Szkolenie skierowane jest do: pracowników biurowych (przede wszystkim jednostek administracji publicznej), do obowiązków których należy prowadzenie dokumentacji bieżącej oraz sporządzanie korespondencji.
Cel szkolenia:
Celem szkolenia jest zapoznanie jego uczestników z zasadami wykonywania pracy biurowej - redagowania korespondencji, prowadzenia dokumentacji spraw bieżących oraz przygotowania dokumentacji spraw zakończonych do archiwizacji.
Program szkolenia
I. Zasady organizacji i planowania pracy
1. Podstawowe przepisy prawa administracyjnego
2. Organizacja stanowiska pracy
3. Techniczne wyposażenie stanowiska pracy
II. Prowadzenie dokumentacji i obieg dokumentów
1. Definicja dokumentu i rodzaje dokumentacji
2. Instrukcja kancelaryjna - system kancelaryjny i system wykonywania czynności kancelaryjnych
3. Rejestracja przesyłek i ich obieg
4. Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt - budowa i stosowanie
5. Teczka rzeczowa i jej odmiany
6. Rejestracja spraw - znak sprawy, dokumentacja tworząca i nie tworząca spraw
7. Spis spraw - kiedy i dla jakiej dokumentacji się go prowadzi
III. Redagowanie pism i opracowywanie korespondencji
1. Sporządzanie pism - styl i forma korespondencji
2. Techniczne aspekty redagowania korespondencji - formatowanie dokumentu
3. Ćwiczenie redagowania korespondencji
4. Akceptacja wielostopniowa i ostateczna pisma
5. Wysyłka korespondencji - dopuszczalne prawnie sposoby doręczenia pisma
a) doręczenia elektroniczne
b) korespondencja tradycyjne
c) inne metody doręczenia i wymiany komunikacji
IV. Archiwizacja dokumentów
1. Przechowywanie dokumentacji spraw zakończonych w komórkach organizacyjnych
2. Przekazywanie dokumentacji spraw zakończonych do archiwum zakładowego
a) uporządkowanie wewnętrzne dokumentacji
b) opisanie jednostek archiwalnych
c) sporządzenie ewidencji przekazywanej dokumentacji
3. Archiwizacja dokumentów elektronicznych (w systemie teleinformatycznym i na informatycznych nośnikach danych)
V.Pytania i odpowiedzi
