach w firmie.

 

Dlaczego każdy inaczej rozumie „priorytet”? O komunikacyjnych klęskach w firmie.

 

 
„To jest priorytet”, słyszysz to niemal codziennie. Tylko że za każdym razem znaczy coś innego. Dla jednego to coś pilnego,
dla drugiego strategicznego, a dla trzeciego po prostu... nowego. I tak zaczyna się chaos.

 

 

Gdy wszystko jest ważne, nic nie jest naprawdę ważne. Zespoły się ścigają, menadżerowie zmieniają decyzje z godziny na godzinę, a pracownicy próbują robić wszystko naraz. Efekt? Nic nie jest dowiezione na czas.

 

W Leadership Center często spotykamy się z tym problemem podczas warsztatów z pracy projektowej. Słowo „priorytet” pojawia się na każdej sali, ale jego znaczenie rozpływa się między działami, stanowiskami i interesami.

 

1. Priorytet? Czyli co właściwie?

Zanim zaczniemy ustalać priorytety, warto zadać jedno pytanie: co właściwie mamy na myśli? Bo w firmach to słowo potrafi znaczyć wszystko i nic. I tu zaczynają się problemy.

 

Czym teoretycznie jest priorytet?

 

  • Sprawa szczególnie ważna, którą trzeba załatwić w pierwszej kolejności”, tak mówi słownik PWN

  • innymi słowy: coś, co przybliża do celu i bez czego nie da się sprawnie działać

 

Brzmi sensownie. Problem w tym, że w praktyce każdy interpretuje to po swojemu. Dla jednego to zadanie z deadline’em. Dla drugiego coś, co wymyślił zarząd. Dla trzeciego temat, który „czeka najdłużej”.

 

W Leadership Center często widzimy, że problem z priorytetami nie zaczyna się od złych decyzji, tylko od braku wspólnego języka. Jeśli każdy rozumie „ważne” po swojemu, nie ma szans na spójne działanie, bo każdy zespół idzie w inną stronę.

 

2. Gdy wszystko jest „na wczoraj” to nie działa nic

Wiele zespołów funkcjonuje jak miasto w godzinach szczytu. Każdy pędzi, każdy temat jest pilny, każdy projekt „musi być teraz”. I wtedy pojawia się „karetka”, czyli temat naprawdę krytyczny. Tyle że nikt nie ma jak jej przepuścić, bo wszyscy próbują przejechać na sygnale.

 

Dlaczego priorytet traci sens?

 

  • bo każdy projekt traktowany jest jak absolutnie pilny

  • bo zarządzający widzą, że jak raz się udało „rzucić wszystko”, to może uda się znowu

  • bo zespół nie ma siły odmówić i nie wie, co może zostawić na później

 

W efekcie wszystko utyka. Projekty się piętrzą, zaangażowanie się rozmywa, a energia idzie w gaszenie pożarów zamiast

w dowożenie efektów.

 

W Leadership Center regularnie obserwujemy ten mechanizm w pracy zespołów projektowych. Gdy wszystko trafia na listę „najpilniejszych zadań”, zespół traci orientację. I zamiast skupić się na dowiezieniu tego, co naprawdę ważne, próbuje robić wszystko naraz. Z przewidywalnym skutkiem.

 

3. Skąd się biorą fałszywe priorytety?

Często to nie złe intencje psują ustalanie priorytetów, tylko nawyki i presja. Decyzje podejmowane „na szybko” wydają się logiczne, ale tylko przez chwilę.

 

Najczęstsze pułapki:

  • Nowe = ważne

 

Nowy temat brzmi ciekawie, świeżo, obiecuje efekty. Stare zadania wypadają z obiegu, mimo że są kluczowe.

  • Szybko = lepiej

 

„Musimy to mieć teraz” uruchamia lawinę zadań, ale nie uwzględnia kosztu alternatywnego. Co wypada z kolejki, gdy wskakuje coś nowego?

  • Nie potrafimy powiedzieć „nie”

 

Lepiej dorzucić temat niż przyznać, że się nie zmieści. A potem wszyscy i tak wiedzą, że się nie zmieści, tylko nikt nie mówi tego głośno.

Fałszywe priorytety to nie tylko zła decyzja. To sygnał, że w organizacji brakuje odwagi, procesu i języka, żeby mówić o tym,

co naprawdę ważne.

 

4. Jak odzyskać sens słowa „priorytet”? 3 praktyki

Nie chodzi o to, żeby ustalać jeden priorytet na krzyż. Chodzi o to, żeby nazywać rzeczy po imieniu i przywrócić słowu „priorytet” realne znaczenie w codziennej pracy.

 

Co pomaga?

  • Koszyczki: lider, ekspert, nie mój temat

 

Lider dowozi, ekspert wykonuje określony fragment, resztę świadomie odrzucasz. To naturalna selekcja zadań, która chroni przed przeciążeniem.

  • Porównywanie jeden do jednego

 

Zamiast patrzeć na całą listę i myśleć „wszystko ważne”, porównuj zadania parami. Co zostawić, co przesunąć, co wyciąć.

  • Pytanie: z czego mogę zrezygnować?

 

Najlepszy test priorytetu. Jeśli nie potrafisz czegoś odrzucić, to znaczy, że wciąż trzymasz się iluzji, że wszystko da się zrobić.

 

W szkoleniach organizowanych przez Leadership Center pokazujemy, że porządek nie zaczyna się od listy zadań, tylko od decyzji. A dobra decyzja to taka, która mówi NIE, równie świadomie, jak mówi tak.

 

5. Myśl portfelem, nie listą zadań

Jednym z największych błędów jest traktowanie projektów jak oddzielnych bytów. Każdy z nich osobno wygląda na realny. Ale kiedy zestawisz je wszystkie razem, nagle okazuje się, że każda karetka chce jechać pierwsza.

 

Dlaczego warto patrzeć szerzej:

  • Masz ograniczone zasoby

 

Czas, ludzie, budżet to nie są nieskończone zasoby. Jeśli planujesz projekt bez świadomości, co już jest w toku, dokładasz tylko ciężar.

  • Dowożenie = kończenie

Nowe tematy kuszą. Ale realne efekty dają te, które doprowadzisz do końca. To kończenie buduje zaufanie i napędza zespół.

  • Portfel to nie stos pomysłów

 

To uporządkowany zbiór tego, co naprawdę ma sens. Warto go aktualizować, przeliczać, negocjować. I umieć powiedzieć: tego teraz nie robimy.

 

W Leadership Center uczymy, że zarządzanie portfelem projektów to nie luksus dużych firm. To warunek skuteczności, nawet w małym zespole.

 

Co robić, gdy organizacja tonie w „priorytetach”?

Nie ma jednej metody, która rozwiąże wszystkie problemy. Ale jest jedno dobre miejsce, od którego warto zacząć: powiedzieć sobie prawdę.

 

Nie zrobisz wszystkiego. Twój zespół też nie. I właśnie dlatego trzeba na nowo zdefiniować, co znaczy „ważne” w twojej firmie.

 

To nie jest kwestia słownika. To kwestia kultury pracy, odwagi menadżerskiej i systemu, który nie pozwala rozciągać ludzi

w nieskończoność.

 

W Leadership Center pomagamy firmom odzyskać kontrolę nad tym, co naprawdę liczy się w pracy projektowej.

Zobacz, jak może działać twój zespół, gdy „priorytet” znowu coś znaczy.

 

Artykuł sponsorowany.

zobacz profil udostępnij zapytanie grupowe