Efektywność osobista – zarządzanie zadaniami i sobą w czasie

O wzmacnianiu efektywności osobistej wydano niezliczone ilości książek i przeczytanie kilku z nich z pewnością nikomu nie zaszkodzi. Pamiętajmy przy tym o tym, by wyciągać z nich właściwe wnioski. Samo wprowadzenie nawyku wstawania o piątej rano – tak, jak robią to ludzie sukcesu okazuje się, że nie powoduje efektu znalezienia się w zacnym ich gronie. Może to powodować poczucie, że ktoś nabija nas w butelkę i zniechęcić do wprowadzania jakichkolwiek zmian. Prawdą jest, że fragmentaryczne, chwilowe i drobne usprawnienia nie dadzą nam spektakularnych rezultatów, a bez ciężkiej pracy się nie obejdzie. Jednak pracując ciężko i mądrze z pewnością zyskamy więcej. Podejście holistyczne stopniowego wprowadzania usprawnień w wielu sferach naszej pracy oraz życia osobistego może skutkować trwałymi rezultatami.

Środowisko pracy, narzędzia, umiejętności przełożonych, kultura pracy organizacji, wreszcie atmosfera – to wszystko elementy po części determinujące naszą efektywność. I choć warunki te wydają się być podobne tak dla nas, jak dla naszych zespołowych kolegów, to każdy radzi sobie ze swoją efektywnością z różnym rezultatem. Jedni wydają się pracować spokojniej, w sposób bardziej przemyślany, inni zaś starają się radzić sobie z natłokiem codziennych zadań, z niecierpliwością odliczając do godziny wyjścia z pracy. Jak zaliczyć się do tej pierwszej grupy osób? Jak pracować w komforcie, z poczuciem opanowania i świadomością pola własnego wpływu? Udział w tym warsztacie pomoże Ci znaleźć odpowiedzi na te pytania.

Cel szkolenia

• Nabycie wiedzy i umiejętności, jak zorganizować własną pracę zdalną, aby zarówno pracodawca, jaki i pracownik czerpali satysfakcję z jej wprowadzenia
• Nabycie technik i umiejętności wspomagających pracę zdalną
• Poznanie pomocnych narzędzi

Co zyskasz

• Wiedzę, jak planować realizację zadań w ciągu dnia pracy biorąc pod uwagę wahania własnej efektywności
• Umiejętność nadawania priorytetów i wypełniania większości harmonogramu pracy tym, co ważne i niekoniecznie pilne
• Nawyk codziennego planowania przestrzeni na zadania ad hoc w trybie pilnym
• Wzrost swojej efektywności i sukcesywne zmniejszanie zmęczenia dzięki minimalizowaniu pracy w trybie wielozadaniowym
• Znajomość technik radzenia sobie w sytuacjach trudnych, stresujących i generujących napięcie
• Umiejętność budowania nowych, dobrych nawyków i eliminacji nawyków destrukcyjnych
• Narzędzia i techniki budzące pro-aktywność i automotywację

Co zyska Twoja firma

• Właściwie rozłożenie zadań w dniu pracy z akcentem na odpowiedni czas na ich realizację
• Zadania z najwyższym priorytetem zaplanowane i terminowo realizowane
• Zadania ad hoc mające przestrzeń na realizację w trybie pilnym
• Eliminację popełnianych błędów w ciągu dnia pracy oraz wzrost efektywności w środowisku wielozadaniowym
• Zespół bardziej świadomy, asertywny i skoncentrowany na swoich zadaniach
• Lepiej zarządzane wyzwania, sytuacje trudne i kryzysowe
• Utrwalanie dobrych praktyk w mechanizmie nawykowym
• Większe zaangażowanie załogi i gotowość do brania odpowiedzialności

Metodologia

• Interaktywny mini wykład / Prezentacja multimedialna
• Dyskusja moderowana
• Ćwiczenia indywidualne
• Ćwiczenia w parach i grupowe
• Autorefleksja
• Case study

PROGRAM RAMOWY

Moduł I Rozłożenie zadań w czasie z uważnością na naszą efektywność

• Kamienie milowe w naszej pracy
• Czas, ile go mamy i jak go pożytkujemy
• Zyski i straty multizadaniowości
• Krzywa skupienia i dystraktory dnia
• Równie ważna inwestycja w czas pracy i przerwy
• Zasada Pareto
• Priorytety, hierarchia i ważność zadań. Narzędzia do skutecznej organizacji i planowania kolejności zadań
• Matryca Eisenhowera
• Krzywa wydajności oraz zakłóceń dnia
• Planowanie właściwych proporcji dnia na różne typy zadań

Moduł rozpoczyna się od doświadczenia pomagającego wzbudzić świadomość, czym zajmujemy się w pracy oraz do czego przyda nam się nałożenie priorytetu na zadania. Trener zaprosi także do ćwiczenia, które w liczbowy sposób udowodni wpływ multizadaniowości na efekty pracy. Następnie uczestnicy będą mogli poszeregować swoje zadania zgodnie z zasadą A, B, C priorytetyzacji oraz upewnić się, ile czasu spędzają we właściwej ćwiartce matrycy Eisenhowera. Będą też mogli rozłożyć w dniu pracy swoje zadania tak, by wykorzystać natężenie i spadek własnej energii na realizację właściwych czynności. Dowiedzą się także, w jak zaplanować swój dzień pracy tak, by zadania ad hoc nie zaburzyły kalendarza zadań.

Moduł II Radzenie sobie w sytuacjach trudnych

• Metoda Blumy Zaigarnik na radzenie sobie z procesami otwartymi
• Techniki radzenia sobie z wyzwaniami, zadaniami trudnymi i sytuacjami patowymi
• Zasada teownika, która jest dobrym nawykiem do włączania poczucia postępu
• Wzmacnianie proaktywości, walka z prokrastynacją

Ten moduł jest wyposażony w przynajmniej siedem metod na radzenie sobie z sytuacjami, które wywołują naszą prokrastynację, czyli odkładanie czegoś w nieskończoność. Trener wyjaśnia, na czym polega nawracające działanie procesów otwartych i jakie są nie metody. Dzięki udziałowi w tym module uczestnik lepiej radzi sobie z planowaniem, organizowaniem i zarządzaniem swoimi zadaniami. Jest w stanie zwiększyć soją efektywność przez częstszą koncentrację i unikanie szkodzących mu praktyk.

Moduł III Wykorzystanie działania nawykowego do tworzenia dobrych praktyk

• Działanie na autopilocie i jego cenny zamiennik dla siły woli
• Budowa mechanizmu nawykowego
• Zmiana nawyków destrukcyjnych i usuwanie nawyków

Uczestnik uświadamia sobie trzy kluczowe powody, dla których automatyzm działania nawykowego może znacząco wpłynąć na usprawnienia w pracy i życiu osobistym. Poznaje mechanizm nawykowy, o którym pisze Charles Duhigg w swojej książce „Siła nawyku”. Dowiaduje się, w jaki sposób jest w stanie stworzyć nowe nawyki i modyfikować wcześniej nabyte. Wiedza ta przydaje się do wyłapania dziesiątek przyzwyczajeń naszej codzienności. Pozwala również pracować nad eliminacją tych, które nam nie służą i budować te, które służą. Dzięki wiedzy z modułu mamy wpływ na minimalizację wysiłku w obszarach, które tego wymagają i czerpanie z możliwości wykonywania żmudnych czynności bez wkładania wysiłku w budzenie zaangażowania w nie.

Moduł IV Świadome uruchamianie automotywacji

• Praca pytaniami w próbie odnalezienia siły napędowej do działania.
• Pytania kartezjańskie dające pełne spektrum perspektyw niezbędnych do decydowania.
• Plan lotu, jako instrukcja obsługi automotywacji i metoda na ruszenie z miejsca.

Ten moduł jest w całości poświęcony ćwiczeniom wyłaniającym źródło naszej motywacji. To praca pytaniami, zadawanie właściwych pytań i przejście etapami ze strefy wizji lub marzeń do strefy planowania. Świadomość pól wpływu, kontroli i władzy. Dzięki nim uczestnik będzie mógł częściej włączać motywację do działania, robiąc „bo”, zamiast robiąc „gdy”.

Moduł V Pomost w przyszłość

• Podsumowanie obu dni szkolenia
• Domknięcie zaparkowanych tematów
• Czerpanie od grupy
• Plan konkretnych działań do wdrożenia zaraz po udziale w szkoleniu