Efektywne prowadzenie spotkań i telekonferencji

Szkolenie służy rozwinięciu kompetencji prowadzenia spotkań on- i offline. Pozwala rozwinąć je w kontekście menedżerski, jak i osoby odpowiedzialnej za zorganizowanie całości od strony technicznej. Podczas spotkania Uczestnicy dowiadują się o tym, co decyduje o udanym spotkaniu, wiedzą o co zadbać przed nim, mają świadomość roli przygotowania i tego, co się na nie składa. Potrafią facylitować spotkania, moderować dyskusje, prezentować temat spotkania i pilnować jego zasad. Wszystko z szacunkiem i uważnością na uczestników.

Cel szkolenia
Nabycie/rozwój kompetencji koniecznych do efektywnego prowadzenia spotkań on-, jak i offline.

Korzyści dla uczestnika

• Większa pewność siebie podczas prowadzenia spotkań jako i ich lider
• Zwiększenie umiejętności taktownego pilnowania zasad, unikania mielizn i prowadzenia spotkania zgodnie z założonymi celami
• Dynamiczne i zorientowane na konkretne cele prowadzenie spotkań
• Umiejętność łagodzenia sytuacji trudnych, jak i zdolność do wykorzystywania potencjału grupy, każdego z jej uczestników

Korzyści dla organizacji

• Szybsze i efektywniejsze spotkania
• Lepsza organizacja pracy
• Sprawniejsze osiąganie założonych celów
• Efektywne dochodzenie do konsensusu

Metody szkoleniowe

• ćwiczenia indywidualne i grupowe
• odgrywanie scenek
• wykład interaktywny
• prezentacja multimedialna w ilości niezbędnej
• praca indywidualna
• coaching i mentoring indywidualny
• burza mózgów
• case study

PROGRAM RAMOWY

Wprowadzenie

• Spotkania jako podstawowe narzędzie efektywnego menedżera: jakie kompetencje doskonalimy podczas spotkań i w jaki sposób
• Specyfika spotkań online w kontekście spotkań tradycyjnych: różnice i podobieństwa. Jak przenieść energię ze spotkań offline do spotkań online

Cel i plan spotkania

• Planowanie: kto, co, gdzie, kiedy i jak długo to potrwa? O co zadbać, aby dać spotkaniu szansę na sukces
• Przygotowanie uczestników spotkania i prowadzącego: jak przygotować siebie i o co (jak i kiedy) poprosić uczestników, aby spotkanie było efektywne
• Jak osiągnąć wyznaczone cele spotkania? Jak realistycznie wyznaczyć cel spotkania i jak komunikować go uczestnikom

Skuteczne działania lidera

• Zasady spotkania – kontraktowanie jako kluczowe narzędzie służące powodzeniu: jak to robić i co kontraktować
• Uważność na uczestników: na co i jak zwracać uwagę, jeśli chodzi o zachowania uczestników
• Kompetencje komunikacyjne prowadzącego: narzędzia służące lepszemu komunikowaniu się z uczestnikami: informacja zwrotna, egzekwowanie kontraktu, moderacja
• Jak zadbać o dynamikę spotkania, czyli szczegółowo o przykuwaniu uwagi i budzeniu zaangażowanie

Metody angażowania uczestników spotkań on i offline

• Jak przedstawić temat, aby zbudować zainteresowanie uczestników? Przedstawienie tematu w optyce korzyści z spotkania, czyli co ja z tego będę miał
• Jak angażować uczestników w optyce stylów osobowości DISC: jak angażować milczących, tonować nadmiernie mówiących i przerywaczy-szczególarzy, jak i tych, którzy podważają Twój autorytet
• W jaki sposób prowadzić dyskusję? Kluczowe zasady dotyczące dyskusji
• Istota różnić indywidualnych i ich wpływ na zachowanie podczas spotkań dotyczących zmian: omówienie oczekiwań jako wypadkowej stylu osobowości oraz faz zmiany jako naturalnego cyklu, którego znajomość pozwala sprawniej przejść przez opór przed zmianą

Budowanie autorytetu lidera spotkania on- i offline

• Jak budować autorytet on-line? O technice, która może być kłopotliwa, a może być też zbawienna: jak profesjonalnie wykorzystać kamerę, mikrofon i narzędzia do transmisji online
• Kiedy mówimy o skutecznym i wiarygodnym przekazie werbalnym? Jak tempo, głośność i melodia wypowiedzi wpływa na odbiór Twoich treści: omówienie różnic on- i offline
• Twoja mowa ciała jako narzędzie wywierania wpływu i kreowania wizerunku: jak spójnie prezentować treści z wykorzystaniem mimiki i gestykulacji, jak zarządzać przestrzenią

Narzędzia wspierające efektywne prowadzenie spotkań także online

• Nowoczesne platformy internetowe zwiększające efektywność spotkań online (Mentimeter, Quizlet, Kahoot, Genially, Jamboard etc.)
• Facylitacja jako narzędzie wspierające grupę i jej wyniki
• Kropkokracja i inne techniki ułatwiające dochodzenie do porozumienia
• Jak posługiwać się slajdami, by uczestnicy spotkania słuchali nas, a nie wpatrywali się w slajdy, tracąc uwagę na nasz przekaz

Trudne sytuacje i zarządzanie nimi

• Co może pójść nie tak – o przewidywaniu, czyli przygotowaniu do spotkania: jak zadbać m.in. o ramy czasowe czy sprzęt
• Trudni uczestnicy spotkania: jak postępować, gdy mamy do czynienia z trudnym zachowaniem lub z niewygodnymi pytaniami

Po spotkaniu

• Minutki i plany działania: jak tworzyć jakościowe materiały po spotkaniu
• Przydział obowiązków i harmonogram: jak delegować zadania podczas spotkań i jak umawiać się na ich rozliczanie
• Lessons learned, czyli czego się nauczyliśmy: omówienie tego, co poszło nie tak od ostatniego spotkania jako lekcja na przyszłość

Efektywne spotkania z wykorzystaniem telekonferencji

• Spotkanie vs telekonferencja od A do Z – omówienie różnic między dwoma sposobami prowadzenia spotkań: na co najbardziej zwrócić uwagę, aby było efektywnie
• Platformy online, ich mocne i słabe strony (Zoom, Teamsy, platformy do dużych webinarów, inne) – omówienie narzędzi i tego, co ułatwia poruszanie się w ich obrębie
• Podsumowanie