Dostępny budynek. Strona internetowa zgodna ze standardami. Dokument, który można odczytać za pomocą technologii asystujących. Pracownik, który wie, jak obsłużyć osobę ze szczególnymi potrzebami. Za każdym z tych elementów stoją inne osoby i procesy. Rolą koordynatora dostępności jest sprawić, aby tworzyły one spójny system.
Podstawę prawną funkcjonowania stanowiska koordynatora dostępności stanowi ustawa z 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami.
Zgodnie z jej art. 14 każdy organ władzy publicznej, w tym m.in. organ administracji rządowej i samorządowej, ma obowiązek wyznaczyć co najmniej jedną osobę pełniącą funkcję koordynatora do spraw dostępności. Ustawa wskazuje trzy podstawowe obszary jego działania:
Już z samej konstrukcji tych zapisów wynika, że koordynator nie jest wyłącznie osobą przyjmującą zgłoszenia dotyczące dostępności. Powinien mieć możliwość spojrzenia na funkcjonowanie organizacji całościowo i wpływać na to, w jaki sposób projektowane są jej usługi, komunikacja, przestrzeń oraz rozwiązania cyfrowe.
Funkcja koordynatora może być również tworzona w organizacjach, które nie mają ustawowego obowiązku jego wyznaczenia. Wraz z rozszerzaniem wymagań dotyczących dostępności także na część produktów i usług sektora prywatnego coraz więcej podmiotów potrzebuje bowiem osoby, która potrafi zarządzać tym obszarem systemowo.
Jeżeli w organizacji zostaje wyznaczony koordynator, łatwo przyjąć, że od tej chwili wszystkie zadania dotyczące dostępności można przekazać właśnie jemu. Tymczasem trudno oczekiwać, aby jedna osoba jednocześnie odpowiadała za architekturę budynku, kod strony internetowej, dostępność dokumentów, procedury zakupowe, komunikację czy obsługę klienta.
Rolą koordynatora jest przede wszystkim koordynowanie działań, a nie samodzielne wykonywanie wszystkich zadań.
Koordynator natomiast powinien wiedzieć, co należy sprawdzić, kogo włączyć w działanie, jakie wymagania powinny zostać spełnione i jak zweryfikować rezultat.
Trudno poprawiać dostępność bez wiedzy, gdzie rzeczywiście występują bariery. Jednym z pierwszych zadań koordynatora powinno być więc rozpoznanie obecnej sytuacji organizacji.
Analiza powinna obejmować zarówno przestrzeń i sposób obsługi użytkowników, jak i stronę internetową, aplikacje, publikowane dokumenty czy procedury wewnętrzne.
Koordynator powinien przyjrzeć się m.in.:
Celem takiej diagnozy nie jest jednak stworzenie jak najdłuższej listy niezgodności. Koordynator musi umieć przełożyć ją na priorytety.
Nie wszystkie bariery można usunąć jednocześnie. Część wymaga inwestycji i środków finansowych. Inne da się wyeliminować stosunkowo szybko przez zmianę procedury, dokumentu albo sposobu komunikacji. Dlatego istotnym elementem pracy jest przygotowanie planu poprawy dostępności wraz z harmonogramem, podziałem odpowiedzialności
i sposobem monitorowania efektów.
Dobrze zorganizowany system dostępności nie może opierać się wyłącznie na reagowaniu na problemy.
Jeżeli koordynator dowiaduje się o nowej stronie internetowej dopiero po jej uruchomieniu, o remoncie – po zakończeniu prac, a o zakupionym urządzeniu – kiedy okazuje się, że nie mogą z niego korzystać wszyscy użytkownicy, możliwości działania są ograniczone. Poprawianie gotowego rozwiązania bywa też bardziej kosztowne niż zaprojektowanie go właściwie od początku.
Dlatego ważną częścią roli koordynatora jest włączanie dostępności do istniejących procesów organizacji.
Może to oznaczać np.:
Z tą rolą bezpośrednio wiąże się idea projektowania uniwersalnego – tworzenia przestrzeni, produktów i usług w taki sposób, aby mogła z nich korzystać możliwie szeroka grupa odbiorców, bez konieczności późniejszego wprowadzania specjalnych modyfikacji.
Jednym z najbardziej widocznych obszarów dostępności jest przestrzeń. Jednocześnie łatwo sprowadzić ten temat do kilku oczywistych rozwiązań: podjazdu, windy czy toalety dla osób z niepełnosprawnością.
Perspektywa koordynatora powinna być szersza. Trzeba ocenić całą drogę użytkownika:
Znaczenie mogą mieć więc również:
Koordynator nie musi samodzielnie projektować rozwiązań architektonicznych. Powinien jednak potrafić rozpoznać najważniejsze bariery i współpracować ze specjalistami przy planowaniu oraz ocenie działań naprawczych.
Podobnie wygląda sytuacja w obszarze cyfrowym. Organizacja może posiadać stronę zgodną z wymaganiami dostępności,
a jednocześnie regularnie publikować niedostępne dokumenty, formularze lub materiały multimedialne.
Koordynator powinien więc patrzeć na cały ekosystem cyfrowy jednostki.
Oznacza to m.in. znajomość podstaw standardu WCAG oraz umiejętność rozpoznawania problemów dotyczących stron internetowych, aplikacji mobilnych, formularzy, dokumentów i multimediów.
Koordynator nie musi oczywiście być programistą lub samodzielnie przeprowadzać pełny audyt techniczny. Powinien jednak wiedzieć, jakich wymagań oczekiwać od osób tworzących rozwiązania cyfrowe oraz kiedy potrzebna jest pomoc specjalisty.
Istotne znaczenie ma także budowanie kompetencji pracowników. Dobrze zaprojektowany serwis szybko może bowiem stracić dostępność, jeżeli publikowane na nim później pliki czy treści powstają bez uwzględnienia odpowiednich zasad.
Bariery nie zawsze są widoczne. Mogą pojawić się także:
Dlatego koordynator zajmuje się również dostępnością informacyjno-komunikacyjną.
W zależności od działalności organizacji znaczenie mogą mieć m.in. prosty język, informacje przygotowane w formacie łatwym do czytania i rozumienia (ETR), możliwość skorzystania z Polskiego Języka Migowego, pętli indukcyjnej czy alternatywnych kanałów kontaktu.
W tym obszarze szczególnie ważna jest współpraca z pracownikami pierwszego kontaktu. Nawet najlepsze procedury nie zapewnią dostępności, jeżeli osoba korzystająca z usługi spotka się z pracownikiem, który nie wie, jak zareagować na jej potrzeby.
Zakres obowiązków koordynatora dostępności pokazuje, dlaczego trudno przygotować się do tej roli wyłącznie przez poznanie jednej ustawy.
Koordynator powinien łączyć wiedzę z kilku obszarów:
Niezbędne są także kompetencje koordynacyjne i menedżerskie, takie jak umiejętności:
Osoby obejmujące funkcję koordynatora często stają przed bardzo praktycznymi pytaniami:
Krótkie szkolenie może pomóc uporządkować wybrany fragment tej wiedzy. Przy tak szerokim zakresie odpowiedzialności szczególnie wartościowe jest kompleksowe przygotowanie łączące przepisy z warsztatem pracy koordynatora.
Firma szkoleniowa J.G.Trainin prowadzi 6-dniowe szkolenie:
Program obejmuje cały proces:
Uczestnicy pracują również nad praktycznymi narzędziami, takimi jak plan poprawy dostępności, harmonogram działań,
listy kontrolne czy mapa barier.
To propozycja zarówno dla osób, które już pełnią funkcję koordynatora i chcą uporządkować swój warsztat, jak i tych,
które dopiero przygotowują się do objęcia tej roli.
Sprawdź program 6-dniowego szkolenia „Koordynator dostępności w praktyce” i przygotuj się do prowadzenia dostępności w organizacji w sposób systemowy – od diagnozy i przepisów po konkretne działania wdrożeniowe.
Materiał partnera.