Szkolenie skierowane jest do: pracowników tych urzędów i instytucji, które jako podstawowy lub wspomagający sposób dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przyjęły bądź zamierzają przyjąć system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją.
Celem szkolenia jest zapoznanie jego uczestników z pojęciem elektronicznego zarządzania dokumentacją, obiegiem i archiwizacją dokumentów w systemie EZD.
Program szkolenia
I. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją
1. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
2. Przepisy wykonawcze do ustawy archiwalnej
3. Wytyczne Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych
4. Własne normatywy kancelaryjno-archiwalne
II. Obieg dokumentacji w systemie EZD
1. Dokumentacja elektroniczna i papierowa w systemie EZD
2. System kancelaryjny a system wykonywania czynności kancelaryjnych
3. Czym jest system EZD? Etapy i zasady jego wdrażania
4. EZD jako podstawowy lub wspomagający system dokumentowania przebiegu, załatwiania i rozstrzygania spraw
5. Rodzaje przesyłek wpływających w systemie EZD i sposoby ich procedowania
6. Wyjątki od podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych i ich rodzaje
III. Czynności kancelaryjne w systemie EZD
1. Zadania punktów kancelaryjnych
a) rejestracja wpływów
b) odwzorowanie cyfrowe (skanowanie)
c) wprowadzanie metadanych
d) realizacja dekretacji
e) tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego oraz składu informatycznych nośników danych
f) obsługa korespondencji wychodzącej
2. Zadania komórek merytorycznych
a) pojęcie teczki rzeczowej w systemie EZD i stosowanie JRWA
b) zakładanie spraw
c) prowadzenie akt spraw i zbiorów dokumentacji aktowej
3. Tworzenie dokumentacji wewnętrznej i korespondencji wychodzącej
4. Akceptacja wielostopniowa i podpisywanie dokumentów w systemie EZD
IV. Archiwum Zakładowe w systemie EZD
1. Przejmowanie dokumentacji elektronicznej w systemie EZD
2. Przejmowanie zawartości składów
3. Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji
4. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w systemie EZD
5. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego
V. Pytania i odpowiedzi
