Szkolenie skierowane jest do: pracowników odpowiedzialnych za prowadzenie archiwów zakładowych/składnic akt.
Szkolenie ma na celu naświetlić zagadnienia związane z ochroną danych osobowych w procesie archiwizacji dokumentów i ich przechowywania w archiwum zakładowym/składnicy akt.
Program szkolenia
I. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w Podmiocie
1. Przepisy archiwalne
a) ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
b) rozporządzenia wykonawcze do ustawy
2. Przepisy dotyczące ochrony danych osobowych
a) krajowe (UODO)
b) unijne (RODO)
II. Ochrona danych osobowych zawartych w dokumentacji
1. Dokumentacja dot. przetwarzania danych osobowych
2. Zbiory danych osobowych i upoważnienia do ich przetwarzania
3. Ograniczenia praw osób których dane dotyczą w związku z gromadzeniem akt w archiwach zakładowych/ składnicach akt
III. Nowe obowiązki archiwów zakładowych i składnic akt w zakresie ochrony danych osobowych
1. Obowiązek przyjmowania, rejestrowania i przechowywania sprostowań i uzupełnień
2. Prawa osób wynikające z RODO, a ograniczenia ich stosowania w archiwum zakładowym/ składnicy akt
3. Ograniczenie prawa do bycia zapomnianym
4. Ograniczenie prawa do sprostowania
5. Ograniczenie prawa dostępu do danych
6. Obowiązek nie ingerowania w materiały archiwalne
7. Zapewnienie dostępu do danych w celach naukowych i archiwalnych
IV. Funkcjonowanie archiwum zakładowego a ochrona danych osobowych
1. Organizacja, lokal i zadania archiwum zakładowego
2. Uprawnienia archiwisty w zakresie dostępu do danych osobowych
3. Przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym oraz prowadzenie jej ewidencji
4. Bezpieczeństwo danych osobowych w archiwum
5. Stosowanie pseudonimizacji i anonimizacji w sytuacji udostępniania akt
6. Stosowanie pseudonimizacji i anonimizacji w sytuacji wypożyczania akt poza instytucję
7. Zawieranie umów pomiędzy instytucją a użytkownikiem zakazujących dalszego przetwarzania danych przez osobę korzystającą z dokumentów
8. Prowadzenie rejestru sprostowań i uzupełnień oraz zgłoszonych praw osób których dane dotyczą
9. Prowadzenie rejestru zawartych umów
10. Obowiązek usunięcia danych osobowych po ustaniu celu przetwarzania a archiwizacja
11. Prawo do „bycia zapomnianym" a przetwarzanie danych dla celów archiwalnych
12. Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym
13. Kwalifikacja archiwalna dokumentacji a obowiązek usuwania danych osobowych
14. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (papierowej i elektronicznej) po upływie obowiązujących okresów jej przechowywania w kontekście przepisów RODO
15. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
V. Dyskusja
