Coraz powszechniejsze wdrażanie systemów teleinformatycznych w realizacji zadań, w szczególności w zarządzaniu dokumentacją, stawia pod dużym znakiem zapytania prawidłowość opracowania i wdrożenia jednolitych rzeczowych wykazów akt (JRWA) w dotychczasowym brzmieniu.
JRWA stanowi podstawę klasyfikacji dokumentacji oraz jej kwalifikacji archiwalnej. Jest podstawą rejestracji spraw w momencie ich wszczynania oraz znakowania pism i akt. Jego właściwe opracowanie, a następnie wdrożenie oraz stałe aktualizowanie przyczynia się do prawidłowego grupowania dokumentacji oraz określania czasu jej przechowywania. Skorelowanie zapisów JRWA i zapisów w rejestrze czynności przetwarzania danych osobowych (RODO) jest szczególnie istotne dla spójnego zarządzania dokumentami w systemie tradycyjnym, w systemach klasy EZD oraz w systemach dziedzinowych. Niestety obecnie opracowywane i wdrażane JRWA nie zawsze są dostosowane do potrzeb podmiotów. Często powstają poprzez skopiowanie i drobną modyfikację rozwiązań przygotowanych dziesiątki lat temu. Są niedostosowane do współcześnie budowanych narzędzi informatycznych. W niewielkim stopniu podmioty publiczne dostrzegają także korzyści płynące z możliwości opracowania kwalifikatora dokumentacji, będącego uzupełnieniem JRWA.
Celem seminarium jest więc szczegółowe omówienie zasad budowy jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz kwalifikatora dokumentacji. W trakcie warsztatów uczestnicy nabędą praktyczne umiejętności w zakresie opracowywania ww. dokumentów oraz dokonywania w nich zmian i uzupełnień. Przećwiczone zostaną także elementy stosowania JRWA w procesie rejestracji spraw i znakowania dokumentacji.
Wśród uczestników seminarium zostanie rozlosowana książka „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją” (https://www.ksiegarnia.beck.pl/17367-procedury-elektronicznego-zarzadzania-dokumentacja-w-administracji-plyta-cd-grzegorz-abgarowicz)
Do udziału zapraszamy:
- - koordynatorów czynności kancelaryjnych,
- - archiwistów i zarządców dokumentacji,
- - kadrę kierowniczą,
- - członków zespołów projektowych wdrażających systemy zarządzania dokumentacją oraz systemy dziedzinowe,
- - pracowników podmiotów publicznych i spółek Skarbu Państwa działających w systemac