Sztywny grafik pracy, np. od 9 do 17, to coraz częściej przeżytek. Pracownicy oczekują większej autonomii, a firmy w obliczu tych zmian szukają sposobów na utrzymanie efektywności zespołu. Elastyczne godziny pracy mogą być odpowiedzią na oba te wyzwania – pod warunkiem, że wdrożysz je z głową. Podpowiadamy, jak to zrobić.
Jak przygotować kulturę organizacyjną firmy na rezygnację z „odbijania karty”?
Początkiem zmian w kulturze organizacji pracy jest otwarta komunikacja i jasne określenie nowych zasad gry.
Managerowie powinni przeprowadzić szczere rozmowy z zespołem, wyjaśniając, że większa swoboda wiąże się z większą odpowiedzialnością za terminy i jakość pracy. Kolejnym krokiem jest przedefiniowanie tego, co w Twojej firmie oznacza definicja „dobrego pracownika”. W starym modelu był to ktoś, kto jako pierwszy przychodził i jako ostatni wychodził z biura. W kulturze elastycznego czasu pracy liczy się to, co zostało realnie zrobione i jaki miało to wpływ na rozwój biznesu.
HR i zarząd muszą wspólnie wypracować system wartości, w którym docenia się samodzielność i umiejętność zarządzania własnym kalendarzem.
Jak połączyć swobodę pracowników z wymogami operacyjnymi firmy?
Wyzwaniem dla właściciela firmy wprowadzającego elastyczne godziny pracy jest zachowanie ciągłości operacyjnej przy jednoczesnym przyznaniu pracownikom wolnej ręki. Rozwiązaniem, które sprawdza się w wielu branżach, jest wprowadzenie tzw. godzin rdzeniowych. Są to wyznaczone bloki czasu, na przykład między 11:00 a 15:00, kiedy wszyscy członkowie zespołu muszą być dostępni dla siebie nawzajem oraz dla kontrahentów.
Wprowadzenie ruchomego czasu pracy pozwala na lepsze dopasowanie grafiku do indywidualnych rytmów dobowych pracowników. Niektórzy najlepiej pracują o świcie, inni rozkwitają intelektualnie późnym popołudniem. Umożliwienie im działania w ich naturalnym tempie to prosty sposób na podniesienie efektywności bez dodatkowych nakładów finansowych. Ważne jest jednak, aby każdy dział w firmie wypracował wewnętrzny mechanizm informowania o swojej dostępności. Może to być prosty status na komunikatorze lub wspólny kalendarz, w którym zaznacza się godziny pracy.
Właściciele firm często martwią się o dostępność serwisu lub wsparcia technicznego. Tutaj z pomocą przychodzi rotacyjne planowanie dyżurów. Elastyczność może polegać na tym, że część zespołu zaczyna pracę o 7:00, a część o 11:00, dzięki czemu firma jest dostępna dla klientów przez znacznie dłuższy czas w ciągu dnia. Taki układ pozwala zaspokoić potrzeby osób ceniących wolne popołudnia oraz tych, którzy rano muszą załatwić prywatne sprawy
Mierzenie efektów, a nie obecności – jakie narzędzia pomogą wdrożyć elastyczność bez chaosu?
Aby elastyczne godziny pracy nie stały się ciężarem dla działu kadr i managerów, warto postawić na automatyzację. Nowoczesne oprogramowanie i harmonogram online pozwalają na ewidencję czasu pracy w sposób transparentny i prosty dla obu stron. Pracownik loguje start i koniec zadań jednym kliknięciem, a manager ma wgląd w postępy prac bez konieczności ciągłego dopytywania o status.
Ponadto przejście na rozliczanie efektów wymaga sprawnego systemu zarządzania projektami. Kiedy każde zadanie ma przypisaną odpowiedzialną za nie osobę i konkretny termin, fizyczna lokalizacja pracownika przestaje mieć znaczenie. Manager widzi w systemie wykonane zadania i wie, że projekt posuwa się do przodu. Taka transparentność redukuje stres
u zarządzających i daje pracownikom jasne wytyczne, z czego będą rozliczani.
Nowoczesne zarządzanie to tworzenie warunków, w których każdy pracownik może dać z siebie to, co najlepsze
– i to w zgodzie z własnym stylem życia. Twoja rola jako lidera polega na dostarczeniu odpowiednich ram i narzędzi, które tę wolność pracowniczą uczynią bezpieczną dla biznesu.
Artykuł sponsorowany.