SYGNALISTA - jak wdrożyć mechanizmy ochrony sygnalistów według nowej Ustawy uchwalonej w dniu
14 czerwca 2024?
Praktyczny przewodnik, tworzenie procedur i komplet wzorów obowiązkowej dokumentacji.
SYGNALISTA - jak wdrożyć mechanizmy ochrony sygnalistów według nowej Ustawy uchwalonej w dniu
14 czerwca 2024?
Praktyczny przewodnik, tworzenie procedur i komplet wzorów obowiązkowej dokumentacji.
Cel Szkolenia:
✓ Zrozumienie roli sygnalistów i ich znaczenia dla kultury organizacyjnej.
✓ Wyposażenie pracodawców w umiejętności identyfikowania sytuacji, które mogą prowadzić do naruszeń lub nadużyć.
✓ Dostarczenie narzędzi i procedur do skutecznego zgłaszania naruszeń przez pracowników.
✓ Promowanie otwartej komunikacji w miejscu pracy i budowanie zaufania między pracodawcą a
pracownikami.
✓ Zwiększenie świadomości pracodawców dotyczącej obowiązujących przepisów prawnych związanych ze
zgłaszaniem naruszeń.
Korzyści:
✓ Tworzenie procedur i obowiązkowej dokumentacji, krok po kroku.
✓ Poprawa kultury organizacyjnej.
✓ Szybkie wykrywanie naruszeń.
✓ Zwiększenie przejrzystości.
✓ Ochrona pracowników.
✓ Zgodność z przepisami prawnymi
Program szkolenia:
I. Wprowadzenie
❑ Rola sygnalistów w miejscu pracy.
❑ Analiza potencjalnych sytuacji prowadzących do naruszeń lub nadużyć.
❑ Praktyczne aspekty zgłaszania naruszeń: narzędzia i procedury.
❑ Budowanie zaufania i otwartej komunikacji w miejscu pracy.
❑ Przegląd przepisów prawnych dotyczących zgłaszania naruszeń.
II Dyrektywa UE 2019/1937.
III. Co wynika z Ustawy uchwalonej w dn.14.06.2024?
❑ Jakie są konkretne zapisy Ustawy o ochronie sygnalistów?
❑ W jaki sposób polskie przepisy implementują dyrektywę w zakresie ochrony sygnalistów?
❑ Wyłączenie z Ustawy części dotyczącej prawa pracy - bez wpływu na zasady tworzenia procedur i wzorów
dokumentacji.
❑ Pojęcie naruszenia:
✓ Jakie obszary mogą być objęte pojęciem "naruszenia" i wymagać zgłoszenia przez sygnalistów?
❑ Kim jest sygnalista;
✓ Jakie prawa i obowiązki ma sygnalista w kontekście zgłaszania naruszeń?
✓ Jakie są możliwe działania podejmowane w stosunku do osoby winnej naruszenia?
❑ Ochrona sygnalisty:
✓ Jakie są ryzyka działań odwetowych w miejscu pracy i jakie są środki ochrony sygnalistów przed nimi?
✓ Jakie kroki można podjąć w przypadku braku lub nieprawidłowego ustanowienia procedury wewnętrznej?
IV. Kwestie praktyczne oraz procedury i obowiązkowa dokumentacja od A do Z.
❑ Sygnalista w miejscu pracy.
✓ kanały sygnalizowania
✓ najczęstsze nieprawidłowości.
✓ anonimowość
✓ czy zachęcać do zgłaszania
❑ Jak powinna przebiegać i co powinna zawierać wewnętrzna procedura wyjaśniająca naruszenia w miejscu
pracy? Etapy wdrażania i wzory obowiązkowych dokumentów.
✓ Rodzaj organizacji i wymagania przepisów.
o Jakie są główne przepisy dotyczące wewnętrznych kanałów zgłoszeń?
o Jakie znaczenie mają wewnętrzne kanały zgłoszeń w kontekście organizacji?
✓ Oficer Compliance i jego rola w organizacji .
✓ Kluczowe osoby.
o Kto w organizacji jest odpowiedzialny za zarządzanie kanałami zgłoszeń?
o Jakie kompetencje są niezbędne dla osób odpowiedzialnych za wewnętrzne kanały zgłoszeń?
✓ Przygotowanie zakresu zadań o Jakie zadania powinny być uwzględnione w zakresie zadań związanych z
kanałami zgłoszeń?
o Jakie są kluczowe cele związane z zarządzaniem kanałami zgłoszeń?
✓ Cechy różnych kanałów zgłoszeń.
o Jakie rodzaje kanałów zgłoszeń mogą być stosowane w organizacji?
o Jakie są zalety i wady różnych kanałów zgłoszeń?
✓ Opracowanie i wdrożenie indywidualnej procedury dokonywania zgłoszeń - wzór.
o Jakie środki należy podjąć, aby zapewnić poufność zgłoszeń?
o Jakie technologie mogą być wykorzystane do stworzenia bezpiecznych kanałów informowania?
✓ Zakres Szkoleń Pracowników - wymogi.
✓ Szkolenia osób odpowiedzialnych za przyjmowanie zgłoszeń - kluczowe umiejętności i niezbędne procedury.
✓ Dokumentacja związana z wewnętrznym systemem zgłoszeń - Wypracowanie modelu przesyłania i
odbierania zgłoszeń w zależności od specyfiki funkcjonowania danej organizacji
o Jak należy prowadzić rejestr zgłoszeń i dokumentować działania? Wzór dokumentacji.
✓ Procedura zgłaszania nieprawidłowości - sposób tworzenia.
o Jakie kroki obejmuje procedura zgłaszania nieprawidłowości?
o Jakie są kanały komunikacji dla sygnalistów?
✓ Procedura wewnętrznych postępowań wyjaśniających - etapy i dokumentacja.
o Jakie etapy obejmuje wewnętrzne postępowanie wyjaśniające?
o Jakie są standardy postępowania z zgłoszeniami?
o Analiza zgłoszenia i plan działania (materiał dowodowy, dialog z sygnalistą, kontakt z zainteresowanymi,
skład zespołu wyjaśniającego) . Prowadzenie rozmów wyjaśniających – kluczowy etap postępowania.
✓ Rejestr zgłoszeń.
o Jakie informacje powinny być zawarte w rejestrze zgłoszeń? Wzór dokumentacji.
✓ Notatki z rozmów, ustaleń i innych czynności - przykładowe zapisy.
o Jak dokumentować rozmowy i ustalenia związane ze zgłoszeniami?
o Jakie są zasady archiwizowania dokumentacji związanej z postępowaniami wyjaśniającymi? Przykłady.
o Gromadzenie i analizowanie dowodów – archiwizacja dokumentów.
✓ Zakres udzielanych informacji zwrotnych. Poufność i terminy kontakt zwrotny.
✓ Ocena informacji pod kątem ryzyka nadużyć i zagrożeń bezpieczeństwa.
✓ Ocena ryzyka szkody i działań odwetowych wobec sygnalisty.
✓ Działania następcze:
o Jakie działania następcze powinny być podjęte po zakończeniu postępowania wyjaśniającego?
o Jak monitorować i oceniać skuteczność działań następczych?
✓ Zgłaszanie organom ścigania.
❑ Jak pracodawca może się przygotować i zabezpieczyć przed nadużyciami? Narzędzia, procedury i
wewnętrzne regulacje.
❑ Jakie działania podjąć w sytuacji czynności kontrolnych organów władzy/ścigania? Zasady
zabezpieczające interesy pracodawcy w dokumentach.
❑ Sankcje i obowiązki:
✓ Jakie są sankcje za utrudnianie zgłaszania naruszeń i naruszanie obowiązku zachowania poufności?
✓ Odszkodowanie i zadośćuczynienie dla sygnalisty.
✓ Jakie obowiązki mają strony stosunku pracy w kontekście zgłaszania naruszeń?
V. Podsumowanie – zadanie praktyczne, analiza przypadków.
