JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT I KWALIFIKATOR DOKUMENTACJI W ELEKTRONICZNYM ZARZĄDZANIU DOKUMENTACJĄ , 7.04.2020

Coraz powszechniejsze wdrażanie systemów teleinformatycznych w realizacji zadań, w szczególności w zarządzaniu dokumentacją, stawia pod dużym znakiem zapytania prawidłowość opracowania i wdrożenia jednolitych rzeczowych wykazów akt (JRWA) w dotychczasowym brzmieniu.

JRWA stanowi podstawę klasyfikacji dokumentacji oraz jej kwalifikacji archiwalnej. Jest podstawą rejestracji spraw w momencie ich wszczynania oraz znakowania pism i akt. Jego właściwe opracowanie, a następnie wdrożenie oraz stałe aktualizowanie przyczynia się do prawidłowego grupowania dokumentacji oraz określania czasu jej przechowywania. Skorelowanie zapisów JRWA i zapisów w rejestrze czynności przetwarzania danych osobowych (RODO) jest szczególnie istotne dla spójnego zarządzania dokumentami w systemie tradycyjnym, w systemach klasy EZD oraz w systemach dziedzinowych. Niestety obecnie opracowywane i wdrażane JRWA nie zawsze są dostosowane do potrzeb podmiotów. Często powstają poprzez skopiowanie i drobną modyfikację rozwiązań przygotowanych dziesiątki lat temu. Są niedostosowane do współcześnie budowanych narzędzi informatycznych. W niewielkim stopniu podmioty publiczne dostrzegają także korzyści płynące z możliwości opracowania kwalifikatora dokumentacji, będącego uzupełnieniem JRWA. 
 

Celem seminarium jest więc szczegółowe omówienie zasad budowy jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz kwalifikatora dokumentacji. W trakcie warsztatów uczestnicy nabędą praktyczne umiejętności w zakresie opracowywania ww. dokumentów oraz dokonywania w nich zmian i uzupełnień. Przećwiczone zostaną także elementy stosowania JRWA w procesie rejestracji spraw i znakowania dokumentacji.

Wśród uczestników seminarium zostanie rozlosowana książka „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją” (https://www.ksiegarnia.beck.pl/17367-procedury-elektronicznego-zarzadzania-dokumentacja-w-administracji-plyta-cd-grzegorz-abgarowicz)

Do udziału zapraszamy:

• - koordynatorów czynności kancelaryjnych,
• - archiwistów i zarządców dokumentacji,
• - kadrę kierowniczą,
• - członków zespołów projektowych wdrażających systemy zarządzania dokumentacją oraz systemy dziedzinowe,
• - pracowników podmiotów publicznych i spółek Skarbu Państwa działających w systemac

PROGRAM

1. Wprowadzenie do współczesnego zarządzania dokumentacją:
   • współczesne systemy kancelaryjne;
   • obowiązek prawny w zakresie dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw;
   • systemy wykonywania czynności kancelaryjnych – system tradycyjny, Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją, systemy dziedzinowe
   • pojęcie sprawy, pisma, akt sprawy, dokumentacji nietworzącej akt sprawy oraz teczki aktowej.
2. Jednolity rzeczowy wykaz akt
   • budowa JRWA
   • system dziesiętny w oznaczaniu klas w JRWA
   • na czym polega jednolitość klasyfikacji w JRWA?
   • dokonywanie zmian w JRWA
   • ćwiczenia praktyczne
3. Kwalifikator dokumentacji
   • budowa kwalifikatora
   • przykłady współczesnych kwalifikatorów dokumentacji
   • ćwiczenia praktyczne
4. Tryb wprowadzania jednolitego rzeczowego wykazu akt i kwalifikatora dokumentacji w porozumieniu z archiwami państwowymi
   • podstawy prawne procedury opracowania i uzgadniania JRWA;
   • projektowanie zarządzenia lub uchwały wprowadzającej JRWA lub kwalifikator dokumentacji;
   • przepisy przejściowe przy wdrażaniu JRWA oraz kwalifikatora dokumentacji;
5. Wskazywanie wyjątków od podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych w oparciu o JRWA
   • zasady wskazywania wyjątków od podstawowego systemu tradycyjnego lub EZD;
   • budowa klas w JRWA a wskazywanie wyjątków.
6. Rejestracja spraw i grupowanie dokumentacji w oparciu o JRWA
   • budowa znaku sprawy i znaku pisma w oparciu o JRWA;
   • rejestracja spraw w ramach klasy z JRWA;
   • rejestracja sprawy w ramach wydzielonych grup spraw;
   • sposób gromadzenia i przechowywania dokumentacji w oparciu o JRWA;
   • różne rodzaje teczek aktowych w systemie tradycyjnym.
   • dokumentowanie papierowych i elektronicznych spraw.
7. Pytania, dyskusja.

Szkolenia zdalne to nowe rozwiązanie, które idealnie sprawdzi się w obecnej sytuacji epidemicznej. Bez wychodzenia z domu możesz skorzystać ze specjalistycznej wiedzy naszych prelegentów. Nie ma potrzeby podróżowania i gromadzenia się w większych grupach. Szkolenia zdalne posiadają wszystkie atuty szkoleń stacjonarnych, bez konieczności dojazdu do naszych sal szkoleniowych.

- szkolenie zdalne w dowolnym dla Ciebie miejscu, możesz je odbyć w domu lub w swoim biurze,

- podczas szkolenia będziesz widzieć zarówno ekran trenera jak również samego trenera,

- otrzymasz materiały i certyfikat w formacie PDF, 

- będziesz miał możliwość zadawania pytań trenerowi bezpośrednio przez mikrofon lub poprzez wbudowany mechanizm czatu,

- w trakcie szkolenia trener będzie uwzględniał czas na przerwy.

Wymagane: 

komputer ze stabilnym podłączeniem do Internetu, przeglądarka internetowa (preferowany FireFox), mikrofon i/lub słuchawki.

Cena zawiera: materiały szkoleniowe i certyfikat w formatach .pdf