Szkolenie skierowane jest do: pracowników odpowiedzialnych za funkcjonowanie archiwum zakładowego/składnicy akt, oraz do pracowników komórek organizacyjnych prowadzących i zdających dokumentację.
Cel szkolenia:
Celem szkolenia jest rozwinięcie umiejętności praktycznych oraz aktualizacja wiedzy w zakresie właściwego postępowania z dokumentami, organizowania lub nadzorowania właściwego ich obiegu i archiwizowania, a także prowadzenia archiwum zakładowego/składnicy akt.
Program szkolenia
I. Przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w Podmiocie
1. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
2. Przepisy wykonawcze do Ustawy
3. Wytyczne Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych
4. Normatywy kancelaryjno-archiwalne Aktotwórcy
II. Dokumentacja i jej rodzaje
1. Definicja dokumentu
2. Podstawowe obowiązki aktotwórców
3. Rodzaje dokumentacji
III. Obieg dokumentacji w podmiocie
1. System kancelaryjny i system wykonywania czynności kancelaryjnych
2. Rejestracja przesyłek i ich rodzaje
3. Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt - budowa i stosowanie
4. Rejestracja spraw - znak sprawy, teczka rzeczowa, dokumentacja tworząca i nie tworząca spraw
5. Spis spraw - kiedy i dla jakiej dokumentacji się go prowadzi
6. Klasyfikacja i kwalifikacja archiwalna dokumentów
IV. Archiwizacja dokumentów
1. Przechowywanie dokumentacji spraw zakończonych w komórkach organizacyjnych
2. Przekazywanie dokumentacji spraw zakończonych do archiwum zakładowego
a) uporządkowanie wewnętrzne dokumentacji
b) opisanie jednostek archiwalnych
c) sporządzenie ewidencji przekazywanej dokumentacji
3. Archiwizacja dokumentów elektronicznych (w systemie teleinformatycznym i na informatycznych nośnikach danych)
V. Funkcjonowanie archiwum zakładowego
1. Organizacja, lokal i zadania archiwum zakładowego
2. Przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym oraz prowadzenie jej ewidencji
3. Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym
4. Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego
5. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (papierowej i elektronicznej) po upływie obowiązujących okresów jej przechowywania
6. Przekwalifikowanie dokumentacji zastanej w podmiocie
7. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
8. Sprawozdawczość archiwum zakładowego
VI. Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji/likwidacji podmiotu lub jego komórek organizacyjnych
VII. Dyskusja
