Szkolenie skierowane jest do:
• pracowników sekretariatów sądowych, którzy w ramach swoich obowiązków zajmują się dokumentacją lub jej archiwizacją
• kierowników sekretariatów sądowych
• archiwistów zakładowych w sądach
Cel szkolenia:
Celem szkolenia jest rozwinięcie umiejętności praktycznych oraz aktualizacja wiedzy w zakresie właściwego postępowania z dokumentami, organizowania lub nadzorowania właściwego ich obiegu i archiwizowania, a także prowadzenia archiwum zakładowego w sądzie.
Program szkolenia
I. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w Sądzie
1. Przepisy ogólnoarchiwalne
2. Przepisy dotyczące zasad obowiązujących w sądownictwie
II. Rodzaje dokumentacji w Sądach
1. Kategoryzacja dokumentacji tworzonej, napływającej i składanej w Sądzie
2. Dokumentacja z zakresu administracji i nadzoru
3. Akta spraw sądowych
III. Postępowanie z dokumentami z zakresu administracji i nadzoru
1. Instrukcja kancelaryjna i Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt
2. Rejestracja sprawy i jej znak, teczka rzeczowa, dokumentacja tworząca i nietworząca spraw
3. Klasyfikacja i kwalifikacja archiwalna dokumentów
4. Przekazanie akt spraw zakończonych z komórki organizacyjnej do archiwum zakładowego
a) uporządkowanie wewnętrzne dokumentacji
b) opisanie jednostek archiwalnych
c) sporządzenie ewidencji przekazywanej dokumentacji
IV. Postępowanie z aktami spraw sądowych
1. Zasady klasyfikowania i kwalifikowania akt spraw sądowych
2. Przekazywanie akt spraw zakończonych do archiwum zakładowego
3. Reguły określania i wyliczania okresów przechowywania akt
4. Postępowanie z dokumentacją pomocniczą dla spraw sądowych - papierową i elektroniczną
5. Standardy porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych
V. Funkcjonowanie archiwum zakładowego
1. Organizacja, lokal i zadania archiwum zakładowego
2. Przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym oraz prowadzenie jej ewidencji
3. Przekwalifikowanie dokumentacji w archiwum zakładowym
4. Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym
5. Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego
6. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (papierowej i elektronicznej) po upływie obowiązujących okresów jej przechowywania
7. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
VI. Postępowanie z dokumentacja w przypadku reorganizacji/likwidacji Sądu lub jego komórek organizacyjnych
VII. Dyskusja
